社内でキャリア面談を行う仕組みと課題

社内のキャリア面談は、何のための仕組みか

社内のキャリア面談とは、会社が社員一人ひとりの今後の仕事や働き方の希望を、上司や人事との面談で定期的に聞く仕組みです。年に1回、評価の面談や目標設定の面談とは別の行事として置いている会社が多いようです。会社がこの仕組みに置いている目的は、主に次の3つです。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、キャリアの話は、本人の仕事を決められる直属の上司が普段の1on1の中で続けるのがよいと考えています。年に1回の面談は、その続きを確かめる場として位置づけるほうが、本人にとっても上司にとっても使いやすい仕組みになるでしょう。

キャリア面談の課題：社内でよく挙がる5つと、その背景

社内でキャリア面談の課題としてよく挙がるものは、主に次の5つです。どれも、上司の力量の問題として語られがちですが、仕組みの置き方が関わっている部分もあるでしょう。

1. 上司がキャリアの話を苦手にしている。部下の将来についての答えを、上司が持っているわけではありません。異動や昇格の仕組みを、上司がすべて把握しているわけでもありません。答えを求められる形の面談では、上司も身構えやすくなります。
2. 年に1回の行事になり、形だけになる。面談シートを埋めて人事に提出することが目的になると、上司も部下も、提出に必要なことだけを書くようになりがちです。
3. 部下の本音が出ない。評価をつける上司に、転職や異動の迷いは言いにくいものです。面談の内容が評価や配置に使われると知っていれば、なおさら慎重になるでしょう。
4. 面談の内容が、そのあとの何にも反映されない。希望を聞いたのに異動の判断には使われず、本人には何も返ってこない、という形になると、面談は「聞くだけ」の場と受け取られがちです。
5. 記録が人事に回収され、会話が文書作成になる。人事が読む前提の記録は、二人の会話のためではなく、人事に説明するための文章になりがちです。

この5つの課題は、キャリアの話を普段の仕事の話と切り離し、年に1回の特別な場だけで扱っているときに起きやすいと考えられます。次の節で、実際にキャリアの話がどこで出ているかを見ます。

キャリアの話は、普段の1on1の中にすでに出ている

キャリアの話は、年に1回の面談の場だけでなく、普段の1on1の中でもテーマとして選ばれています。

1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」の利用データ（抽出した30万回の1on1の記録）では、1on1の前に部下が選んだテーマのうち、「今後のキャリア」は11.4%でした。最も多いのは「業務の進捗や進め方」の43.7%で、次に会社ごとに作られたテーマの17.7%が続きます。初めから用意されているテーマの中では、今後のキャリアは、業務の進捗や進め方に次いで2番目に多く選ばれていました。つまり、普段の1on1でも、キャリアは部下がよく選ぶテーマの1つです。

社内のキャリア面談の仕組みで先に考えたいのは、年1回の面談の進め方より、普段の1on1でキャリアの話が出たときに上司が答えられる状態になっているかどうかです。上司が答えにくいのは、部下の将来についての意見より、異動の仕組みや等級の基準といった制度の情報であることが多いようです。こうした制度の情報は、人事があらかじめ上司に渡しておけるものです。

半年に一度の面談では、言われているから行う人と期待が特にない人が多い

年に1回や半年に1回の面談を会社の決まりとして置くときに、知っておきたい数字があります。面談についての数字ですが、キャリア面談を年1回の行事として置くときの参考になります。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査には、上司との面談が「半年に一度」の人が含まれています。この人たちのうち、面談をしている一番の理由として「会社または所属組織または上司から実施するように言われているため」を選んだ人は41.9%でした。回答者全体では20.5%です。同じ半年に一度の人のうち、面談で上司に一番期待することとして「期待していることは特にない」を選んだ人は25.6%でした（全体では15.6%）。そして、半年に一度の人のうち「面談が成果につながっている」と感じている人は20.3%で、全体の31.9%を下回っています。つまり、半年に一度の人は回答者全体と比べて、言われているから面談をしている人の割合も、上司に期待することが特にない人の割合も高い、ということです。面談が成果につながっていると感じている人の割合も、全体より低くなっています。

調査は、面談の間隔が長いから言われて行う気持ちになるのか、言われて行っているから間隔が長いのかまでは示していません。ただし、半年に一度の人では、言われているから面談をしている人と、上司に期待することが特にない人が、全体より多いことは事実です。年に1回のキャリア面談を会社の決まりとして置くこと自体は、否定しません。その面談だけでキャリアの話を済ませる仕組みにすると、部下にとっては目的の見えない面談の1つになりかねません。普段の1on1でキャリアの話が続いていれば、年1回の面談は、その続きを確かめる場になります。

社内でキャリア面談を行う仕組みの設計：人事が決めることと、上司に任せること

社内のキャリア面談の仕組みを設計するときは、人事が決めることと、上司と部下に任せることを分けるのがおすすめです。

キャリア面談の記録を人事が回収して中身を読むことと、面談の実施率を管理職の目標にすることを、KAKEAIはおすすめしません。中身が読まれると分かっている面談では、部下は異動や転職の迷いを言いにくくなり、上司は人事に向けた文章を書きがちになります。実施率を目標にすると、上司は面談を「済ませる」ことに向かいやすく、部下の側では「言われているから行く面談」が増えやすくなります。

人事が上司に渡す案内は、進め方の手順書より、上司が答えられる材料のほうが役に立つでしょう。以下は、営業部門の上司に人事が送る案内の例と、その上司が部下との1on1で使う言い方の例です。

上司が部下との1on1でキャリアの話を受けるときは、まず部下自身の考えを聞き、そのうえで上司としての意見と制度の情報を分けて伝えます。

社内のキャリア面談の仕組みがうまくいっているかを、どこで見るか

キャリア面談の仕組みがうまくいっているかどうかは、面談シートの提出率ではなく、面談のあとに起きたことで振り返ります。人事の側で確かめられる問いは、次の4つです。

• 上司から人事に、異動や公募の仕組みについての問い合わせは増えたでしょうか。増えていれば、上司が部下から聞かれて答えようとしている、1つの手がかりになります。
• 年1回の面談を待たずに、普段の1on1でキャリアの話が出ていると、上司と部下のどちらからも聞こえてくるでしょうか。
• 面談で出た希望のうち、本人に何らかの返事（できること、できないことと理由）があったものは、どのくらいあるでしょうか。
• 面談のあと、本人の仕事の中身（任される範囲、関わる案件）に変わったものはあったでしょうか。

4つとも、面談の記録の中身を読まなくても、上司と本人に短く尋ねれば分かることです。面談を「したか」ではなく、面談のあとに「何が動いたか」を、人事が見る習慣にすることをおすすめします。