AIを使った目標設定

AIを使った目標設定で、AIが得意なことと、AIにはできないこと

AI（文章を作る生成AI）を使った目標設定では、目標の文を整えることと候補を広げることはAIに任せ、目標の中身を決めることは上司との面談で行うのがよいでしょう。AIは、ぼんやりした目標を「何を・どこまで・いつまでに」のそろった文に数秒で書き直し、候補をいくつも出し、手順に分けてくれます。一方で、その人の部署が今期に何を求められているかや、上司が今の仕事をどう見ているかは、AIの手元にありません。上司がどこまで手を貸せるかも同じです。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談をしている理由（5つまで選択）として「会社や組織の考えや状況を理解するため」を選んだ人が38.5%いました。「自分の仕事を進めるため」（52.8%）に次いで、2番目に多い答えです。つまり、上司との面談は、会社や組織の考えや状況を理解する場としても使われています。

目標設定について尋ねた数字ではありませんが、AIに尋ねても分からない部署の方針も、面談で知ることができます。AIで目標の候補を作るときは、方針とのつながりの部分を空けておき、面談で上司に尋ねて埋めます。

1万人調査で、面談のあと行動につながるのが半分くらいの回か、それより少ないと答えた人に理由を尋ねると、「行動するために必要な情報が揃っていない」を挙げた人が15.9%いました。面談のあとに動けない理由の1つとして、情報の不足が挙がっています。

面談についての数字を目標に当てはめると、AIで整えた文がきれいでも、評価の基準や他の部署の予定が分からなければ、動き出しにくいかもしれません。目標の文を整えたら、足りない情報は何かを、面談で上司に尋ねておくとよいでしょう。

部下がAIを使って目標を考える手順（面談の前）

部下の側は、面談の前にAIで目標の候補を3つまで作り、どれがよいかを面談で上司に尋ねるのがおすすめです。完成した目標をAIに書いてもらって提出するのではなく、下書きを作る道具として使います。以下では、問い合わせ対応を担当している人が、「問い合わせへの返事を早くしたい」という目標を考える場面を例にします。

1. 今の仕事の名前で、AIに状況を伝えます。「問い合わせ対応の担当で、一次回答に平均2日かかっている。難しい問い合わせは上司に確認している」のように、自分の仕事の言葉で書きます。
2. 候補を3つ出してもらいます。「今期の目標の候補を、違う方向で3つ」と頼むと、1つの文を磨くより選びやすくなります。
3. 選んだ候補の文を、「何を・どこまで・いつまでに」がそろった形に整えてもらいます。
4. 上司に聞きたいことを、3つまでに絞ります。方針とのつながり、目標の難易度、上司に期待することの3つを軸にすると、絞りやすくなります。

AIに頼む文の例です。

AIが出す候補は、たとえば「一次回答を当日中に返す」「よくある問い合わせの回答の定型文を10種類整える」「上司に確認する問い合わせの基準を文書にする」のような文になります。どれも整った文ですが、部署が今期に求められていることや、どこまでの問い合わせなら部下の判断で返してよいと上司が考えているかは、入っていません。そこを面談で尋ねます。

AIに業務の情報をどこまで入力してよいかは、会社ごとに決まりがあります。お客様の名前や契約の内容、社外に出していない数字は入力せず、仕事の種類と状況だけで候補を作るのが安全です。迷うときは、情報システムや人事の担当の案内を先に見てください。

上司がAIを使うときの進め方

上司の側では、AIを部下の目標を書く道具にせず、自分の説明と質問を用意する道具として使うのがおすすめです。部下の目標をAIで書いて部下に渡すと、部下は読んで直す側になり、自分で考えた目標として納得しにくくなるからです。上司がAIに頼むとよいのは、次の3つです。

• 部署の方針を、部下に説明する短い文にすること。方針の文書は長いことが多く、面談で読み上げられる長さにしておくと、最初の2分で伝えられます。
• 部下が持ってきた目標について、面談で尋ねる質問を用意すること。「この目標で確認しておくべき点は何か」と頼むと、上司の思いつきで漏れる点が減ります。
• 部下全員の目標を並べて、重なりや抜けを見ること。同じ仕事に二人が目標を立てていないか、部署の方針のうち誰も触れていない項目がないかを見ます。

部下が目標を立てる前に、上司からAIの使い方を話しておくと、部下は迷わずに使えます。

面談の中では、まず部下の考えを聞いてから、上司の意見を伝えます。

AIで作った目標を、面談でどう扱うか：場面ごとの最初の一言

AIで作った目標の扱いに迷う場面は、おおむね4つです。どの場面でも、AIの文のよしあしを判定するのではなく、二人で目標の中身を考え直すつもりで話すとよいでしょう。

部下の目標をAIが出した文のままにしないのは、上司と部下のどちらの立場でも同じです。部署の方針と上司の見方は上司から、今の仕事の実感とやってみたいことは部下から足して、はじめて二人の目標になります。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、1on1は、その部下の仕事を決められる直属の上司が行うのがよいと考えています。AIが目標の候補を出せる時代でも、本人の「いま」を分かっている人が、方針と見方を足す役割は変わりません。ただし、上司であっても、部下の仕事を見てもいないなら、上司が行う意味はありません。AIの文に自分が足せることが思い浮かばないときは、部下の仕事をまず見ることから始めてください。

AIを使った目標設定で、避けたいこと

AIを使った目標設定で避けたいのは、AIの文を完成した目標として扱うことです。上司と部下のどちらの側にも、避けたい形があります。

• AIの文を、そのまま目標として提出する。文は整っていても、方針とのつながりと難易度が決まっていません。面談で決める部分を残したまま持ち込んでください。
• 上司がAIで部下の目標を書いて渡す。部下の考えを聞く前にAIの文があると、部下はその文を直す側になります。部下の考えを先に聞いてから上司の意見とAIの候補を出すと、部下は自分の目標として考えやすくなります。
• AIが作ったから客観的だと考える。AIが知っているのは、入力した情報だけです。入力にない事情は、文に入りません。
• 業務の情報を、会社の決まりを見ずに入力する。入力してよい範囲は会社ごとに違います。情報システムや人事の担当の案内を先に見ます。
• AIが出した手順を、面談で確認せずに進める。手順の中に、上司の判断や他の部署の協力が要る工程が混ざっていることがあります。

AIを使って立てた目標がうまくいっているかを振り返るには

AIを使って立てた目標がうまくいっているかは、文の出来ではなく、立てたあとの面談と行動で振り返ってみてください。振り返ったあとに次にすることは、上司と部下のどちらの立場でも同じです。

• 目標の文に部署の方針と部下自身がやってみたいことの両方が入ったら、次は月ごとの手順に分けます。
• 方針とのつながりと難易度について上司の意見を聞けたら、次はそれを目標の文に反映します。
• 上司が引き受ける工程が決まったら、次はその期限を二人の予定に入れます。
• 途中で進み具合を見る日が決まったら、次の面談の予定として入れておくとよいでしょう。

AIは候補を早く出すのに役立ちます。部署の方針や上司の見方、二人で決めたことは、面談で話して目標に加えていくものです。次の面談では、AIの文を読み合わせるより、足りない情報を1つ尋ねるところから始めてみてください。