上司が部下の仕事を知らないとき、どうすればよいか

上司が部下の仕事を知らないとき、部下の側からできることは3つある

上司が自分の仕事の中身を知らない、という状況は、どの職場でも起こりえます。別の部署から異動してきた上司、職種の違う上司、一緒に仕事をする人数が多い上司など、理由はさまざまです。部下の側にできることは、上司に仕事を見てもらう機会を作ること、面談に仕事の実物を持ち込むこと、上司に期待することを具体的に添えることの3つです。

仕事を知らない上司との面談では、上司の話が自分の仕事の役に立つのか、心配になることもあります。KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談の困りごとに「上司の話が役に立たない」を挙げた人のうち、面談が成果につながっていると感じている人は8.2%でした。回答者全体の31.9%を大きく下回り、集計に並ぶ15の困りごとの中で最も低い数字です。上司の話が役に立たないと感じている人は、面談が成果につながっていると感じる割合がとても低いということです。

ただ、同じ調査で、上司への期待として「期待していることは特にない」を選んだ人では、22.4%が「上司の話が役に立たない」を挙げていました。一番の期待にほかの答えを選んだ人では3.0%〜6.7%です。上司に期待することを何か選んでいる人のほうが、上司の話を役に立たないと感じている割合が低いということです。

どちらも面談についての数字で、上司が仕事を知っているかどうかを尋ねたものではありません。それでも、上司が仕事を知らないときほど、上司に期待することを部下の側から伝えておくとよいでしょう。仕事の細部を知らない上司でも、「ここを判断してほしい」と頼まれれば、判断する権限や会社の情報で力になれることがあります。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、1on1は、その部下の仕事を決められる直属の上司が行うのがよいと考えています。ただし、上司であっても、部下の仕事を見てもいないなら、上司が行う意味はありません。だからこそ、上司に仕事を見てもらう機会は、部下の側から作ってかまいません。

以下では、輸入の通関書類の手配を担当している貿易事務の部下を例にします。上司は営業から異動してきた課長で、通関の実務を経験していません。

上司が仕事を知らないと感じる3つの場面と、最初の一言

上司が仕事を知らないと感じる場面は、少なくとも3つに分かれます。場面によって、部下からの最初の一言は変わります。

面談に仕事の実物を持ち込み、上司に期待することを添える

上司に仕事を知ってもらう一番の近道は、面談に仕事の実物（書類・画面・やり取りの記録）を持ち込み、上司に期待することを添えて話すことです。「報告します」だけで終えると、上司には、順調なのか困っているのかが伝わりにくくなります。

期待することを添えると、上司は、仕事の細部を知らなくても、どこで力になればよいかがわかりやすくなります。

上司が知らないことを責めず、上司の持っているものを頼む

上司が仕事を知らないことを面談で責めても、仕事は進みません。上司が持っているものを頼むほうが、二人にとって早道です。上司が持っているのは、判断する権限、ほかの部署との調整、会社の方針や情報です。

上司が「わからないから任せる」と言うときは、任せる範囲と、判断を仰ぐ点を確認しておきます。

上司が仕事を知らないことで、評価や指示に困るとき

上司が仕事を知らないことで困るのは、面談の中だけではありません。評価のときと、無理のある指示が来たときです。

評価については、上司が見ていない仕事を、部下の側から面談で伝えておきます。期末まで待たずに、月に1回、何を終えたかを話す場を作ると、上司の知らない仕事が減ります。

無理のある指示が来たときは、断るのではなく、実務の事実を示して一緒に考える形にします。

評価に納得できない状態や、健康に影響が出るほどの負担が続く状態になっているときは、面談の中だけで解決しようとしないでください。相談先を、人事の担当に確認することをおすすめします。

上司が仕事を知らないとき、避けたいこと

避けたいのは、相談をあきらめることと、上司を試すように話すことの両方です。

• 「仕事を知らない上司に話しても無駄」と、相談を別の人だけに切り替える。先輩やほかの部署の人に相談してかまいませんが、判断や調整には、仕事を決められる直属の上司にしか頼めないものがあります。
• 上司が勉強してくれるのを待つ。上司が実務を覚えるのを待つより、仕事の実物を見てもらうことをおすすめします。待っている間にも、判断を頼みたい場面は来るからです。
• 専門用語で説明して、わからない上司を試すような話し方になる。上司は、わからないことを聞き返しにくくなります。実物を見ながら、普通の言葉で説明します。
• 報告だけで面談を終える。「順調です」だけでは、上司は何を助ければよいかがわかりません。判断してほしいこと、意見がほしいことを1つ添えます。
• 逆に、仕事の全部を上司に理解してもらおうとする。上司が知るべきことは、仕事の全部ではなく、判断に必要なことと、ほかの部署との関わりです。

上司と仕事の認識がそろってきたかの振り返り方

上司が自分の仕事を知るようになったかどうかは、上司が実務を覚えたかではなく、面談でのやり取りが変わったかで振り返ります。3か月ほどたったときに、次の点を振り返ってみてください。

• 面談に、仕事の実物を持ち込んで話せた回が、何回あったでしょうか。
• 上司に判断してほしいこと、意見がほしいことを、面談で具体的に伝えられているでしょうか。
• 上司が、ほかの部署との調整や会社の情報で、自分の仕事を助けてくれたことがあったでしょうか。
• 上司が直接見ていない仕事を、期末より前に上司に伝えられているでしょうか。
• 上司の側から、仕事の中身についての質問が出るようになったでしょうか。