議事録の書き方と記録の残し方

議事録は、何が話されたかではなく、何が決まったかを残す記録

議事録は、会議で何が話されたかを書き留める文書ではなく、何が決まったかを残す文書です。誰が何をいつまでにするのか、何が決まらず何が足りないのかまでを書きます。読む人は、その場にいなかった人と、1か月後に前回の内容を思い出せなくなった出席者自身です。この2種類の読み手が議事録だけで内容を理解できるかどうかが、よい議事録の条件になります。

発言を時系列で全部書いた議事録は、書く人の負担が大きいうえに、読む人も「結局どうなったのか」を探さなければなりません。会議に出ていた人が議事録を読み返すのは、決めたことと自分の担当を確認したいときです。出ていなかった人が知りたいのも、自分に関わる決定と、何か頼まれていないかです。どちらにとっても、要るのは決定の記録です。

面談についての数字ですが、KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談で困っていること（複数回答）を尋ねています。「上司が以前会話したことを覚えていない」を挙げた人は6.2%でした。この人たちのうち、面談が成果につながっていると感じている人は26.4%で、回答者全体の31.9%を下回っています。つまり、上司が前の会話を覚えていないと感じている人では、面談が成果につながっていると感じる人の割合が全体より低いということです。

この調査は会議や記録について尋ねていません。ただ、前回に何を話したかを互いに覚えていないまま始まる会議でも、話したことは次につながりにくいと、このページでは考えています。参加者が多く議題も多い会議ほど、前回の話は記憶から消えやすいでしょう。同じ議題を毎回最初から話している会議では、前回の記録が残っているか、残っていても読まれているかを、まず見直してみてください。

以下では、カスタマーサポート課が問い合わせ対応の手順を見直す会議を例にします。議事録の項目と書く手順を先に、報告書への書き直し方をあとに書きます。

議事録の書き方：6つの項目と、書く順番

議事録の項目は、会議の目的、決まったこと、担当と期限、決まらなかったことと足りないもの、共有された情報、次回の予定の6つです。決まったことを先頭に置き、経緯や発言は、決定の理由として要るものだけを添えます。

「決まらなかったこと」の項目は、省かれやすいのですが、6つの中で特に大事なものです。決まらなかった事実と、決めるために足りないものが書かれていれば、次回の会議はそこから始められます。書かれていなければ、次回も同じ議題を最初から話すことになりがちです。

発言者の名前は、担当と期限のところにだけ書きます。「○○さんが反対した」「△△さんから意見があった」のような、誰が何を言ったかの記録は、読む人が決定を理解するのに必要なときだけ残してください。議事録が発言の記録になると、会議の場で正直な意見が出にくくなりがちです。

議事録を書く手順：会議の前、会議中、会議のあと、次回の冒頭

議事録は、会議のあとに書き始めるものではありません。会議の前に型を用意し、会議中に埋めて当日中に送り、次回の冒頭で読むまでが1つの流れです。会議中に書くほうが、あとで思い出して書くより手間が少なく、記憶違いも起きにくくなります。

会議の前：型を用意し、議題ごとに「決めること」の欄を作る

6つの項目を並べた型を用意し、議題ごとに「この議題で決めること」を先に書き込んでおきます。司会と議事録を書く人が別のときは、会議の前に、何を決める会議なのかを一言で合わせておくと、書く人が迷いません。

会議中：決まったことをその場で書き、全員で確認する

決まったと思った時点で、議事録に書く文をその場で声に出し、全員で確認します。画面を共有するか、ホワイトボードに書くと、全員が同じ文を見ながら直せます。書く人が決定の内容に迷ったときは、あとで推測して書かず、その場で聞きます。

司会をする上司の側からも、議事録に残す文を言葉にして確認します。

決まらなかったことを言葉にするのは、司会の役目です。何となく次の議題に移ると、議事録には「検討した」としか書けなくなります。

会議のあと：当日中に送る

議事録は、きれいに仕上げるより、当日中に送ることを優先してください。会議中に書いていれば、送るまでの作業は、誤字の確認と、担当と期限の見直しだけです。送るときの一言に、各自の担当を添えると、議事録を開かない人にも伝わります。

議事録を受け取った上司も、送られた日のうちに読み、自分の言ったつもりの内容と違うところがあれば、理由と一緒に伝えます。自分の言い方があいまいだったために食い違ったときは、そのことも添えるとよいでしょう。

