上司の立場で1on1を行うには

上司の立場で1on1を行うときは、その立場を離れずに生かす

1on1（1on1ミーティング、ワンオンワン）は、上司と部下が1対1で定期的に行う面談です。上司の立場で1on1を行うときは、その立場を離れようとせず、部下の仕事を前に進めるために生かしてください。

上司に向けた1on1の助言に、「聞き役に徹する」「仕事の話は持ち込まない」「評価とは関係のない時間だと伝える」があります。いずれも、1on1の間は上司の立場を離れるよう勧めるものです。しかし、仕事の優先順位を判断し、評価にも関わるという上司の役割から、1on1の30分だけ離れることはできません。

KAKEAIの1万人調査では、面談で上司に一番期待することを1つ選んでもらいました。「話を聞いてほしい」を選んだ人は7.9%で、およそ13人に1人です。「具体的なアドバイスがほしい」「意見を聞きたい」「一緒に考えてほしい」を選んだ人は、合わせて45.6%でした。聞き役を求める人よりも、上司の考えや関わりを求める人のほうが多いことがわかります。

3つの助言を、同じ調査の結果と並べます。表の「成果の実感」は、面談が業務の改善や成果につながっていると感じている人の割合です。

1on1で上司の立場から提供できる4つのことと、最初の一言

1on1で上司の立場から提供できることは、4つあります。判断、部下の立場からは見えにくい情報、評価で重視していること、そして上司自身が動くことです。どれも、部下の立場では得にくいものです。

KAKEAIの1万人調査では、面談が行動につながるのは半分くらいの回か、それ以下と答えた6,074人に、つながらない理由を5つまで選んでもらいました。このうち、「行動するために必要な情報が揃っていない」を選んだ人は15.9%、「判断材料はあるが確信がもてない（不安・恐れ・迷い）」は11.0%、「裁量や権限がなくできない」は9.4%でした。この3つには、上司が情報を共有し、判断を後押しし、自ら動くことで手が打てると考えられます。

最初の一言と4つのことを順に紹介します。合わないところは、部下に尋ねながら変えていってください。

最初に、話したいことと上司に期待することを尋ねる

同じ調査で、上司に一番期待することとして最も多く選ばれたのは「その時々によって違う」（20.9%）でした。こう答えた人のうち、面談が成果につながっていると感じている人は23.2%で、回答者全体の31.9%を下回っています。

期待が回ごとに変わる相手に、毎回同じ関わり方で臨むと、すれ違う回が出てくると考えられます。前回の答えを前提にせず、その回の初めに尋ねるとよいでしょう。「聞いてほしい」と言われたら、聞き役に回りましょう。

1. 判断を引き受ける

仕事の優先順位、どこまで仕上げれば十分か、誰に話を通すかなど、部下の立場だけでは決めにくいことがあります。そのために仕事が滞っているなら、上司が判断を引き受けてください。

2. 部下の立場からは見えにくい情報を共有する

会社や部署で決まったこととその背景、経営層が重視していること、他部署の動きなどは、上司には入ってきても部下には届きにくい情報です。部下の仕事に関わるものは、1on1で共有しましょう。

3. 評価で重視していることを伝える

上司は評価に関わる立場なので、1on1で聞いた話を評価と切り離すとは約束できません。「評価とは関係のない時間です」と言う代わりに、評価で何を重視しているのかを、期の途中で伝えることをおすすめします。そうすれば、部下は残りの期間の仕事に生かせます。

