面談の前日に送るリマインドメールの書き方

面談の前日に送るリマインドメールは、確認と、準備に役立つ1つで書く

面談の前日に送るリマインドメールは、日時と場所の確認に、相手の準備に役立つことを1つ添えて書きます。添えるのは、事前に目を通してほしい資料か、当日の長さや形についての相談のどちらかです。日時の確認だけなら、カレンダーの通知でも足ります。

前日にリマインドを送ると、相手は当日までに準備する時間を持てます。資料を前日に送っておけば、相手は当日までに目を通せます。長さや形を変えたいときも、前日なら相手が予定を組み直せます。

送る人と場面ごとに、書くことを表にまとめました。以下では、営業事務の担当者が、取引先に送る価格改定の案内文を作っている職場を例にします。

部下から上司へ：面談の前日に送るリマインドメールの例文

部下から上司へのリマインドは、「当日はよろしくお願いいたします」の一言に、話したいことと、事前に見てほしい資料を添えます。上司に意見やアドバイスを求めたい回ほど、資料を前日に送っておくと、上司も当日までに目を通せます。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、面談で上司に期待することを、5つまで選択で尋ねています。「具体的なアドバイスがほしい」「意見を聞きたい」「一緒に考えてほしい」のどれかを選んだ人は、59.8%でした。「話を聞いてほしい」だけを選んだ人は3.2%です。上司の意見やアドバイスを期待して面談に臨む人が多いことが分かります。上司にとっても、資料を前もって見ておけると、当日に具体的な意見を言いやすくなります。

報告が中心の回は、そのことを書いておけば十分です。上司から話したいことがあれば聞く、と添えておくと、上司も話題を用意しやすくなります。

相談したいことがまとまっていないときは、まとまっていないことを書いてかまいません。

上司から部下へ：面談の前日に送るリマインドメールの例文

上司から部下へのリマインドは、日時と場所に加えて、準備が要るかどうかを書きます。「準備をしておいてください」とだけ書くと、部下は何を用意すればよいか分からず、指示のように受け取ることもあります。

上司から話したいことがあるときは、その中身も書いておきます。部下も、前日のうちに考えておけます。

資料を見ておいてほしいかを尋ねるときは、部下が当日に具体的な意見を受け取れる、という理由を添えます。

KAKEAIの1万人調査では、面談の困りごと（複数回答）として、「決められた書式やフォーマットへの事前入力など準備の負担」を挙げた人が12.6%いました。この人たちのうち、「面談が成果につながっている」と感じている人は32.8%で、回答者全体の31.9%と並んでいます。準備の負担を挙げた人も、面談の成果の実感は回答者全体と同じくらいです。

面談の準備の負担は、困りごととして挙がるものの1つです。前日のリマインドで新しい準備を頼むのは控え、頼むとしても、すでにある資料に目を通しておくことくらいにとどめることをおすすめします。

KAKEAIは、部下のための時間だからと、面談の議題や日程を部下まかせにすることをおすすめしません。上司と部下の両方が、面談の当事者だからです。上司から話したいことがある回は、上司からリマインドを送るとよいでしょう。

前日のリマインドで、面談の長さや形を相談するとき

面談の長さや形を変えたいときは、前日のリマインドで相談します。当日になって伝えるより、相手が予定を組み直しやすいからです。

「Kakeai AI 1on1」の利用データ（抽出した30万回の1on1の記録）では、1回の1on1の時間の中央値は29.6分でした。1on1を時間の短い順に並べると、真ん中はおよそ30分です。いつもの長さで収まりそうにない回は、前日に長さを相談しておくとよいでしょう。

上司から長さを変えるときも、理由を書きます。

「当日はよろしくお願いします」への返し方

リマインドを受け取ったら、短く返信します。準備を頼まれたときは、いつまでに送るかを書き添えます。

部下から資料が届いたときは、上司も、受け取ったことと、どこを見ておくかを返しておきます。

面談の前日のリマインドメールで避けたいこと

避けたいのは、リマインドが念押しや指示に聞こえることと、リマインドで面談の中身まで済ませてしまうことです。

• 「準備をしておいてください」とだけ書く。何を用意すればよいかが分からず、指示のように受け取られることがあります。準備が要らないなら、要らないと書きます。
• 逆に、リマインドで相談の中身まで書き込む。長い相談を文面で済ませると、面談で話すことがなくなります。リマインドには、何の話で、上司に何を期待するかまでを書きます。
• 新しい準備を前日に頼む。前日に頼めるのは、すでにある資料を見ておくことくらいです。新しく作るものは、もっと前に相談しておきます。
• 毎週の定例にも、毎回長いリマインドを送る。日時が決まっている定例なら、カレンダーの通知で足ります。話したいことがある回だけ、一言送れば十分です。
• リマインドは部下が送るもの、と決めておく。上司から話したいことがある回は、上司から送ります。
• 勤務時間の外に送る。夜遅くや休日に届くと、相手がすぐに返事をしなければと感じることがあります。予約送信を使うのも1つの方法です。

面談の前日のリマインドを、面談のあとに振り返る

リマインドは、文面の丁寧さより、面談の当日に役に立ったかどうかで振り返ってみてください。

• 前日に送った資料を、当日二人で見ながら話せたら、次も、意見がほしい回には資料を前日に送ってみてください。
• リマインドに書いた話から面談を始められたら、次の回のリマインドにも同じ書き方が使えます。
• 長さや形の相談が、相手が予定を組み直しにくい時間に届いてしまったときは、次は、もう少し早い時間に送ります。
• 話したいことがある回に部下からの連絡を待っていたなら、上司の側は、次は自分からリマインドを送ります。

次の面談の前日は、日時の確認に、資料か相談のどちらか1つを添えて送ることから始められます。