会議のレジュメの作り方とテンプレート

会議のレジュメとは何か：議題の一覧ではなく、参加者が会議の前に読む1枚

会議のレジュメは、議題を並べた一覧ではなく、参加者が会議の前に読んで、その会議で自分に何が求められているかが分かる1枚の文書です。レジュメ（レジメ）という言葉は、会議の要点を1枚にまとめた配布資料という意味で使われています。中心になるのは、会議の目的と議題に加えて、議題ごとに参加者にしてほしいことと、決まったことを書き込む欄です。体裁の立派さは要りません。

レジュメが読まれるのは、会議の前、会議中、会議のあとの3回です。会議の前には、参加者が、自分は何を用意して行けばよいかを知るために読みます。会議中は、今どの議題の時間かを全員で確認するために見ます。会議のあとは、決まったことを書き足して、議事録の下書きにします。3回とも同じ1枚で済むように作ると、資料が増えません。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談で、上司に一番期待することを尋ねています。「期待していることは特にない」を選んだ人は15.6%で、この人たちのうち、面談が成果につながっていると感じている人は8.4%でした。「具体的なアドバイスがほしい」「意見を聞きたい」など、上司に期待することがある人では39.3%です。面談で上司に期待することがある人のほうが、成果を感じている割合がずっと高いという結果です。面談についての数字ですが、会議に当てはめると、その会議に何を期待するのかが参加者にはっきりしているほうが、会議が役に立ったと感じやすいと考えられます。

レジュメでは、議題を知らせることよりも、参加者一人ひとりに「この会議で○○さんにお願いしたいのはこれです」と事前に伝えることを、一番の役目にするとよいでしょう。議題の一覧だけでは、参加者は何を用意して臨めばよいかが分かりにくいからです。

以下では、経理課が月の初めに行う、月次の締めの定例ミーティングを例にします。

会議のレジュメの作り方：項目の例と書き方

会議のレジュメの項目は、次の7つで足ります。配布するテンプレートの形は会社や会議によって変わるので、ここでは項目と書き方の例を表で示します。表の例の列を自分の会議の内容に置き換えれば、そのままレジュメになります。

7つのうち、省かれやすいのに大事なのは「議題ごとに、参加者にしてほしいこと」と「前回決めたことの状況」の2つです。してほしいことが書かれていれば、参加者は何を考えて来ればよいかが分かります。前回決めたことの状況が書かれていれば、会議を前回の続きから始められます。

議題の書き方は、「締めについて」のような題ではなく、「5月分の締めの日程と担当を決める」のように、何をするのかが分かる文にしてください。題だけの議題を読んでも、参加者は準備ができません。

レジュメは1枚にとどめます。発表する人が話す内容を全部書き込むと、レジュメではなく原稿になり、会議が読み合わせで終わりがちです。説明が長く要る議題は、別の資料を「事前に読んでおくもの」に挙げ、レジュメには要点だけを書くとよいでしょう。

会議のレジュメを作る手順：前日までに送り、会議の最初と最後に使う

レジュメは、作って配るだけでは役に立ちません。前日までに送り、会議の最初に目的を読み、最後に決まったことを書き足すまでが1つの流れです。手順は次の5つです。

1. 会議の目的を一文で書きます。一文で書けないときは、議題が多すぎないか、何を決める会議なのかが決まっているかを見直してみてください。
2. 議題を3つまでに絞り、それぞれに時間と「参加者にしてほしいこと」を書きます。
3. 事前に読んでおくものを決め、読む場所を書きます。読んでおくものは、合わせて10分ほどで読める量にします。
4. 前日までに参加者に送ります。送るときの一言に、各自にしてほしいことを添えます。
5. 会議の最初に目的を読み、最後に「決まったこと・担当・期限」の欄を全員で埋めます。

会議を主催する上司がレジュメを送るときは、参加者がレジュメを開かなくても、自分に何が求められているかが分かる一言を添えるとよいでしょう。

会議の最初には、レジュメの目的の欄を声に出して読みます。

最後には、決まったことの欄を、担当になった人を含めて全員で埋めます。

レジュメを作る役を部下に頼むときは、何を決める会議かを先に伝えてから頼むとよいでしょう。目的が分からないままでは、誰が書いても議題の題を並べるだけになりがちです。

部下が会議のレジュメの作成を頼まれたとき：何を確かめてから書くか

部下の立場でレジュメの作成を頼まれたときは、書き始める前に2つのことを頼んだ上司に確かめてください。何の会議なのかと、終わったときに何が決まっていればよいのかです。この2つが分かれば、議題と「参加者にしてほしいこと」は自分で書けます。分からないまま書くと、議題の題を並べるだけになりやすく、書き直しも増えがちです。

書いたレジュメは、送る前に上司に見てもらいます。見てもらうのは、体裁ではなく、議題ごとの「してほしいこと」が上司の考えと合っているかです。

参加者としてレジュメを受け取ったときは、自分に求められていることを前日までに読み、分からなければ主催する人に聞いてかまいません。

会議のレジュメで避けたいこと

会議のレジュメで避けたいのは、作ること自体が目的になり、参加者が事前に読まなくなることです。次の5つは、よく見かける書き方ですが、おすすめしません。

• 議題の題だけを並べる。「締めについて」「請求書について」と書かれても、参加者は何を考えて行けばよいか分かりません。何をするのかが分かる文にします。
• 話す内容を全部書き込む。レジュメが原稿になると、会議は読み合わせになり、意見が出る時間がなくなります。要点だけを書き、詳しい資料は別に添えます。
• 立派なテンプレートを埋めることを目標にする。項目が多いテンプレートは、埋めるのに時間がかかり、空欄が目立つと読まれにくくなります。項目は7つまでで十分です。
• 当日に配る。当日に配ると、参加者は会議の時間を使ってレジュメを読むことになり、意見を用意して臨めません。前日までに送ります。
• 全部の項目を話し終えたかで、会議のよしあしを見る。KAKEAIは、話せたか・実施したか・回数で面談のよしあしを見ることをおすすめしません。会議のレジュメも同じで、項目を全部消化できても、決まったことが動かなければ、役に立ったとは言えません。

逆に、レジュメ通りに進めることにこだわりすぎるのも避けたいところです。会議の中で、目的に関わる大事な話が出たら、議題の順番を変えてかまいません。変えるときは、「議題2を先にします」と声に出して、全員が今どこにいるかを分かるようにします。

会議のレジュメが役に立ったかどうかの振り返り方

会議のレジュメが役に立ったかどうかは、見やすく整っていたかではなく、参加者が事前に読んで準備できる1枚になっていたか、終わったあとに決まったことが残ったかで振り返るとよいでしょう。振り返る点は、次の3つです。

• 会議が始まる時点で、「事前に読んでおくもの」は参加者に読まれていたでしょうか。読まれていなかったなら、送る時期が遅かったか、量が多かったかを見直します。
• 議題ごとに、「参加者にしてほしいこと」に書いた形で話し合いが進んだでしょうか。進まなかった議題では、「参加者にしてほしいこと」が、参加者に伝わる書き方になっていたかを見直します。
• 会議の終わりに、「決まったこと・担当・期限」の欄が、全員の前で埋まったでしょうか。

「参加者にしてほしいこと」に書いた形で話し合いが進まない議題が続くときは、レジュメの体裁より先に見直したいことがあります。その議題で参加者に何を求めているのかを、主催する人自身が言葉にできているでしょうか。