1on1の対話の質を上げるには

1on1の対話の質とは何か、何で決まるのか

1on1（上司と部下が1対1で定期的に行う面談）の対話の質は、部下が長く話したか、すっきりした様子で終えたかでは決まりません。対話の質を左右するのは、上司と部下の両方が自分の考えを話し、その違いについて話し合えたかどうかです。

対話の質を上げる方法として、聞き方を磨くことや、上司の話す量を減らすことがよく勧められます。どちらも部下の話しやすさを高める助言ですが、話しやすさだけでは対話の質は測れません。

1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」には、1on1のあとに部下が0〜5の6段階で付ける「すっきり度」という点数があります。利用データでは、部下がすっきり度を送った回のうち、4以上が60.8%、2以下は0.5%でした。多くの回で、部下は高い点を付けています。1on1の終わりに部下がすっきりしていたかどうかに加えて、二人が考えを話し合えたかどうかも振り返るとよいでしょう。

同じ利用データで、部下が1on1のあとに選んだ感想を見ると、最も多かったのは「自分のことや状況を知ってもらえました」でした。感想を送った回のうち、「気づきがありました」が選ばれていたのは12.7%、「挑戦してみます」は8.4%です。1on1を部下の気づきや次の挑戦にまでつなげるのは、それだけ難しいことなのです。

また、部下が1on1の前に選んだ、上司に期待することのうち、「一緒に考えてほしい」が19.4%で最も多くなっています。「話を聞いてほしい」は11.7%で、選べる6つの中で最も少ない答えでした。部下は、話を聞いてもらうことより、上司と一緒に考えることを多く求めています。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査でも、傾向は同じです。面談で上司に一番期待することが「話を聞いてほしい」の人は7.9%でした。「具体的なアドバイスがほしい」「意見を聞きたい」「一緒に考えてほしい」のいずれかを一番に選んだ人は、合わせて45.6%です。「話を聞いてほしい」の人より、この3つのいずれかを選んだ人のほうが、ずっと多くなっています。

同じ調査で、上司に一番期待することが「一緒に考えてほしい」の人のうち、面談が成果につながっていると感じている人は46.2%でした。「その他」を除く7つの答えの中で最も高い割合です。「話を聞いてほしい」の人では32.4%でした。一緒に考えることを一番に期待している人は、成果を実感している割合が高いということです。

聞くだけで終わる回があってもかまいません。ただ、考えを求められた回にも上司が聞き役に徹していると、一方的に話す人が上司から部下に入れ替わるだけです。

対話の質が低い1on1の4つのパターンと、流れを変える最初の一言

対話の質が低い1on1には、よくあるパターンが4つあります。どれも、上司か部下の考えが話されないまま終わります。

報告を聞いて終わる1on1

報告は、起きた出来事についての話です。その出来事を二人がそれぞれどう考えているかは、報告だけではわかりません。

Kakeai AI 1on1の利用データでは、1on1の前に選ばれたテーマの43.7%が「業務の進捗や進め方」でした。選ばれたすべてのテーマのうち、このテーマで部下が「報告したい」を選んでいたものは6.3%です。同じテーマで「一緒に考えてほしい」「具体的なアドバイスがほしい」「意見を聞きたい」のいずれかが選ばれていたものは、すべてのテーマのうち合わせて18.7%でした。仕事の進み具合の話でも、部下は報告より、上司の考えを求めていることが多いのです。

問題は、進み具合の話をすることではなく、報告を受け取ったところで話を終えることです。それでは、部下は求めていた上司の考えを聞けません。

上司の助言や経験談で終わる1on1

上司が話すこと自体は、対話の質を下げません。質が下がるのは、上司の話が、部下の持ってきた話題とかみ合っていないときです。

KAKEAIの1万人調査では、面談での困りごとに「上司の話が役に立たない」を挙げた人のうち、面談が成果につながっていると感じている人は8.2%でした。集計した15の困りごとの中で最も低く、回答者全体の31.9%を大きく下回る割合です。

役に立ったかどうかは、話し終えたあとに「使えそうなところはありましたか」と部下に尋ねるとわかります。

考えを求められたのに、上司が聞くだけで終わる1on1

部下が上司の考えを求めていたのに、上司が聞くだけで終えた場合も、対話の質は下がります。上司の考えを知らないまま進めた仕事は、あとで上司の判断と食い違っていたとわかれば、やり直しになりかねません。

