ミーティングの事前準備では何をするか

ミーティングの事前準備は、資料づくりではなく、情報と人と期待をそろえること

ミーティングの事前準備では、きれいな資料を作ることより、3つのものをそろえることを大事にするとよいでしょう。決めるのに必要な情報、その情報を持っている人と決める人、そして参加者に事前に考えてきてほしいことです。準備に時間をかけたのに会議で何も決まらないときは、資料が足りなかったのかを考える前に、この3つのどれかが欠けていなかったかを見直してみてください。

準備には手間がかかります。それでも、目指すのは準備をなくすことではなく、要らない準備を減らすことです。準備を減らすときは、当日に使われなかったものから減らし、情報・人・期待の3つは残すことをおすすめします。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査で、上司との面談の困りごと（複数回答）に「決められた書式やフォーマットへの事前入力など準備の負担」を挙げた人は12.6%でした。この人たちのうち、面談が成果につながっていると感じている人は32.8%で、回答者全体の31.9%とほぼ同じです。準備を負担に感じている人の中にも、面談の成果を感じている人が、全体と同じくらいの割合でいるということです。

面談についての数字ですが、会議でも準備の負担とその場が役に立つかどうかは、別のことと考えられます。

以下では、企画課（8人）が、会社の規程の範囲で、課の在宅勤務の曜日のルールを決める会議（45分）を例にします。

ミーティングの事前準備の一覧：何を、いつまでに用意するか

ミーティングの事前準備で用意するものを、順番と期限の目安とともに表にまとめました。上から順に決めると、あとの項目が決めやすくなります。

表の前半（終わったときの状態、情報、決める人）は、会議の中身に関わる準備です。後半（日程・資料・連絡・機材）は、会議を滞りなく行うための準備です。前半が決まっていないまま後半だけを整えると、時間通りに始まって、何も決まらずに終わる会議になりがちです。

資料は、人事の規程や他の課の運用のように、参加者が同じ事実を見るためのものに絞ります。上司の案を説明する資料は要りません。案は、会議の中で口頭で出せます。

資料づくりを部下に頼むときは、何のための資料かと、どこまでで十分かを伝えます。

参加者に事前に伝えること：何を考えてきてほしいかを1行で

事前準備の中でも、参加者に何を考えてきてほしいかを一言伝えておくことは、資料をそろえる以上に会議の中身に関わります。参加者が「自分は何を考えてくればよいか」を知って席に着けば、会議は最初の発言から本題に入れます。伝えるのは、議題と、議題ごとに考えてきてほしいことの2つで、1行ずつで足ります。

情報を持っている人には、会議の前に、情報だけを共有してもらえるかを頼みます。頼むときは、何のために要るのかを添えます。

決める権限が自分にないときは、会議の前に確認し、確認できなければ会議の目的を変えます。

準備が間に合わなかったときは、会議の最初にそのことを伝え、目的をその場で変えます。足りないまま決めようとするより、決められる範囲まで進めたほうが、次の会議を短くしやすくなります。

上司自身の準備：自分の考えと制約を、先に言える形にしておく

会議を主催する上司の準備には、自分の考えと、自分だけが知っている制約を、会議の早い段階で言える形にしておくことも含まれます。上司が自分の考えや制約を伏せたまま進めると、参加者は、あとで制約に合わないと分かる案に時間を使うことになりがちです。ただし、考えを言うことと、自分の案で決めることは別です。言ったあとに、参加者の意見を聞く時間を残します。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、万能のやり方はなく、型や手順を守ることは目的ではないと考えています。この一覧も、どの会議にもそのまま当てはまる型ではありません。情報を共有するだけの短い会議なら、表の半分は要りません。何を決める会議かを先に決めて、要る準備だけを選んでください。

上司自身の準備として、会議の最初に言う一言と、最後に確認する一言も用意しておきます。最初の一言は、会議の目的と、参加者に事前に伝えたことの確認です。

最後の一言は、決まったことと、決まらなかったことの確認です。

ミーティングの事前準備で、避けたいこと

ミーティングの事前準備で避けたいのは、準備の量を増やして会議の中身が変わらないことと、準備をなくして会議が決まらなくなることの両方です。次の5つは、よく見かける準備の仕方ですが、おすすめしません。

• 上司の案を説明する資料を作り込む。資料を作り込むと、会議が上司の案を説明する場になりがちです。資料は参加者が同じ事実を見るためのものに絞り、上司の案は口頭で出します。
• 参加者に、資料を全部読んでくることを求める。読む量が多いと、読まずに来る人が増えがちです。読んでおくものは10分ほどで読める量にし、考えてきてほしいことは1行で伝えます。
• 日程と場所だけを決めて、何を決める会議かを決めない。始まりは時間通りでも、何も決まらずに終わりやすくなります。終わったときに決まっていることを一文で書くのが、準備の最初の項目です。
• 決める権限がある人の了解を取らずに、決める会議にする。会議で決めたことが、あとで覆ることがあります。了解が取れないときは、案を絞る会議に目的を変えます。
• 準備を一人で全部抱える。情報を持っている人に、情報の共有を頼んでかまいません。頼むときは、何のために要るのかを添えます。

逆に、準備が負担だからといって、準備なしで集まるのも避けたいところです。何も伝えずに集まると、会議の前半が、何の話かを全員に説明する時間になりがちです。情報・人・期待の3つだけは、どの会議でも準備してください。

ミーティングの事前準備が役に立ったかの振り返り方

ミーティングの事前準備が役に立ったかどうかは、準備に何時間かけたかではなく、準備したものが当日に使われたかと、会議が目的の状態で終わったかで振り返るとよいでしょう。振り返る点は、次の4つです。

• 会議の最初の発言から本題に入れたでしょうか。それとも、前半が、何の話かを説明する時間になっていたでしょうか。
• 事前に送った資料や、考えてきてほしいと伝えたことは、会議の中で実際に使われたでしょうか。使われなかった準備は、次回から減らせます。
• 決めるのに必要な情報と、決める権限が、会議の場にそろっていたでしょうか。「持ち帰って確認します」で終わった議題はなかったでしょうか。
• 上司自身の考えと制約を、会議の早い段階で言えたでしょうか。言ったあとに、参加者の意見を聞く時間は残っていたでしょうか。

準備したものの多くが会議で使われていないときは、準備の量を増やすより、情報・人・期待の3つに絞って、使われなかった準備を次回から外してみてください。