新任管理職研修では、何を学ぶのか

新任管理職研修の内容：一般的に学ぶ7つの項目

新任管理職研修で学ぶ内容は、会社によって呼び方は違っても、おおむね次の7つの項目に収まります。初めて部下と一緒に仕事をする人に、会社として知っておいてほしいことと身につけてほしいことをまとめた研修です。

7つの項目は、2つに分けて考えることをおすすめします。1つは、会社の決まりとして知っておくことです。役割と責任、労務管理、評価制度、ハラスメント防止は会社が決めていることなので、研修で教えることができます。もう1つは、部下との関わり方です。目標設定、面談、フィードバック、コーチングは相手によって合うやり方が変わるため、研修で型を覚えただけでは身につきません。研修で学んだことを部下との面談で試し、合わなければ変える、という繰り返しの中で身につくものです。

研修を組む人事にとって大事なのは、この2つを同じ教え方にしないことです。会社の決まりは研修で教え切り、部下との関わり方は、研修後の最初の面談で試す課題として出します。

会社の決まりとして、新任管理職研修で教え切ること

役割と責任、労務管理、評価制度、ハラスメント防止の4つは、新任管理職が部下から質問されたときに、その場で答えるか、確認する先を言えるようにしておく項目です。この4つがあいまいなまま部下との面談を始めると、新任管理職は部下の相談に、答えも確認する先も言えない状態になりがちです。

管理職の役割と責任の単元では、仕事の内容の違いよりも、自分の判断で決めてよいことと、上の判断が要ることの境目を具体的に教えてください。新任管理職が最初に迷うのは、「これは自分が決めてよいのか」という点です。経理の月次決算を例にするなら、締めの日程の前倒し、担当の割り振りの変更、残業の指示のうち、課長の判断でできるものはどれか、という具体的な形で示します。

労務管理とハラスメント防止の単元では、管理職が一人で判断してはいけないことを教えます。残業時間の上限、休職の手続き、部下の体調の変化への対応、ハラスメントに当たるかどうかの判断は、管理職が一人で決めるものではありません。就業規則を読み、人事の担当に確認し、体調のことは産業医や医療の専門家につなぐ、という手順そのものを研修で覚えてもらいます。新任管理職が部下に返す言葉も、自分の判断を答えるのではなく、確認する手順を伝える形になります。

部下との関わり方の単元：型を1つ教えない

部下との関わり方の単元で避けたいのは、傾聴やコーチングといった1つの型を、どの部下にも当てはまる正解として教えることです。部下の側の数字を見ると、上司に期待することは1つに決まっていません。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査は、部下の立場で、上司との定期的な面談について尋ねたものです。この調査で、面談で上司に期待すること（5つまで選択）として「話を聞いてほしい」を選んだ人は20.8%でした。「意見を聞きたい」33.6%、「具体的なアドバイスがほしい」32.0%、「一緒に考えてほしい」29.4%のほうが多く、「その時々によって違う」も28.7%です。聞いてもらうことを期待に挙げた人は一部で、上司の考えや関わりを求める答えのほうが多く選ばれています。

研修で傾聴の型だけを教えると、新任管理職は、意見を求められた回にも聞き役を続けがちです。逆に、指示の出し方だけを教えると、聞いてほしい回にも話し続けやすくなります。どちらも、相手の期待を知る前に関わり方を決めてしまう点で同じです。KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、面談での上司の関わり方を1つの型に決めておかないほうがよいと考えています。

関わり方の単元では、型の代わりに次の4つの行動を教え、研修後の最初の面談で試す課題にすることをおすすめします。

1. 面談の最初に、話したいことと上司に期待することを部下に尋ねます。
2. 意見やアドバイスを求められたら、まず部下自身の考えを聞き、そのうえで自分の考えを理由と一緒に具体的に伝えます。
3. 自分が引き受けたこと（確認する、調べる、上に相談する）は、いつまでに返すかを言い、次の面談の最初に報告します。
4. 評価の見通しは期末を待たず、普段の面談で自分の考えとして伝えます。

研修の中では、この4つを、受講者が実際に抱えている仕事で練習します。月次決算の締めの遅れが続いている場面の面談を例にするなら、次のような言い方を声に出して練習してもらいます。

