1on1の記録・メモの取り方

1on1の記録・メモは、何のために取るのか

1on1（1on1ミーティング）は、上司と部下が1対1で定期的に行う面談です。その記録やメモは、会話を残すためというより、次回の1on1を前回の続きから始めるために取ります。ノートやログと呼ばれるものも、役割は同じです。

メモの取り方に迷うのは、書きすぎても、書かなくても困るからです。会話をすべて書き取ろうとすると、視線が手元や画面に向いたままになります。かといって何も書かなければ、1on1の相手が6人いて次回が2週間後の場合、誰と何を決めたのかを記憶だけでは思い出せません。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談で困っていることを複数回答で尋ねました。「会話のメモ等の記録を残す負担」を挙げた人は5.0%、「メモ等の実施記録の管理や会話の記憶」を挙げた人は4.4%です。いずれも、面談を受ける部下の立場からの回答です。面談が成果につながっていると感じている人は、記録を残す負担を挙げた人で41.6%、記録の管理や会話の記憶を挙げた人で44.3%でした。どちらも、回答者全体の31.9%を上回っています。

一方、「上司が以前会話したことを覚えていない」を挙げた人は6.2%で、このうち面談の成果を実感している人は26.4%にとどまりました。成果の実感が低かったのは、記録を負担に感じている人ではなく、話したことを上司が覚えていないと感じている人です。

メモで大事なのは、詳しさよりも、次回の直前に読み返して前回の話を思い出せることです。数分で読み返せる量にとどめるとよいでしょう。

1on1の最中のメモは、3つのことに絞って書く

1on1の最中に書くことは、次の3つに絞るのがおすすめです。書く量が減る分、相手の話に集中できます。

1. 部下がその日に話したいことと、上司に期待すること。メモの1行目に書きます。
2. 部下自身の言葉。仕事で進めにくくなっていることと、次に取り組むことの2点を書きます。
3. 上司が引き受けたこと。「確認しておきます」「資料を送ります」など、上司が部下に約束したことです。

相手や回の内容に合わせて、項目を入れ替えてもかまいません。

メモを取る前に、何を書くのかを伝える

メモを取り始める前に、何を書くのかを部下に伝えておきましょう。

メモの1行目に、話したいことと上司に期待することを書く

1on1の冒頭で、今日は何を話したいのか、上司に何を期待しているのかを部下に尋ね、答えをメモの1行目に書いておくとよいでしょう。

KAKEAIの1万人調査では、面談で上司に一番期待することを1つ選んでもらいました。最も多かった回答は「その時々によって違う」（20.9%）です。期待が回によって変わるのなら、前回のメモを読み返しても、今回の期待まではわかりません。

1行目に「意見を聞きたい」と書いた回は、まず部下自身の考えを尋ね、そのうえで上司の意見を具体的に伝えます。「話を聞いてほしい」と書いた回は、聞くだけで終えてもかまいません。

部下の言葉は、要約せずに本人の言葉のまま書く

部下の言葉は、かぎかっこに入れて、本人が話した通りに書きます。要約すると、上司の解釈が入ってしまうからです。

たとえば「見積もりに不安あり」と書いたメモから次回に言えるのは、「見積もりが不安だと話していましたね」という程度でしょう。「根拠が弱いと言われそうで、出せていない」と書いてあれば、次回はその言葉から話を始められます。自分の言葉がそのまま返ってくれば、話したことが上司に伝わっていたと部下にもわかります。

数字、日付、人の名前も、その場で書き留めましょう。話の流れは思い出せても、この3つは本人に尋ね直すことになりがちだからです。

部下が話している間は手を止めて聞き、話に区切りがついたところで、一言断ってから書きます。

上司が引き受けたことは、声に出してから書く

上司が引き受けたことは、声に出して部下に伝えてから、期限とともに書きます。

1万人調査では、面談の困りごとに「会話したことを上司が日常にいかさない・約束を守らない」を挙げた人が6.2%いました。このうち、面談の成果を実感している人は23.2%で、回答者全体の31.9%を下回っています。引き受けたことをその場で書き留めるのは、上司が約束を忘れずに果たすためです。

1on1のメモのフォーマットと、場面ごとの取り方

1on1のメモは、1回につき日付と4行のフォーマットから始めることをおすすめします。1on1の最中に書いた3つに、「次回の最初の一言」を足した形です。

最後の行は、そのまま口にできる問いかけの形で書きます。次回の1on1は、この1行を読むところから始められます。

場面ごとに、メモですることと上司の最初の一言をまとめました。

最後の3分で、メモの4行を二人で確認する

書いた4行を上司が読み上げ、内容が合っているかを二人で確認します。違っているところは、その場で直します。

体調や家庭の話、他の人についての話になったとき

体調や家庭の話、他の人についての話になったら、部下に言われる前に、上司のほうからメモを取る手を止めましょう。

体調や病気に関する話をどこまで記録に残し、誰に伝えるのかは、上司が一人で決めないでください。本人の意向を聞いたうえで、就業規則を確認し、人事の担当者に相談します。体調が心配なときは、産業医や医療の専門家への相談につなげましょう。

