自分自身にフィードバックするとは、その方法

自分自身にフィードバックするとは何か

自分自身にフィードバックするとは、自分の仕事を、他の人の仕事を見るときと同じ順番で見ることです。起きた事実を書き、その事実への見方を書き、次に何を変えるかを1つ決めます。「うまくいった」「だめだった」という感想で終えるのとは、ここが違います。

以下では、週に1回の定例会議で司会進行を任されている人を例にします。上司の立場でも部下の立場でも、自分が司会をする会議はあることが多いので、どちらの立場でも同じ方法が使えます。先週の会議は、予定の60分を15分超え、3つ目の議題に入れませんでした。

自分へのフィードバックが難しいのはなぜか

自分へのフィードバックが難しいのは、自分のことは感想が先に立ち、事実が後になりやすいからだと考えられます。他の人の会議なら「15分延びた」と事実で見るのに、自分の会議では「進め方が下手だった」という評価が先に来ます。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談が成長につながっているかという問いに、「どちらかといえばそう感じる」と答えた人が41.0%で、最も多くなっています。「とてもそう感じる」は5.7%、「そう感じる」は21.0%で、合わせて26.7%です。つまり、面談が成長につながっていると感じている人でも、「どちらかといえば」という控えめな答えを選んだ人が最も多いということです。

同じ調査では、上司との面談が行動につながるのは半分くらいの回かそれより少ないと答えた人に、行動につながらない理由を尋ねています（5つまで選択）。「特にない」を選んだ人は23.4%で、「その時々によって違う」の26.1%に次いで多い答えでした。行動につながらなかった理由として、特定の理由を挙げない人が少なくないということです。面談についての数字ですが、うまくいかなかった理由は、本人にもはっきりしないことがあると考えられます。

自分へのフィードバックも、感じ方からではなく、起きた事実から始めることをおすすめします。「なぜできなかったか」を考えるのは、何が起きたかを並べたあとでも遅くありません。

自分自身にフィードバックする方法：事実、見方、次の一手の順に書く

自分へのフィードバックは、仕事の区切りごとに、次の3つを順番に書きます。10分あれば足ります。書く場所は、手帳でも、業務用のメモでもかまいません。

1. 事実を書きます。数字と出来事だけを書き、評価の言葉を入れません。先週の会議なら、「60分の予定が75分かかった」「2つ目の議題（新しい業務手順の説明）に35分かかった」「3つ目の議題（来月の予定）に入れなかった」と書きます。「発言したのは6人のうち3人だった」も事実です。
2. 見方を書きます。事実を見て、自分がどう考えるかを書きます。ここで初めて評価の言葉を使います。「2つ目の議題で、質問が出るたびにその場で答えていたので、時間が延びた。質問はまとめて受ける形のほうがよかったと思う」のように、どの場面のことかが分かるように書きます。
3. 次の一手を1つ決めます。変えることは1つにします。「次回は、議題ごとに時間を決めて、資料の冒頭に書く」のように、次の回に実際にできることを書きます。あわせて、次の回の何を見れば、変えた結果が分かるかも決めます。この例なら「終了時刻」と「3つ目の議題に入れたか」です。

3つ目まで書いたら、次の回のあとに、決めておいた点（この例なら終了時刻と、3つ目の議題に入れたか）で結果を確かめます。変えた結果がよければ続け、変わらなければ、2で書いた見方（何が原因だったかの考え）を見直します。

自分へのフィードバックを、上司や同僚のフィードバックとつなぐ

自分へのフィードバックには、自分では見えない範囲があります。司会をしている間、参加者の表情や、発言しなかった人が何を考えていたかは、自分からは見えにくいものです。自分で書いた事実と見方を、上司や同僚に話して、相手の見た事実を足してもらうと、見える範囲が広がります。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、面談のよしあしは、そのあとの行動で見るものだと考えています。自分へのフィードバックのよしあしも同じで、書いたときの納得ではなく、次の回に何かが変わったかで見ます。

部下の立場で：自分の振り返りを上司に話し、見た事実を足してもらう

部下の立場では、自分で書いた事実と見方を上司に伝え、上司から見えていた事実を聞きます。上司に「どうでしたか」とだけ聞くより、自分の振り返りを先に出したほうが、上司は具体的に返しやすくなります。

上司の立場で：部下が自分の振り返りを話したときの返し方

上司の立場では、部下が自分へのフィードバックを話してきたら、まず部下の見方を聞き、そのあとで自分が見た事実を足します。部下の振り返りを、採点する場にはしません。

上司の立場で：自分のマネジメントにフィードバックし、部下に尋ねる

上司が自分のマネジメントにフィードバックするときも、方法は同じです。1on1のあとに、事実（話した時間の割合・決めたことの数・自分が引き受けたことを期限までにしたか）を書き、見方を書き、次の一手を1つ決めます。自分からは見えない部分は、部下に尋ねます。

自分自身へのフィードバックで、避けたいこと

避けたいのは、自分に厳しすぎることと、甘すぎることの両方です。どちらも、事実ではなく感想から始めたときに起こりやすいものです。

• 感想で終える。「今回は反省」「次は頑張る」で終えると、次の回に何を変えるかが決まらず、同じことが繰り返されがちです。
• 自分という人に向ける。「私は人前で話すのが向いていない」は、仕事の事実ではなく、人柄への評価です。直せるのは「この会議の、この場面」だけです。
• 「なぜできなかったか」から始める。理由は1つに決まらないことも多いので、理由探しから始めると手が止まりやすくなります。先に事実を並べることをおすすめします。
• 直すことを3つ以上決める。一度に多く変えると、どれが効いたのかが分かりません。1つに絞り、結果を見てから次を足します。
• 直すことだけを書いて、よかった点を書かない。「3つ目の議題に入れなかった」だけでなく、「2つ目の議題では、全員の理解がそろうまで質問を受けられた」も事実です。続けることも1つ決めておきます。
• 自分へのフィードバックだけで済ませる。自分では見えない範囲があるので、上司や同僚の見た事実を足します。自分の振り返りを人に話すことは、弱みを見せることではありません。

なお、振り返るたびに気分が落ち込んで仕事に向かえない状態が続くときは、一人で振り返りを続けず、上司や人事の担当・産業医に相談してください。

自分へのフィードバックが続いているかの振り返り方

自分へのフィードバックがうまくいったかどうかは、書いたときにすっきりしたかではなく、次の回に何が変わったかで振り返ります。

• 事実の欄に、数字と出来事だけが書けていて、評価の言葉が混ざっていなかったでしょうか。
• 見方は、自分という人ではなく、どの場面のことかが分かる形で書けていたでしょうか。
• 次の一手は1つに絞られていて、次の回に実際に試せたでしょうか。
• 次の回のあとに、決めておいた点（終了時刻、3つ目の議題に入れたか）で結果を確かめられたでしょうか。
• 自分では見えなかった事実を、上司や同僚から1つは聞けたでしょうか。

次の回の振り返りが、前回決めた一手の結果から始まっていれば、自分へのフィードバックは続いています。