次回の冒頭：前回の議事録を読んでから始める

次回の会議は、前回の議事録の「担当と期限」と「決まらなかったことと足りないもの」を読むことから始めます。動いたものと、動いていないものを確認してから新しい議題に入ると、議事録が「書いて終わり」の文書になりません。

書く人と、会議を主催する上司で、それぞれ気をつけること

議事録は書く人だけの仕事ではなく、会議を主催する上司にも役割があります。立場ごとに気をつけたいことを表にまとめました。

上司が議事録を部下に任せるときは、最初の数回は、送る前に二人で中身を見ることをおすすめします。会議に出ていなかった人は、議事録に書かれた決定だけを頼りに動きます。あいまいな決定が書かれていれば、あいまいなまま伝わります。

ミーティングの報告書の書き方：出席しなかった人に読まれる文書

会議の報告書は、出席しなかった上司や他部署の人に向けて書く文書で、議事録とは順番を変えます。報告書の読み手が知りたいのは、自分が判断すべきことがあるか、自分の仕事に影響する決定があるか、の2つです。

報告書は、次の順番で書くと、読み手が最初の数行で自分に関わることを読み取れます。

1. 判断してほしいこと、承認してほしいことがあれば、先頭に書きます（例：新しい返信期限を、お客様向けのサイトにも載せてよいか）。
2. 決まったことと、その理由を書きます。
3. 決まらなかったことと、足りないもの、いつ決まる見込みかを書きます。
4. 経緯は、決定を理解するのに必要な分だけ、短く書きます。
5. 次回の予定と、報告先に関わる担当があれば書きます。

「〜について議論した」「〜を検討する」で終わる報告書は、読んだ人が次に何をすればよいのか分かりません。決まらなかったことは、決まらなかった事実と、足りないものと、いつ決まるのかの3つを書きます。

上司に口頭で報告するときも、同じ順番が使えます。

議事録と記録の残し方で、避けたいこと

議事録で避けたいのは、書く手間ばかりが増えて、決めたことが動く助けにならないことです。次の5つは、よく見かける書き方ですが、おすすめしません。

• 発言を時系列で全部書く。書く人は会議中に会話に参加できず、読む人は決定を探すことになります。発言は、決定の理由として要るものだけを残します。
• 翌日以降にきれいに仕上げて送る。時間がたつほど記憶は薄れ、担当になった人の着手も遅れます。当日中に、6つの項目が埋まった状態で送ることを優先しましょう。
• 録音や文字起こしをそのまま議事録にする。文字起こしは、議事録を書くときの材料としては役に立ちますが、決まったことが先頭に来る形には、人が直す必要があります。会話の全文を共有すると、会議の場で意見が出にくくなることもあります。
• 担当者の名前と期限を書かない。「営業部に連絡する」とだけ書かれた決定では、誰も動けません。人の名前と日付まで書きます。
• 決まらなかったことを書かない。決まったことだけが並ぶ議事録では、次回に何から始めればよいのかが分かりません。

逆に、記録を正確に残すことに力が入りすぎて、会議中の会話が止まるのも避けたいところです。議事録のために会議があるのではないので、書き終わるまで全員が待つ時間が何度もあるなら、書く項目を減らすか、画面共有で全員が同時に見られる形に変えてみてください。

議事録と記録が役に立っているかを、どこで見るか

議事録が役に立っているかどうかは、見やすく整っているかではなく、決めたことがそのあと動いたかで振り返るとよいでしょう。

面談についての数字ですが、KAKEAIの1万人調査では、上司との面談が「毎回」その後の行動につながっていると答えた人は9.4%でした。この人たちのうち、面談が成果につながっていると感じている人は75.5%です。つまり、話したことが毎回行動につながっている人は成果の実感が高いものの、そうなっている人は1割に届かないということです。

この調査は会議について尋ねていません。ただ、会議で決めたことも、話して終わりでは成果につながりにくいと、このページでは考えています。そのため、議事録の振り返りでは、担当と期限が書かれたことのうち、次回までに動いたものがいくつあったかを見ることを勧めます。

振り返る点は、次の3つです。

• 次回の冒頭で前回の議事録を読んだとき、担当と期限が書かれたもののうち、動いていたものはいくつあったでしょうか。
• 前回決まったことが、次回に最初から蒸し返されることはなかったでしょうか。蒸し返されたなら、決定の理由が議事録に残っていたでしょうか。
• 出席しなかった人が、議事録だけを読んで、追加の質問なしに内容を理解できたでしょうか。

1つ目で動いていたものが半分に届かないときは、議事録の書き方より先に、担当と期限が会議中に全員の前で確認されていたかを見直してみてください。