マネジメントがうまくいかないとき、どうすればよいか

マネジメントがうまくいかないとき、上司が見ているものと部下に見えているもの

マネジメントがうまくいかないと感じるとき、上司の目に映っているのは、部下が動かない・相談が来ない・面談で話が続かないといった場面です。同じミスが続く、自分の判断が追いつかないという場面もあります。原因を探すと、自分の人柄やリーダーシップ、話し方の問題だと考えたくなります。ただし、部下の側の答えは、少し違うところを指しています。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、部下が上司との面談の困りごと（複数回答）に挙げた上司のふるまいは5つありました。挙げた人の割合が多い順に並べると、次の通りです。

• 「上司の対応が期待するものと違う」：12.9%
• 「上司の話が役に立たない」：8.2%
• 「上司が以前会話したことを覚えていない」：6.2%
• 「会話したことを上司が日常にいかさない・約束を守らない」：6.2%
• 「上司が実施に前向きではない」：3.9%

どれも上司の性格ではなく、その回の対応・話の中身・面談のあとの行動についての答えです。

このうち、面談が成果につながっていると感じている人の割合が最も低いのは、「上司の話が役に立たない」を挙げた人です。この人たちのうち、成果につながっていると感じている人は8.2%で、回答者全体の31.9%を大きく下回ります。つまり、上司の話が仕事に使えないと感じている人で、面談が成果につながっていると感じている人はごく少ない、ということです。

一方で、時間については別の結果でした。1万人調査で、「自分自身の実施時間の確保」か「上司の時間確保や日程調整」のどちらかを困りごとに挙げた人は39.6%いました。その人たちのうち面談が成果につながっていると感じている人は41.7%で、回答者全体の31.9%を上回っています。つまり、時間の確保に困っている人の成果の実感は、低くはないということです。

面談についての数字ですが、マネジメントがうまくいかないときにも、部下から見えている上司の行動を先に見直すほうがよいと考えられます。立て直しの最初の一手は、その行動を次の面談から変えることです。上司の性格を変えることや面談の回数を増やすことは、無駄ではありませんが、最初の一手ではありません。上司が「うまくいかない」と感じている場面と、部下の側で起きているかもしれないこと、最初にすることを表にまとめました。

うまくいかない原因を、上司が一人で決めない

マネジメントがうまくいかない原因は、上司が一人で考えるより、部下と一緒に探すことをおすすめします。部下自身にも、動けない理由がはっきりしていない場合が少なくないからです。

KAKEAIの1万人調査では、上司との面談のあと行動につながるのが半分くらいの回か、それより少ないと答えた人に理由を尋ねています（5つまで選択）。最も多い答えは「その時々によって違う」の26.1%で、次が「特にない」の23.4%でした。つまり、理由が回ごとに違う人と理由を挙げなかった人が多く、本人にも理由がはっきりしていないことが多いということです。上司が一人で原因を推し量るより、部下と一緒に1つの仕事を取り上げて探すほうが、見つけやすいと考えられます。

ここからは、お客様向けの月次レポートを作る課で、課長が4人の部下と仕事をしている場面を例にします。レポートの提出が期限を過ぎることが続いている、という状況です。

部下の答えが「特に理由はないです」であっても、そこで終わりにしないでください。1つのレポートを取り上げて、着手から提出までの流れを二人で追うと、止まった場所が見えてきます。

マネジメントの立て直しの順番：次の面談から変えられる3つ

立て直しは、一度に全部を変えようとせず、次の面談から変えられる3つを順に試すことをおすすめします。3つとも、部下から見えている上司の行動です。

1. 部下がその回に期待することを、最初に尋ねる

面談の最初に、今日話したいことと、上司に期待することを尋ねます。「上司の対応が期待するものと違う」は、部下が挙げた上司のふるまいの困りごとの中で最も多い答えでした。何を期待されているかを知らないまま対応を選べば、外れる回が出ます。