オンラインで、メモを取る手元が見えないとき

オンラインの1on1では、上司の視線が下がった理由が、部下には伝わりません。メモを取っていることを、言葉で伝えましょう。

1on1が続けて入っていて、メモを書く時間がない日

3人との1on1が続く日は、あとでまとめて書こうとすると、話が混ざりがちです。書くことを2行に絞り、その場で書き終えるのも1つの方法です。

人事や自分の上司に、1on1のレポートを出すとき

1on1のレポートとして、手元のメモをそのまま提出するのは避けましょう。出すのは、日付、話したテーマ、決めたことの3点です。部下の言葉を書いた行は、本人が出してよいと言った部分に限ります。

これまで1on1のメモを残してこなかったとき

メモを残してこなかった場合は、次回の冒頭でそのことを部下に率直に伝え、その日から書き始めます。

メモを読み返して、引き受けたことが済んでいないと気づいたとき

引き受けたことが済んでいないと気づいたら、部下に尋ねられる前に、上司から伝えましょう。

1on1のログ（ノート）は、1人につき1か所に書き足していく

1on1のログは、部下1人につき1か所にまとめ、1回分の4行を書き足していきます。回ごとに分けないのは、次回の直前に一番新しい4行を読めば済むようにするためです。紙のノートなら見開き1つ、ファイルなら1つを1人分とし、タイトルに部下の名前を入れておきます。ファイルでは、新しい回を一番上に置くと読み返しやすくなります。

ログを数回分並べて読むと、1回分のメモではわからなかったことに気づけます。

KAKEAIの1万人調査では、面談が行動につながるのは半分くらいの回か、それより少ないと答えた6,074人に、行動につながらない理由を5つまで選んでもらいました。最も多かったのは「その時々によって違う」（26.1%）で、次が「特にない」（23.4%）です。

3回分の「進めにくくなっていること」を並べ、同じ言葉が続いていたら、上司のほうから動きましょう。

1行目に書いた期待も、並べて読んでみるとよいでしょう。どんな話題で意見を求められ、どんな話題で聞いてほしいと言われたのかが、日付とともに残っています。

評価の時期には、半年分のログを読み返してから面談に臨みます。読み返すつもりであることは、普段から部下に伝えておきましょう。

異動などで上司が替わるときは、ログを次の上司に引き継ぐ前に、本人の意向を尋ねます。

1on1のメモで、上司が避けたほうがよいこと

1on1のメモで特に避けたいのは、すべてを書き取ること、まったく取らないこと、部下に見せずに書くことです。

• 会話を順にすべて書き取る。長いメモは、次回の直前の数分では読み切れません。メモを読み返さなければ、部下から見ると、上司が前回の話を覚えていないのと変わりません。
• メモを取らずに、聞くことに集中する。「1on1の最中はメモを取らず、相手の話に集中する」という助言がありますが、このページではおすすめしません。KAKEAIの1万人調査では、上司との面談の頻度で最も多かったのは「半年に一度」（21.7%）で、次が「1ヶ月に一度」（20.3%）でした。次回が1か月後や半年後で、1on1の相手が何人もいれば、記憶だけで前回の続きから始めるのは難しいでしょう。話の区切りで書けば、聞くこととメモを取ることは両立できます。
• 何も言わずに書き続ける。部下から見えないところで書く。同じ調査では、面談の困りごとに「自分自身への評価や見られ方への影響が気になり本音が話せない」を挙げた人が9.3%いました。評価をする立場の上司が、何を書いているのかを伝えないままメモを取り続ければ、部下が話す内容を選びたくなるのも無理はありません。
• 人柄についての評価を書く。「受け身」「やる気が見えない」といった印象ではなく、実際にあった出来事と部下の言葉を書きます。何を見てそう感じたのかが残っていない印象は、評価の根拠にも使えません。自分用の覚え書きでも、部下に見せられる文章で書くことをおすすめします。
• あとで清書する。清書は、他の会議や締め切りに追われて後回しになりがちです。1on1の最後に4行がそろえば、それで完成です。

1on1のメモの取り方がうまくいったかを、何で判断するか

1on1のメモの取り方がうまくいったかは、メモの出来ではなく、次回の1on1の始まり方で判断します。振り返る点は、次の3つです。

• 次回の1on1が、メモの最後の行に書いた一言から始まったか。
• 引き受けたことの結果を、部下に尋ねられる前に上司から伝えていたか。
• メモに書いた部下の言葉が、本人の話した通りになっていたか。

メモを読み上げたとき、部下から「そんなふうに言いましたか」と返ってきたら、上司の言葉で要約して書いていたのかもしれません。次回は、聞いた通りに書いてみてください。3回ほど続けてもメモの一言から1on1を始められない場合は、部下が次に取り組むことと上司が引き受けたことの2行に絞って、もう3回続けてみるとよいでしょう。

KAKEAIの1万人調査では、面談が毎回またはほぼ毎回、その後の行動につながっていると答えた人の61.3%が、面談の成果を実感していました。ほとんど、またはまったくつながっていないと答えた人では7.0%です。面談が行動につながっている人ほど、成果を実感しています。メモの取り方は、量や書式ではなく、二人で決めたことが次回までに進んだかどうかで振り返ってみてください。