ミーティングの目的とゴールの決め方

ミーティングの目的とゴールは、「この会議は要るか」の問いから決める

ミーティングの目的とゴールを決めるときに最初に問うのは、「この会議は要るか」です。会議の目的とは、わざわざ集まる理由のことです。そのため、集まらなくても済む内容であれば、目的を書こうとしても書けません。会議でしかできないことがあるときに、目的とゴールを書いて案内を出しましょう。

会議でしかできないことは、おおむね3つです。複数の人が同時にいて初めて決まること、意見や懸念をその場でぶつけて検討すること、全員が同じ場で聞いて質問できることです。これに当たらないなら、文書やチャット、1on1のほうが早く確実なことが多いでしょう。

以下では、毎月の締めのあとに請求書の発行が3日ほど遅れている問題について、経理と営業事務の担当者4人と課長で、改善の手順を決める会議を例にします。

目的は「なぜ集まるか」、ゴールは「終わったときに何が決まり、誰が何を持ち帰るか」です。この2つを案内に1文ずつ書きます。目的が「情報共有」「認識合わせ」としか書けないときは、会議そのものが要るかを、もう一度考えてみてください。部下から「この会議は必要ですか」と聞かれたときも、同じ問いで答えます。

ミーティングの目的の書き方：なぜ集まるのかを1文で

ミーティングの目的は、「請求書の発行の遅れについて」のような題ではなく、「なぜ集まるか」が分かる1文で書きます。題だけでは、参加者は報告を聞きに行くのか、意見を求められるのか、何かを決めるのかが分かりません。

目的の1文には、その会議で動かしたい仕事と、動かすために集まる理由を入れます。

• 書き直す前：「請求書発行の遅れについて」
• 書き直したあと：「請求書の発行が3日遅れている原因を、経理と営業事務の両方の目で特定し、来月から変える手順を決めるために集まる」

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談をしている一番の理由を尋ねています。「会社や組織の考えや状況を理解するため」と答えた人は15.8%で、この人たちのうち、面談が成果につながっていると感じている人は30.7%でした。一方、「自分の仕事を進めるため」と答えた人は34.5%で、成果の実感は41.2%です。会社の考えや状況を理解することを一番の理由にしている人より、自分の仕事を進めることを一番の理由にしている人のほうが、面談が成果につながっていると感じる割合が高いということです。

面談についての数字ですが、会議の目的を書くときにも、参加者の仕事が前に進むことを中心に置く手がかりになると考えられます。目的の1文に誰の仕事がどう動くのかが入っていれば、参加者は自分が何を求められているのかを、会議の前に知ることができます。

KAKEAIは、上司と部下の面談（1on1）の目的は、仕事と成長を前に進めることだと考えています。話す場を持つこと自体は、目的ではありません。会議についても、集まること自体を目的に書かず、その会議で前に進む仕事を目的に書くことをおすすめします。

ミーティングのゴールの書き方：終わったときに何が決まり、誰が何を持ち帰るか

ミーティングのゴールは、「終わったときに何が決まっているか」と「誰が何を持ち帰るか」の2つで書きます。「決まっていること」だけで止めると、会議のあとに誰も動かないまま、次の会議で同じ話が出がちです。

ゴールの型は3つあります。会議の性質に合わせて、どの型かを先に決めます。

KAKEAIの1万人調査では、上司との面談がそのあとの行動につながるかも尋ねています。「半分くらいの回」か、それより少ないと答えた人は、合わせて60.7%でした。面談で話したことが毎回のように行動につながっている人は4割に満たず、話したことを行動に移すのは、それだけ難しいと言えます。

面談についての数字ですが、会議でも、話したことがそのあとの行動につながるとは限らないと考えられます。ゴールに「誰が何を持ち帰るか」まで書いておくと、会議のあとに誰が何を進めるのかが、参加者の間ではっきりします。「情報共有」「認識合わせ」だけでは、終わったときの状態が書けないため、ゴールとしては使いにくいでしょう。

ゴールが書けない会議は、やめるか、形を変えます。読めば分かる情報は文書で送り、質問が出そうなときだけ、短い時間を取ります。

目的とゴールを参加者に伝える言い方：案内と冒頭の一言

目的とゴールは、案内に書くだけでなく、会議の冒頭で上司が自分の言葉で一度言います。案内を読んでいない人がいることを前提にします。

案内の文の例です。

冒頭の一言の例です。

会議の途中で話が目的からそれたときは、目的の文に戻します。

会議の終わりには、ゴールに届いたかを全員で確かめます。

ゴールに届かなかったときは、届かなかったことと、何が足りなかったかを言葉にします。

ミーティングの目的とゴールの決め方で、やらないほうがよいこと

ミーティングの目的とゴールの決め方で避けたいのは、集まること自体を目的にすることと、個人の事情に関わる話を会議の目的にすることです。

• 「情報共有」「認識合わせ」とだけ、目的やゴールに書く。終わったときの状態が書けないので、会議が成功したかどうかも分かりません。読めば分かる情報は文書にし、質問の時間だけを取ります。
• 定例だから、と目的を決めずに開く。毎週の定例でも、その回の目的とゴールは変わります。目的が書けない回は、その回を取りやめても、仕事が止まらないことが多いものです。
• ゴールを「決まったこと」で止める。誰が何を持ち帰るかまで書かないと、決まったことが動きません。
• 1つの会議にゴールを3つ以上置く。ゴールが多いと、時間内に届かないものが出やすくなります。届かない見込みなら、会議を分けます。
• 個人の評価や個別の事情に関わる話を、会議の目的にする。1人の遅れや、特定の人の働き方に関わる話は、会議ではなく1on1で扱います。本人がほかの参加者の前で事情を話すことになり、本音は出てきにくくなります。

逆に、目的とゴールを細かく決めすぎて、参加者の意見が出る前に結論が見えている会議も避けたいところです。「決める」のゴールでも、案は会議の中で出してもらう余地を残します。

ミーティングの目的とゴールを決めたあとの振り返り方

目的とゴールを決めた会議がうまくいったかどうかは、会議が時間内に終わったかではなく、会議のあとに参加者それぞれの仕事が動いたかで振り返るとよいでしょう。振り返る点は、次の3つです。

• 会議の終わりに、決まったことと持ち帰る作業が、参加者の間で食い違いなく共有されていたでしょうか。
• 持ち帰ったものは、次の会議より前に、それぞれの担当者の手で動いていたでしょうか。
• 目的が書けずに取りやめた会議や、文書に置き換えた会議は、この1か月に1つでもあったでしょうか。

3回続けてゴールに届かない会議があるなら、進め方を直す前に、その会議でしかできないことが本当にあるのかを、参加者と一緒に問い直してみてください。