人事から部下の側にも、研修と同じ内容を短く伝えておくと、新任管理職が面談の最初に期待を尋ねたときに、部下が答えやすくなります。

評価の単元：期末のつけ方で終えず、普段の面談で見通しを伝える練習まで

評価の単元を、評価制度の仕組みと期末の評価のつけ方だけで組むと、新任管理職が初めて部下に評価を伝えるのは、半年後の評価面談になります。部下の側の数字では、面談の間隔が長い人ほど、面談で評価の話をしている割合が高くなっています。

KAKEAIの1万人調査では、上司と週1回以上面談している人のうち、面談で人事評価の話をしている人は25.8%でした。半年〜1年に一度の人では67.6%です。一方で、同じ週1回以上の人の中で比べると、評価の話をしている人の成果の実感は50.8%、していない人は39.7%でした。つまり、間隔の短い面談で評価の話をしている人は少ないものの、している人のほうが、面談が成果につながっていると感じている、ということです。

新任管理職研修の評価の単元には、期の途中の面談で評価の見通しを伝える練習を入れることをおすすめします。理由は、普段の面談で基準と見通しが言葉になっていれば、期末の評価面談で部下が初めて自分の評価を知る、という形を避けられるからです。見通しを伝える言い方は、基準を二人で見る、自分の考えとして言う、相手の見方を尋ねる、の3つをセットで練習します。

評価エラー（印象で決める、最近の出来事に引かれる、全員を真ん中にする）の防ぎ方も、同じ考えで教えられます。期末に気をつける項目として教えるより、期の途中で事実を面談で話しておくこととして教えるほうが、新任管理職には使いやすいでしょう。

1on1の単元：制度の説明ではなく、目的を自分の言葉で言う練習

1on1の単元を「月1回30分、会社の制度として行う」という説明から始めると、新任管理職が部下に伝える言葉も、制度の説明にとどまりやすくなります。部下の側の数字を見ると、面談を自分の理由で行っている人と、言われたから行っている人とでは、成果の実感に差があります。

KAKEAIの1万人調査では、面談をしている理由も尋ねています。自分の仕事を進めるため、成長のため、コンディションやモチベーションの維持・向上のためといった自分の理由で面談をしている人では、面談が成果につながっていると感じている人が40.8%でした。会社や上司から言われているため、周りがしているからという理由の人では12.2%です。面談を自分の理由で行っている人のほうが、面談の成果を実感しています。

研修で練習するのは、1on1を何のための時間にしたいのかを、新任管理職が自分の言葉で言うことです。「会社で決まったので」ではなく、部下の仕事を前に進めるための時間だと自分の言葉で伝え、部下の希望も尋ねます。

KAKEAIは、1on1の実施率を管理職の目標にすることをおすすめしません。実施率が目標になると、新任管理職は、行うこと自体を優先しやすくなります。研修の中で、「実施率は見ない。見るのは、面談のあとに仕事が動いたかどうか」と、人事から伝えておくとよいでしょう。

新任管理職研修の効果は、研修後の面談の変化で確かめる

新任管理職研修の効果は、受講率や研修直後の理解度テストではなく、研修のあとの面談で部下との仕事がどう動いたかで見ることをおすすめします。研修の1〜2か月後に、新任管理職本人と人事、または新任管理職とその上司とで、次の点を振り返ってみてください。

• 研修後の最初の面談で、話したいことと上司に期待することを部下に尋ねたでしょうか。尋ねたとき、部下はどう答えたでしょうか。
• 部下から意見を求められた回に、自分の考えを理由と一緒に言えたでしょうか。それとも、聞くだけで終えた回が続いたでしょうか。
• 面談で引き受けたことを、次の面談の最初に報告できたでしょうか。
• 期末を待たずに、評価の見通しを自分の考えとして部下に伝える機会を持てたでしょうか。
• 労務や体調のことで、就業規則と人事に確認してから答えた場面はあったでしょうか。

KAKEAIは、人事が1on1の記録の中身を読んで研修の効果を確かめることもおすすめしません。記録が人事に読まれると分かっている面談では、部下が話す中身が変わると考えられます。効果を見る材料は、記録の中身ではなく、新任管理職本人の振り返りと、部下に匿名で尋ねる「面談のあと、仕事が動いたか」の2つで十分です。