1on1の対話の質を上げる5つの手順と、そのまま使える言い方

まずは、次の5つの手順を試してみてください。どの1on1にも当てはまる型ではないので、相手や話題に応じて入れ替えたり省いたりしてかまいません。

1. 最初に、話したいことと上司に期待することを尋ねる

「聞いてほしい」という答えなら、その回は聞くことを中心に進めましょう。

2. 部下が何に困っていて、どうしたいのかを把握する

上司が先に答えを示すと、部下は自分の考えを話す前に、上司の案に合わせるかどうかを考え始めがちです。評価をする立場の人の言葉は、どうしても重く響くからです。まずは、部下の困りごとと、どうしたいのかを把握するよう努めてください。

「一緒に考えてほしい」と言われた回は、この2点を把握したうえで、上司も真剣に一緒に考えます。意見を求められた回は、部下自身にも考えがあることが多いので、まずそれを尋ねてから、上司の意見を伝えます。アドバイスを求められた回は、何から、どう手を付けるかまで具体的に話しましょう。

3. 上司の考えを、理由と一緒に伝える

結論だけでは、部下は違う考えがあっても、どこに意見を言えばよいのかがわかりません。理由も伝えれば、部下は「その前提は今は違います」のように、理由について意見を言えます。部長の方針など、部下の立場からは見えにくい事情も、理由として話しましょう。

上司にも答えが見えていないときは、そのことを率直に伝えるのも1つの方法です。

4. 二人の考えの違いを1つに絞って話し合う

考えを出し合っても、違いを確かめずに「では、それで」と終えると、どちらの考えも始める前と変わりません。違いを1つに絞り、どちらの見方が実情に近いかを確かめる方法まで決めておくことをおすすめします。

上司の考えが変わったら、そのことを言葉にして伝えましょう。部下が考えを話しても何も変わらないなら、次からは話しにくくなります。

考えを変えないときは、理由と、上司が引き受けることを伝えたうえで、部下の考えを尋ねます。

5. 次に取り組むことを、二人で決める

部下が取り組むことは、上司から示すのではなく、部下に尋ねながら決めるとよいでしょう。上司が引き受けることも、この場で伝えます。

時間がない回やオンラインの回で、1on1の対話の質を保つ言い方

時間がない回やオンラインの回でも、二人が考えを話す時間は残しておくことをおすすめします。

月末などで、15分しか取れない回

話題を1つに絞り、手順の2から5までを進めます。

オンラインで、部下の反応が見えにくい回

表情が読み取りにくいぶん、反応を言葉で尋ねます。

部下から「どうすればいいですか」と答えを求められた回

上司の考えは具体的に伝えてかまいません。ただ、その前に、部下が何に迷っているのかを尋ねます。

上司の意見に「はい」という返事しか返ってこない回

「はい」という返事は、賛成とは限りません。実際に進める場面に置き換えて尋ねてみてください。

評価の時期が近く、部下が考えを話しにくそうな回

1on1の対話の質を上げたいときに、避けたいこと

• 上司の話す量を減らすことを、目標にすること。「上司は聞き役に徹する」という助言もありますが、KAKEAIはおすすめしません。上司が黙ると、上司の考えが部下に伝わらないからです。話す量は、回によって変わるのが自然です。
• 質問を重ねるだけで、自分の考えを話さないこと。上司の考えが見えないまま質問が続くと、部下は、上司がどんな答えを期待しているのかを探りがちです。「どう思いますか」と2回尋ねたら、次は自分の考えを話しましょう。
• 「対話の時間だから」と、仕事の話を避けること。二人の考えを突き合わせる材料は、今進めている仕事の判断の中にあります。KAKEAIの1万人調査では、面談で「具体的な仕事」の話をしている人のうち、面談が成果につながっていると感じている人は33.8%でした。話をしていない人の25.4%より高い割合です。

1on1の対話の質が上がったかどうかを、何で判断するか

1on1の対話の質が上がったかどうかは、話している最中の実感より、終わったときに何が変わったかで判断します。次の3つの点から、二人の時間を振り返ってみてください。

• 上司と部下のどちらかの考えが、始める前と変わりましたか。
• 二人の考えの違いについて、話し合えた場面がありましたか。
• 次に取り組むことが、部下自身の言葉になっていましたか。

部下から考えを求められたのに、どちらの考えも変わらない回が続くときは、考えの違いを話し合う手順4を飛ばしていないか、振り返るとよいでしょう。

KAKEAIの1万人調査で、面談がそのあとの行動につながっているかを尋ねた質問に、「毎回そうなっている」と答えた人は9.4%でした。この人たちのうち、面談が成果につながっていると感じている人は75.5%で、「全くそうなっていない」と答えた人では6.0%です。面談が行動につながっている人ほど、成果を実感しています。

考えの違いを話し合えた回も、最後は、それぞれが次に取り組むことを決めてから終えてください。考えが変わっても、次の行動が決まらなければ、仕事は前に進みにくいからです。