2. 引き受けたことの結果と決めたことの続きを、次の回の最初に上司から伝える

前の回に上司が引き受けたことは、次の回の最初に、上司から報告します。決めたことの続きも、上司から切り出します。「以前会話したことを覚えていない」「約束を守らない」は、部下が困りごとに挙げた上司のふるまいのうちの2つです。上司が覚えていて動いたことが部下に見えれば、部下は次も相談しやすくなります。

3. 自分の考えを、理由と一緒に具体的に言う

意見やアドバイスを求められたときは、まず部下の考えを尋ね、そのうえで自分の考えを理由と一緒に言います。1万人調査で面談が成果につながっていると感じる割合が最も低かったのは、「上司の話が役に立たない」を挙げた人でした。一般論や心構えの話だけでは、部下は自分の仕事に当てはめにくいものです。どの仕事の、どこを、どう変えるかまで言うことをおすすめします。

部下が動かない、相談が来ない、判断が追いつかない：場面ごとの最初の一言

言っても部下が動かないとき

言い方を強くする前に、何が妨げになっているかを尋ねます。情報や判断、他部署との調整が足りないのであれば、上司の側で補えます。

部下から相談や報告が来ないとき

相談が来ないのは、前に相談したときの返事が役に立たなかったか、返事そのものがなかったからかもしれません。相談の出し方を、二人で決めておくとよいでしょう。

自分の判断や確認が追いつかないとき

上司の確認待ちで部下の仕事が止まっているなら、確認する範囲を見直します。

マネジメントの立て直しで、避けたいこと

避けたいのは、立て直しを上司の人柄の問題にすることと、部下だけの問題にすることです。どちらも、次の面談で変えられる行動が見えなくなる考え方です。

• 関係づくりからやり直そうとして、そこで止まる。KAKEAIは、関係づくりができるまで仕事の話を控える進め方をおすすめしません。関係は仕事の話を前に進める中でできていくものだと、KAKEAIは考えているからです。関係づくりそのものが要らない、という意味ではありません。
• 一度に全部を変える。面談の形、話し方、仕事の割り振りを同時に変えると、何が効いたのかが分からなくなります。
• 回数を増やすことから始める。面談についての数字ですが、1万人調査では、時間の確保に困っている人でも、成果の実感は全体を上回っていました。時間が足りないことが、そのまま成果の実感の低さにつながっているわけではありません。回数を増やすことが無駄なのではなく、先に今ある時間の中身を変えることをおすすめします。
• 自分の性格を変えようとする。部下が困りごとに挙げたのは、その回の対応と、話の中身と、約束の実行です。社交的になることより、先に始められることがあります。
• 逆に、部下の側だけの問題にする。「やる気がない」「主体性がない」と結論を出すと、上司の側で変えられることが見えなくなります。
• 一人で抱える。うまくいかないことを自分の上司に伝えないままにすると、人の配置や仕事の量といった、上司一人では変えられない原因に手が打てません。眠れない、朝起きられないといった心身の不調が続いているときは、やり方を変える前に、産業医や医療の専門家に相談することを優先してください。

マネジメントが立て直せてきたかを、どこで見るか

立て直せてきたかどうかは、上司が管理職らしく振る舞えたかではなく、部下とのやり取りの中で見るのがおすすめです。KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、面談のよしあしは、そのあとの行動で見るものだと考えています。1か月ほど続けたあとに、次の点を振り返ってみてください。

• 面談の最初に、部下が話したいことと上司に期待することを尋ねられているでしょうか。
• 前の回に上司が引き受けたことを、次の回の最初に、上司から報告できているでしょうか。
• 部下との間で、相談や判断のやり取りは、以前と比べて増えているでしょうか。
• 面談で決めたことのうち、次の回までに動いたものが、二人の間で1つでも増えているでしょうか。

4つのうち1つでも変わっていれば、立て直しは進んでいると考えてよいでしょう。残っている問題は、自分の上司にも、変わったことと変わっていないことを事実で伝えて、一緒に考えてもらうとよいでしょう。