部下の1on1の心構えと事前準備

部下の1on1の心構え：上司のための報告の時間ではなく、自分の仕事を進める時間

1on1（上司と部下が1対1で定期的に行う面談。1on1ミーティングとも呼ばれます）を部下の立場で受けるときの心構えは、3つにまとめられます。1つ目は、1on1は上司に報告するための時間ではなく、自分の仕事を前に進めるために上司の考えや判断を聞く時間だということです。2つ目は、話題をたくさん用意するより、その回に上司に期待することを1つ決めて行くことです。3つ目は、本音をすべて話す必要はなく、仕事の話で十分だということです。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談をしている一番の理由として最も多かったのは「自分の仕事を進めるため」で、34.5%でした。つまり、部下の側で最も多いのは、自分の仕事のために面談の時間を使っている人です。1on1を「上司に呼ばれて行くもの」と受け止めている方は、まず、この時間を自分の仕事のために使ってよいのだと考えてみてください。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、1on1は上司と部下の両方が当事者の時間だと考えています。上司が進め方を決め、部下はそれに合わせるものではありません。部下の側からも、この時間をどう使いたいかを言ってかまいません。

1on1の事前準備：話題を増やすより、上司に期待することを1つ決める

部下の1on1の事前準備で大事なのは、準備の量ではなく、その回に上司に何を期待するかを決めておくことです。話題を書き出した紙を用意しても、上司にどうしてほしいかが決まっていなければ、報告して終わる回になりやすくなります。

KAKEAIの1万人調査では、上司との面談の困りごと（複数回答）として「決められた書式やフォーマットへの事前入力など準備の負担」を挙げた人が12.6%いました。この人たちのうち、面談が成果につながっていると感じている人は32.8%で、回答者全体の31.9%とほぼ同じです。つまり、準備に負担を感じている人も、全体と同じくらい面談の成果を感じています。

一方で、上司に期待することが決まっているかどうかによって、成果の実感には差があります。1万人調査で、面談で上司に一番期待することを1つ選んでもらい、答えごとに面談が成果につながっていると感じる人の割合を比べました。「意見を聞きたい」と答えた人では39.9%、「報告したい」と答えた人では36.8%です。「その時々によって違う」と答えた人では23.2%、「期待していることは特にない」と答えた人では8.4%でした。つまり、上司に期待することが決まっている人のほうが、面談の成果を感じています。

準備は、次の3行で十分です。前日までに上司に送っておくと、上司の側も準備ができます。

1. 話したいこと（1つか2つ）
2. 上司に期待すること（下の表の5つのどれか）
3. 前回決めたことの進み具合

1on1の最中の心構え：報告で終えず、上司の考えを尋ねる

1on1の最中は、報告したあとに、上司の考えや判断を自分から尋ねることをおすすめします。進み具合を聞かれて答えると、それで1on1の用は済んだように感じるかもしれません。ただし、報告だけで終わると、上司の考えを聞く機会がないまま次回になりがちです。

1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」の利用データ（抽出した30万回の1on1の記録）では、1on1の前に選ばれたテーマごとに、部下が上司に期待することを見ることができます。「業務の進捗や進め方」のテーマのうち「一緒に考えてほしい」が選ばれていた割合は17.0%で、「報告したい」は14.5%でした。つまり、実際の1on1でも、仕事の進み具合の話で部下が選んでいるのは、報告より一緒に考えることのほうが少し多くなっています。進み具合の話を、報告だけで終わらせる必要はありません。

報告のあとに、次のように続けてみてください。

上司の意見が自分の考えと違うときは、その場で言ってかまいません。上司は、部下の考えを聞く前に意見を言っていることもあります。

上司の話が長くなり、自分が相談したいことを話す時間がなくなりそうなときは、自分の用件に話を戻してもかまいません。

本音をどこまで話すかは、部下が決めてよい

1on1の心構えとして「本音で話しましょう」と言われることがありますが、本音をどこまで話すかは、部下が決めてよいことです。評価や見られ方が気になって、何を話すかを選ぶのは自然なことです。

KAKEAIの1万人調査では、上司との面談の困りごとに「自分自身への評価や見られ方への影響が気になり本音が話せない」を挙げた人が9.3%いました。この人たちのうち、面談が成果につながっていると感じている人は32.7%で、回答者全体の31.9%と並んでいます。つまり、本音を話せないと感じている人でも、面談の成果の実感は全体と変わりません。このページでは、仕事の話だけでも1on1は自分の仕事を進める時間として使える、と考えています。

KAKEAIは、1on1で仕事の話を避けることをおすすめしません。仕事は、成果に対してクリアしなければならないものであると同時に、自分の成長にとっての具体的な材料でもあります。上司に話したくない話題があるときは、断ってかまいません。

上司の側にも事情があります。上司は、部下がその回に何を期待しているかを、言われなければ分かりにくいものです。1万人調査で、面談の困りごとに「上司の対応が期待するものと違う」を挙げた人は12.9%いて、期待と違う対応を受けたと感じている人は少なくありません。本音を全部話さなくても、その回に上司にどうしてほしいかだけは伝えておくと、上司も合わせやすくなります。

1on1の終わりと次回までの心構え：次に取り組むことを自分の言葉で言う

1on1の終わりには、次回までに自分が取り組むことを、自分の言葉で言ってみてください。上司がまとめるのを待たず、部下の側から言うと、認識のずれにその場で気づきやすくなります。上司が引き受けたことも、確認しておきましょう。

次回の1on1では、前回決めたことの進み具合から話を始めると、前回の続きとして話しやすくなります。進んでいないときは、理由を自分の言葉で言ってかまいません。上司が知らない事情が、進まない理由になっていることもあります。

部下の側から見て、1on1がうまくいったかを、どこで見るか

部下の立場で1on1がうまくいったかどうかは、上司に褒められたかや、気持ちよく話せたかではなく、1on1のあとに自分の仕事が動いたかで判断します。3回ほど続けたあとに、次の点を振り返ってみてください。

• 1on1の前に、その回に上司に期待することが、1つ決まっていたでしょうか。
• 1on1の最中に、報告のあとで上司の考えや判断を聞く時間があったでしょうか。
• 1on1の終わりに、次に取り組むことが自分の言葉になっていたでしょうか。
• 1on1のあと、止まっていた仕事が1つでも動いたでしょうか。

どれも当てはまらなければ、まず、次の回に上司に期待することを1つ決めて伝えることから始めてみてください。