上司への返事は「了解です」「わかりました」でよいか

上司への返事は「了解です」「わかりました」でよいか：言葉より、返事の中身

上司への返事は、「わかりました」で問題ありません。「了解です」は、同僚や後輩に向けた言葉だと受け取る人がいるので、相手の受け取り方が分からないうちは「わかりました」か「承知しました」を使うと迷いが少なくなります。ただ、どの言葉を選ぶかより大切なのは、返事の中に何が入っているかです。「わかりました」の一言だけでは、指示をどう理解したのかや、いつ取りかかるのかが上司に伝わらず、あとで進み具合を尋ねられることになりがちです。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談のあと行動につながるのが半分くらいの回か、それより少ないと答えた人に、その理由を尋ねています（5つまで選択）。「行動するために必要な情報が揃っていない」を選んだ人は15.9%、「判断材料はあるが確信がもてない（不安・恐れ・迷い）」を選んだ人は11.0%でした。理由は人によってさまざまですが、面談のあとに手が止まる理由として、情報の不足や確信のなさも挙がっているということです。

面談についての数字ですが、普段の指示を受けたときにも、必要な情報が足りずに取りかかれないことはあると考えられます。「わかりました」と言った時点では分かったつもりでも、机に戻ってから、どの資料をどこまで直すのかが分からなくなることがあります。返事の時点で足りない情報を1つ聞いておくと、あとで手が止まることを減らしやすくなります。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、上司も部下も、両方が当事者だと考えています。返事の中身が足りないのは部下だけの責任ではなく、指示の中に足りない情報があることもあります。だからこそ、返事に分からない点を添えることは、上司にとっても助けになります。以下では、上司から「来週の部内会議で使う資料のグラフを、金曜までに直してほしい」と頼まれた場面を例にします。

「了解です」「わかりました」「承知しました」の使い分けの目安

言葉の選び方には、職場や相手による幅があります。次の表は目安で、普段の上司とのやり取りの慣習が分かっているなら、それに合わせてください。

迷うなら「わかりました」でかまいません。「了解です」を使っていて上司から注意を受けたことがあるなら、その上司との間では使わないほうがよいでしょう。言葉の選び方で評価が大きく変わることは考えにくく、気にしすぎる必要はありません。

返事に添える3つ：分かった中身、いつ何をするか、分からない点

返事を「わかりました」で終えず、次の3つのうち当てはまるものを1文ずつ添えると、指示の受け取り方にずれがないかを、その場で上司と確かめられます。長く話す必要はなく、1つずつ短い文にします。

3つすべてを毎回添える必要はありません。分かった中身がはっきりしていて、期限も指示に含まれていれば、「わかりました。金曜の午前中にお送りします」で十分です。

分からないのに「わかりました」と言いそうなとき

上司の話を途中までしか理解できていないのに、「わかりました」と答えてしまうことがあります。聞き返すと理解が遅いと思われそうで、切り出しにくいことがあるからです。KAKEAIの1万人調査では、上司との面談の困りごとに「話したいこと、話すべきことを切り出せない」を挙げた人が9.7%いました。20代の回答では15.0%です。話すための場である面談でも、話したいことを切り出せずに困っている人がいて、20代の回答では全体より割合が高いということです。

面談についての数字ですが、指示を受けたときも、あとから聞き返そうとすると切り出しにくくなることはあると考えられます。返事の中で続けて聞いてしまえば、改めて切り出す必要がなくなります。「わかりました」のすぐあとに「1点確認させてください」と続ける形を、1つ決めておくとよいでしょう。

聞き返された上司の側も、自分の指示に足りなかった情報が分かるので、聞き返しは上司にとっても助けになります。

チャットと1on1での返事の例

チャットでの返事は、「わかりました」のあとに1行足す形にすると、上司が読み返したときに何がどう進むのかが分かります。スタンプだけで済ませると、読んだことは伝わっても、いつ何をするのかは伝わりません。

1on1で上司から提案や助言を受けたときの返事は、「わかりました」より、自分が次に何をするかを自分の言葉で言うほうが、上司にも自分にも残りやすくなります。上司の提案に納得していないときは、その場で「わかりました」と言わず、引っかかっている点を伝えます。

上司への返事で、避けたいこと

避けたいのは、言葉のマナーだけで返事の良し悪しを判断することです。「承知しました」と言っていても、中身が伴っていなければ、上司には何が進むのかが伝わりません。

• 分からないまま「わかりました」と言い、あとで聞く。聞き返す機会はあとになるほど切り出しにくくなり、分からないまま進めて違っていた、ということが起きやすくなります。
• 「了解です」は失礼だと決めつけて、言葉だけを直す。言葉を「承知しました」に変えても、返事の中身は変わりません。先に変えるのは、添える1文です。
• 返事を短く済ませるのが礼儀だと思う。返事の短さより、何がいつ進むのかが分かることのほうが、上司にとっては助けになります。
• 逆に、返事を長い説明にする。分かった中身、いつ何をするか、分からない点を、1文ずつにとどめます。説明が長くなりそうなときは、「詳しくは、あとで資料を見ながらお話ししてもよいですか」と分けます。
• 納得していないのに「わかりました」と言う。1on1での提案に引っかかりがあるときは、その場で伝えるほうが、上司も一緒に考えられます。

返事がうまく伝わっているかを振り返る

返事がうまく伝わっているかどうかは、言葉を注意されなかったかではなく、返事のあとの二人のやり取りで振り返ります。1か月ほど意識して返事を変えたあとに、自分に問いかけてみてください。

• 返事をしたあとに、上司から「あれはどうなった」と確認の連絡が来る回数は、以前と比べて変わったでしょうか。
• 机に戻ってから分からなくなって、改めて聞きに行くことは減ったでしょうか。
• 1on1で上司から受けた提案に対して、次に自分が何をするかを、自分の言葉で言えたでしょうか。
• 納得していないことを、「わかりました」で流さずに伝えられたでしょうか。

上司への返事は、言葉のマナーの試験ではなく、仕事を次に進めるための最初の一言です。「了解です」か「わかりました」かで迷う時間を、添える1文を考える時間に使ってみてください。