管理職は日々どんな仕事をしているのか

管理職の仕事内容の全体像：役割の一覧と、日々の中身は別のもの

管理職（部下と一緒に仕事をし、仕事の割り振りや進め方を決める立場の人。課長、マネージャーなどと呼ばれます）の仕事は、会社の側からは「目標を立てる」「進捗を管理する」「評価する」「育成する」「他部門と調整する」といった役割の一覧で説明されます。ただし、この一覧を見ても、管理職が日々どんな時間を過ごしているかは分かりません。このページでは、部下から持ち込まれる仕事に判断や情報や考えを返す時間を、日々の仕事の中心に置いて書きます。

役割の一覧と、日々の中身とのつながりは、次の表のように見ると分かりやすくなります。

表の「起きる場面」の列には、「部下から相談されたとき」「申請が出たとき」のように、上司が前もって時間を決めておけない場面が含まれています。こうした仕事は、決まった時間に机の上で片づくものではありません。管理職になったばかりの人が「自分の仕事が進まない」と感じる背景には、この性質があると考えられます。

管理職の1日の仕事の具体例

管理職の1日は、会議と書類の時間と、部下から持ち込まれる相談や判断の時間が入り混じっています。ここでは、受注処理と出荷手配を担当する課の課長を例に、1日の流れを見てみます。部下は10人、前日に受けた注文を翌日に出荷する仕事です。

1. 朝、前日の受注の件数と、出荷が遅れそうな注文を確認します。部下から「在庫が足りない注文があります」と相談があれば、取引先に連絡するか、分けて出荷するかをその場で決めます。
2. 午前は、倉庫と営業との定例会議に出ます。来月の出荷の山に向けて、人員をどう手配するかを調整します。
3. 昼過ぎに、部下の一人と30分の1on1（上司と部下が1対1で定期的に行う面談）をします。部下が話したいことと、上司に期待することから始めます。
4. 午後は、自分の担当の仕事（取引先への見積もりの回答、月次の報告の下書き）を進めます。ただし、その途中で部下から判断を求められることが何度もあります。
5. 夕方、自分の上司に今日の状況を報告し、翌日の人員と出荷の順番を決めて1日を終えます。

4つ目の「途中で判断を求められる」時間は、いつ来るかが前もって分からず、後回しにもしにくい時間です。たとえば、次のようなやり取りです。

この時間を「自分の仕事を邪魔される時間」と考えると、管理職の仕事はつらくなりがちです。部下の仕事に判断や情報を返すことも管理職の仕事の中心だと考えると、1日の見え方が変わってくるでしょう。

部下の仕事に判断・情報・考えを返すことを、管理職の日々の仕事の中心に置く

部下の側の答えを見ると、上司との面談の時間の半分近くは目の前の仕事の話に使われています。業務の話では、部下が上司に期待することとして「一緒に考えてほしい」が「報告したい」を上回っています。この2つの数字を順に見ていきます。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査は、部下の立場で、上司との面談について尋ねたものです。管理職の仕事そのものを尋ねた数字ではありませんが、部下が上司との面談の時間を何に使っているかが分かります。この調査では、上司との面談の時間のうち、「具体的な仕事」の話が占める割合は平均47.2%でした。「人事評価」の話は14.0%、「会社や部署の方針」の話は11.5%です。つまり、部下が上司との面談に使う時間の半分近くは、目の前の仕事の話に使われているということです。

1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」の利用データ（抽出した30万回の1on1の記録）では、1on1の前に選ばれたテーマのうち、43.7%が「業務の進捗や進め方」でした。初めから用意されているテーマの中で次に多いのは、「今後のキャリア」の11.4%です。Kakeai AI 1on1の利用データでは、「業務の進捗や進め方」をテーマに選んだ1on1のうち、部下が「一緒に考えてほしい」を選んでいた割合は17.0%で最も多くなっていました。「報告したい」は14.5%です。つまり、業務の話で部下が上司に期待することとして、報告より一緒に考えることのほうが多く選ばれているということです。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、部下との面談はその部下の仕事を決められる直属の上司が行うのがよいと考えています。ただし、上司であっても、部下の仕事を見てもいないなら、上司が行う意味はありません。管理職の日々の仕事には、部下の仕事を見ることが含まれます。見ていない仕事には、判断も意見も返しにくいからです。

部下の仕事に返すものは、おおよそ次の4つです。受注処理の課の例で、課長の言葉を挙げます。

• 判断を返す。上司にしか決められないことは、その場で決めます。

• 情報を返す。会社や他部門で決まったことを、部下が動く前に伝えます。

• 意見を返す。意見を求められたら、まず部下の考えを聞き、そのうえで自分の考えを理由と一緒に伝えます。

• 一緒に考える。部下が何に困っていて、どうしたいのかを聞くことから始めます。

部下の立場から見た管理職の仕事：上司に何を持ち込めばよいか

部下の立場でこのページを読んでいる人にとって大事なのは、判断・情報・意見・一緒に考えることが、上司の仕事に含まれていると知っておくことです。上司に判断を求めることは、迷惑をかけることではなく、二人の仕事を前に進めることです。

相談するときは、上司に期待することを一言添えると、上司も返しやすくなります。

逆に、上司が何でも自分で決めてしまって、部下に判断が回ってこないこともあります。そのときは、自分で決めてよい範囲を聞いておくとよいでしょう。

上司の側も、部下から持ち込みやすいように、返す時間と範囲を決めておくことをおすすめします。

管理職の仕事についての、よくある誤解

管理職の仕事についての誤解は、「管理」という言葉から来るものが多いようです。

• 管理職の仕事は、部下の報告を受けて進捗を確認することだ。進捗の把握は仕事の一部です。ただし、Kakeai AI 1on1の利用データでは、業務の話で部下が上司に期待することとして、「報告したい」より「一緒に考えてほしい」のほうが多く選ばれていました。報告を聞くことに加えて、一緒に考えることも、部下が上司に期待している仕事の1つです。
• 管理職は現場から離れて、全体を見るのが仕事だ。全体を見る時間は必要です。ただし、部下の仕事を実際に見ていなければ、判断も意見も返しにくくなります。
• よい管理職は、部下に任せて口を出さない。任せることと、判断を返さないことは別です。部下が判断を待っている間は、仕事が止まります。
• 逆に、よい管理職は何でも自分で決める。判断がすべて上司に集まると、上司が席にいないときに仕事が止まります。定型の判断は部下に任せ、迷うものだけを上司が引き受ける形が、両方にとって楽でしょう。

管理職の日々の仕事がうまく回っているかを、どこで見るか

管理職の仕事がうまく回っているかどうかは、自分の担当の仕事が片づいたかではなく、部下の仕事が止まっていないかで見るとよいでしょう。1か月ほど続けたあとに、次の点を振り返ってみてください。

• 部下が判断を待って止まっている仕事は、先月より減っているでしょうか。
• 部下から相談を受けるとき、その回に上司に期待することが何かを、二人の間で確認できているでしょうか。
• 面談の終わりに、上司が引き受けたこと（他部門への連絡、情報の確認）を、上司自身が期限通りに果たしているでしょうか。
• 部下の仕事の様子を、報告ではなく自分の目で見た場面が、この1か月の中にあったでしょうか。

部下の立場で振り返るなら、上司に判断や意見を求めた回数と、そのうち返事が返ってきた数を思い返してみてください。求めた数が増え、返事も返ってきているなら、上司に判断や意見を求めることが、二人の仕事の進め方として定着してきたと言えるでしょう。