ただし、評価の結果は上司の一存では決まりません。伝えるのは、自分が重視している点と、どのような評価を提出するつもりかまでにとどめます。

4. 上司自身が動く

他部署に話を通す、部長や役員に掛け合う、仕事の量を調整するなど、上司が動いたほうが早いことは引き受けましょう。結果は、次の1on1の最初に自分から報告します。

上司の立場が難しくなる1on1の場面と、そのまま使える言い方

上司の立場だからこそ対応が難しい場面を6つ挙げます。思い当たる場面の言い方を、次回の1on1で1つ使ってみてください。

自分も目標の達成を求められ、進捗を問い詰めたくなるとき

進捗は尋ねてかまいません。ただし、数字を聞くだけで終えず、部下が困っている点と、上司が動けることまで話を進めましょう。

意見を言うと、指示に聞こえてしまうとき

上司の意見は、評価に関わる人の言葉なので、部下には異を唱えにくいものです。意見なのか、仕事としての依頼なのかを、言葉にして伝えましょう。

自分だけでは決められないことを尋ねられたとき

評価の結果、異動、増員などは、上司の一存では約束できません。自分の権限で決められる範囲と、いつまでに何を確認するのかを、部下に伝えます。

会社や経営層の決定を、自分でも説明しきれないとき

「上が決めたことなので」とだけ伝えても、部下が仕事を進める手がかりにはなりません。聞いている背景、これから自分が確認すること、そのうえで依頼したいことを、分けて話すとよいでしょう。

部下のほうが、その仕事に詳しいとき

仕事の中身は部下の考えを尊重し、上司の立場だからこそできることがないかを尋ねます。

自分の仕事が立て込んでいて、準備ができていないとき

準備ができていないことを、率直に伝えるのも1つの方法です。

1on1で上司の立場を生かすときに、避けたいこと

上司の立場を生かすことは、上司が一方的に話すことではありません。避けたいのは、次の4つです。

• 求められる前に、答えを言ってしまう。部下が話を聞いてほしい回に助言から始めると、期待とすれ違います。KAKEAIの1万人調査では、面談の困りごとに「上司の対応が期待するものと違う」を挙げた人が12.9%いました。このうち、面談が成果につながっていると感じている人は23.4%です。「上司の話が役に立たない」を挙げた人では、この割合は8.2%にとどまります。どちらも、回答者全体の31.9%を下回っています。どれだけ話したかよりも、部下の期待に合っていたかを振り返ってください。
• 聞き役に徹すると、あらかじめ決めておく。「上司は聞き役に徹する」という助言がありますが、KAKEAIは、上司の関わり方をあらかじめそう決めておくことをおすすめしません。聞くだけで終わる回があってもかまいません。意見や判断を求められた回には、部下の考えも尋ねたうえで自分の考えを具体的に伝え、決められることはその場で決めます。
• 引き受けたことを、そのままにしてしまう。同じ調査で、面談の困りごとに「会話したことを上司が日常にいかさない・約束を守らない」を挙げた人は6.2%でした。このうち、面談が成果につながっていると感じている人は23.2%で、回答者全体の31.9%を下回っています。引き受けるのは、次回までに自分で済ませられる数にとどめましょう。
• 次に取り組むことを、上司だけでまとめてしまう。上司がまとめ、部下が「はい」と答えて終わると、二人が同じ内容を思い描いているのかがわかりません。部下が自分の言葉で話す時間を取ってみてください。

上司の立場での1on1がうまくいったかは、何で判断するか

上司の立場での1on1がうまくいったかどうかは、上司がうまく話せたかではなく、決めたことを二人が行動に移せたかで判断します。振り返る点は、次の3つです。

• 1on1の終わりに、次に取り組むことが部下自身の言葉になっていたか。
• 上司が、引き受けたことの結果を、次の1on1の最初に自分から報告できたか。
• 上司に決めてほしいことや動いてほしいことが、1on1の話題に上がっていたか。

KAKEAIの1万人調査で、面談が成果につながっているという実感と最も強く関係していたのは、その後の行動につながっているかどうかでした。「毎回」または「ほぼ毎回」行動につながっていると答えた人では、61.3%が成果につながっていると感じています。「ほぼ」または「全く」つながっていないと答えた人では7.0%でした。面談が行動につながっている人ほど、成果につながっていると感じています。

3回ほど続けても当てはまらない点が多いようなら、上司の関わり方が部下の求めていることと合っていないのかもしれません。部下に率直に尋ねてみてください。