会議の役割分担（司会・書記など）の決め方

会議の役割分担は、係の名前より「誰が決め、誰が実行するか」から決める

会議の役割分担で決めるのは、司会・書記・タイムキーパーといった係の名前だけではありません。会議で決まったことが実行されるまでに必要な役目を、誰が引き受けるかを決めることです。必要な役目は、進める・決める・書く・実行するの4つです。このうち「決める」と「実行する」は、係の一覧から抜け落ちやすいものです。

司会は進める人、決める人は判断する人、と分けて考えると、上司が全部を兼ねなくてよいことが分かります。上司が司会と決める人を兼ねると、進行のための一言が結論のように聞こえやすく、参加者は意見を出しにくくなりがちです。

以下では、営業部の6人で、来期の展示会に何を出すかを決める会議を例にします。

会議の役割の一覧：司会・座長・決める人・書記・参加者の仕事

会議の役割は、名前よりも仕事の中身で覚えておくと、分担を決めやすくなります。

• 司会・進行役（ファシリテーター）：議題を順に出し、発言を促し、話がそれたら戻します。自分の意見を言う役ではなく、出た意見を「事実」「意見」「気になる点」に分けて言い直し、何が決まって何が決まっていないかを区切る役です。
• 座長：会議を取りまとめる責任者のことで、取締役会や委員会など、改まった会議で使われる呼び方です。職場の会議では、司会と決める人を1人で兼ねている形に近いものです。この2つを分けるなら、座長という名前は要りません。
• 決める人：議題について、その場で判断する人です。会議の前に、議題ごとに誰が決めるのかを決めます。決める人が会議にいない議題は、その会議では決定にできません。
• 書記：決まったこと、担当者、期限を、その場で全員に見える形で書く人です。発言を順に書き取る役ではありません。
• タイムキーパー：時間を見る係を独立して置く会議もありますが、司会が兼ねるほうが、進行と時間の判断がずれずに済みます。
• 参加者：意見と気になる点を出す人です。係はなくても、決める人が判断するための材料は、参加者の意見から集まります。

会議の役割分担の決め方：上司が兼ねないための3つの手順

役割分担は、会議の案内を出すときに決め、冒頭で全員の前で確認するのがおすすめです。手順は3つです。

1. 議題ごとに「決める人」を決める

案内を出す前に、議題を見て、それぞれ誰が決めるのかを書きます。上司が決める議題、担当者が決めてよい議題、この会議では決めない議題（情報の共有だけ）に分かれます。

2. 司会を、決める人とは別の人に頼む

決める議題が多い会議ほど、上司は司会を手放すとよいでしょう。司会を頼むときは、何をしてほしいかを具体的に伝えます。

司会を初めて頼む相手には、うまく進まなくても司会の責任ではないことも伝えます。

3. 書記を1人決め、書くものを絞る

書記には、発言の記録ではなく、決まったこと・担当・期限の3つを書くことを頼みます。

冒頭で、全員に役割を伝えます。

書記の役割の決め方：発言ではなく、決まったことを書く

書記の仕事は、決まったことと担当・期限を、会議の最中に全員が見える場所に書くことです。画面に映す、ホワイトボードに書くなど、書いたものがその場で見えていれば、あとで「言った・言わない」の食い違いが起きにくくなります。

書記が負担になりやすいのは、発言をすべて書き取ろうとするときでしょう。書くものを決まったことに絞れば、会議に参加しながら務めやすくなります。

書記が会議の最中に使う言い方の例です。

会議の終わりに、司会が書記の書いたものを読み上げ、全員で確認します。

上司が書記を引き受けるのも1つの方法です。上司が決まったことを自分の手で書くと、何が決まっていないかにも、その場で気づきやすくなります。

会議の役割分担で、やらないほうがよいこと

会議の役割分担で避けたいのは、役割を役職や年次で決めることと、上司が全部を兼ねることです。

• 書記を一番若い人に固定する。書記は雑用ではなく、会議の結果を残す役です。固定された人は意見を出す側に回りにくく、その人の考えが会議に出てきにくくなります。
• 役職の順に役割を決める。司会は、議題の内容に詳しくなくても、進行の仕方を知っていれば務まります。役職と切り離して、やってみたい人に頼むとよいでしょう。
• 上司が司会・決める人・書記を一人で兼ねる。進行しながら判断し、書き取ることは、一人では難しいものです。どれか1つを手放すなら、司会からがよいでしょう。
• 「決める人」を決めずに会議を始める。誰が決めるのかが分からない会議は、意見が出そろっても結論が出ず、「持ち帰って検討」で終わりがちです。
• タイムキーパーだけを独立の係にする。時間を告げる人と進める人が別だと、「あと5分です」と言われても、司会はどの議題を短くするか判断しにくくなります。時間の管理は司会に任せます。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談の困りごと（複数回答）に「会話のメモ等の記録を残す負担」を挙げた人は5.0%でした。「メモ等の実施記録の管理や会話の記憶」を挙げた人は4.4%で、どちらも少数です。また、時間や記録といった実務の困りごとだけがある人では、面談が成果につながっていると感じている人が43.2%、困りごとがない人では37.3%でした。一方、上司との関係の困りごと（信頼できず本音が言えない・上司の姿勢・話が役に立たない）だけがある人では15.6%です。面談では、段取りに困っている人より、上司との関係に困っている人のほうが、成果の実感はずっと低くなっています。

面談についての数字ですが、会議でも、係の決め方のような段取りだけでなく、上司が参加者とどう関わるかに目を向ける意味はあると考えられます。結論を先に言ってしまう、意見が出ても決めない、といった上司の関わり方は、係を決めるだけでは変わりにくいでしょう。役割分担を決めるときは、上司自身がどの役を引き受け、どの役を手放すかから考えてみてください。

逆に、役割を細かく分けすぎて、意見を出すことに集中できる人が少なくなる会議もあります。たとえば6人の会議で係を4つ置くと、6人のうち4人が、係の仕事をしながら意見を出すことになります。司会がタイムキーパーを兼ねる、上司が書記を兼ねるなど、係は少なくするとよいでしょう。

会議の役割分担がうまくいったかを振り返る3つの点

会議の役割分担がうまくいったかどうかは、係が全部埋まったかではなく、会議のあとに決まったことが実行されたかで振り返るとよいでしょう。KAKEAIは、面談のよしあしは、そのあとの行動で見ると考えています。会議も、同じ見方で振り返ることができます。振り返る点は、次の3つです。

• 会議が終わった時点で、決まったこと・担当・期限が、全員の見える場所に書かれていたでしょうか。
• 上司の意見が結論に聞こえてしまい、参加者の意見が出なかった議題はなかったでしょうか。
• 書記や司会を引き受けた人も、自分の意見を出せる進め方になっていたでしょうか。

決まったことが次の会議までに実行されていなければ、係を増やすより先に見直したいことがあります。決まったことごとに誰が決め、誰が担当するのかが、会議の中ではっきりしていたかどうかです。