面談の部屋に入るときの作法を知りたい

面談の部屋に入るときの作法は、会社の習慣と相手に合わせてよい

上司との面談で部屋に入るときの作法は、採用面接のように細かく決まったものではなく、会社の習慣と、相手の上司に合わせるものです。ノックの回数や、座るまでの手順を厳密に守る必要はありません。基本は、入る前にノックか一声かける・入ったら挨拶する・座る前に一言添える、の3つで足ります。会社によって習慣は違うので、分からないときは先輩や上司に「面談のときは、先に部屋に入って待っていてよいですか」のように聞いてかまいません。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談を行う場所は「会議室や個室」が61.0%で最も多くなっています。「職場のオープンスペース」は23.0%、「オンライン・電話」は13.2%でした。会議室や個室で面談をする人が最も多い一方で、オープンスペースやオンラインのように、部屋に入る場面のない面談をしている人もいます。

面談の部屋に入るときの流れと、そのまま使える一言

以下では、来期の部署の予算の申請書について上司に相談する部下が、会議室で面談をする場面を例にします。部屋に入ってから座るまでの流れは、長くても30秒ほどです。作法に気を取られて、相談したいことを忘れないようにしてください。

上司が先に部屋にいるときは、ノックか一声かけてから入り、挨拶します。

部下が先に部屋に着いたときは、座って待っていてかまいません。上司が入ってきたら、立ち上がるかどうかは会社の習慣に合わせ、挨拶だけは必ずします。

座ったら、挨拶のあとにそのまま本題に入ります。部屋に入るまでの作法より、この最初の一文のほうが、面談の中身を左右します。

遅れそうなときは、部屋に入る前に連絡を入れます。入ったあとは、理由を長く説明せず、短く詫びて本題に入ります。

面談に持っていくものは、相談したいことのメモと、必要なら資料だけで十分です。

面談が終わって部屋を出るときも、長い挨拶は要りません。決めたことを一言で確認し、礼を言って出ます。

オープンスペースやオンラインで面談を始めるときの作法

職場のオープンスペースや上司の席で面談をするときは、部屋に入る作法の代わりに、始めることを伝える一言が作法になります。周りに人がいるので、声の大きさに気を配ります。

周りに聞かれたくない話があるときは、場所を変えてよいかを最初に尋ねてかまいません。上司の側にも、周りに聞かせたくない話はあるものです。

オンラインの面談では、開始の1〜2分前に入り、音声と画面を確かめてから挨拶します。カメラをつけるかどうかは、会社や上司の習慣に合わせます。

面談の入り方で緊張するとき：見られ方の心配と、本題への切り替え

面談の部屋に入るとき、作法を間違えて悪く見られないかと緊張することもあるでしょう。

KAKEAIの1万人調査では、面談の困りごと（複数回答）として「自分自身への評価や見られ方への影響が気になり本音が話せない」を挙げた人は9.3%で、20代の回答では14.4%でした。この困りごとを挙げた人のうち、面談が成果につながっていると感じる人は32.7%で、回答者全体の31.9%と並びます。見られ方が気になって本音が話せないと感じていても、成果の実感は低くないことがわかります。この調査は、入室の作法や、そのときの緊張については尋ねていません。

作法の細かい間違いは、面談の中身に比べれば小さなことです。部屋に入ってからの30秒に気を使うより、座ってからの最初の一文を決めておくほうが、緊張を小さくしやすくなります。「失礼します」と「本日は○○についてご相談したいです」の2つだけを用意して、部屋に入ってください。

上司の側から見ても、面談で知りたいのは入室の作法ではなく、部下の仕事の状況と、部下が話したいことや上司に期待することだと考えられます。作法で気になることがあれば、面談の終わりに尋ねてかまいません。

面談の入り方がうまくいったかどうかの振り返り方

面談の入り方がうまくいったかどうかは、作法を間違えなかったかではなく、入ってから本題に入るまでの様子で振り返ります。

• 部屋に入ってから座るまでの間に落ち着いて挨拶ができたら、次は座ってからの最初の一文を、もう少し具体的にしてみてください。
• 作法が気になって、相談したかったことを言い出せなかった場面があったら、次の面談では相談したいことをメモに書いて持っていきます。
• 会社や上司の習慣と合わないと感じた点があれば、次の面談までに先輩や上司に聞いておきます。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、上司と部下の面談の目的は、仕事と成長を前に進めることだと考えています。部屋に入るときの作法は、その時間に入るための短い手順であって、面談の中身ではありません。作法の細部に迷ったら、会社の習慣に合わせ、座ってからの最初の一文に気を向けてください。