会議の司会・進行役（ファシリテーター）の役割とコツ

会議の司会・進行役（ファシリテーター）の役割は、決めるために要るものをそろえること

会議の司会・進行役（ファシリテーター）の役割は、時間を守ることや最後にまとめることではなく、決めるために要る情報・意見・懸念を、その場に出しそろえることです。進行役に求められるのは、話やまとめのうまさより、参加者の発言を分けて言い直し、何が分かれているのかを見えるようにすることです。

進行役の役割は、次の4つに分けると引き受けやすくなります。

面談についての数字ですが、KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談が行動につながらない人に、その理由を尋ねています（5つまで選択）。「ありたい状態が定まっていない」を挙げた人は16.3%でした。つまり、面談が行動につながっていない人の理由として、どうなっていればよいかが定まっていないことは、「その時々によって違う」「特にない」に次いで多く挙がっているということです。

会議について調査は尋ねていません。ただ、終わったときにどうなっていればよいかが参加者に共有されていない会議では、話は出ても決めたことが残りにくいと、このページでは考えています。そのため、進行役が最初にすることとして、会議が終わったときの状態を一文で言うことを勧めます。

以下では、配送の遅れが続いているお客様への対応方針を決める営業課の会議を例にします。進行役のコツを先に、上司が進行役を兼ねるときと部下に任せるときの注意をあとに書きます。

会議の進行役のコツ：発言を言い直して、事実・意見・懸念に分ける

進行役のコツの中心は、参加者の発言を、事実・意見・懸念に分けて言い直すことです。会議で話が進まなくなるときは、事実と意見と懸念が1つの発言の中に混ざったまま、次の人が別の部分に反応している場合が多いようです。進行役が分けて言い直すと、参加者は同じ部分について話せるようになります。

言い直しの例

言い直すときは、進行役の解釈を足さず、本人に合っているかを尋ねます。言い直しが違っていたら、本人が直せます。

問いは1つずつ出す

「原因は何で、いつまでに直せて、お客様にどう伝えますか」のように問いを3つ重ねると、答える人は最後の問いにだけ答えがちです。問いは1つずつ出し、答えがそろってから次に移ります。

沈黙を、考える時間として使う

問いを出したあとの沈黙は、進行役が埋めなくてよいものです。1分ほど待つと先に言っておくと、参加者は落ち着いて考えられます。

残り時間を伝える

時間を守る役目は、時計を見て急かすことではなく、残り時間を全員に見える形にすることです。残り時間が分かれば、参加者は自分で話の長さを調整できます。

上司が会議の司会・進行役を兼ねるときのコツ

上司が進行役を兼ねる会議では、上司の意見がそのまま決定になりやすいことと、進行役の立場で意見を言うと参加者が反対しにくいことに気を配ります。中立に徹して意見を言わないのも、進行役の立場のまま意見を言うのも、どちらもおすすめしません。

意見は「一参加者として」と断って、早めに出す

上司の意見や、上司しか知らない制約は、検討の早い段階で出すほうが、参加者が通らない案に時間を使わずに済みます。ただし、進行役の立場のまま言うと、まとめとして受け取られやすくなります。「進行役としてではなく、一参加者として」と断ってから言い、言ったあとは反対を求めてください。

決める人が自分なら、決める前に全員の懸念を聞く

対応方針を最終的に決めるのが上司自身である会議では、決める前に、全員から懸念を1つずつ聞きます。決めたあとに懸念が出てくると、決定をやり直すか、懸念を持った人が言わずに抱えたまま進めるか、になりがちだからです。

上司が話す時間を、進行役の仕事で埋めない

上司が進行役を兼ねると、言い直しも問いもまとめも上司の声になり、会議の半分以上を上司が話していることがあります。言い直しは短くし、分かれている点を書き出す役を参加者に頼むのも1つの方法です。

部下に会議の司会・進行役を任せるときのコツ

部下に進行役を任せるときは、任せる範囲を先に伝え、会議中は上司も一参加者として振る舞い、会議のあとに1on1で振り返ります。進行役を任せることは、部下にとって、会議全体を見る立場を経験する機会になります。ただし、任せる範囲があいまいだと、部下は進行しながら上司の顔色を見ることになります。

任せる範囲を先に伝える

進行だけを任せるのか、決定まで任せるのかを、会議の前に伝えます。決定は上司が引き受ける場合も、そのことを参加者の前で言っておくと、部下は進行に集中できます。

会議の最初に、上司から参加者に一言伝えます。

会議中は、参加者として手を挙げて発言する

上司が途中で進行を引き取ると、部下は次から進行役を引き受けにくくなるでしょう。言いたいことがあるときは、参加者として手を挙げ、進行役の許可を待ってください。進行が止まったときも、答えを出すのではなく、進行役に尋ねる形で助けます。

会議のあとに、1on1で振り返る

会議のあとの1on1で、進行役を務めた部下と一緒に振り返ります。上司が採点するのではなく、本人がどう感じたかを先に聞き、上司が気づいたことを添えます。

会議の司会・進行役が陥りやすいこと

進行役が陥りやすいのは、進行の形を整えることに力が入り、決めるために要るものがそろわないまま会議が終わることです。次の5つは、よくある形です。

• 発言をその場で自分の言葉で要約して、次に進む。進行役の要約が本人の言いたいことと違っていても、本人は言い直しにくいものです。要約ではなく、分けて言い直し、本人に合っているかを尋ねます。
• 時間管理だけを進行役の仕事と考える。時間通りに終わっても、決まったことが残らなければ、会議をもう一度開くことになります。
• 中立に徹して、自分の考えや知っている制約を言わない。進行役が制約を伏せると、参加者は通らない案に時間を使ってしまいます。一参加者として断って言えば、中立の立場と両立できます。
• 逆に、進行役の立場で自分の案に誘導する。問いの出し方や言い直しで自分の案に寄せると、参加者は気づきます。決まったことにも、参加者は納得しにくくなります。
• 進行の型（フレームワーク）を守ることが目的になる。型は、何を決める会議かが決まったあとで、時間の配分や議題の並べ方を考える道具です。型通りに進めても決まらない会議は、型の前に、終わったときの状態が定まっていないことが多いようです。

会議の進行がうまくいったかを、どこで見るか

会議の進行がうまくいったかどうかは、会議のあとの「よい会議だった」という声ではなく、決めたことが動いたかと、決めたあとに懸念が出てこなかったかで振り返るとよいでしょう。

1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」の利用データ（抽出した30万回の1on1の記録）で、1on1のあとに部下が送る「すっきり度」（0〜5の6段階の点）を見ました。初めの値の3から点を動かして送った回のうち、4以上は99.0%でした。つまり、点を動かして送った回では、低い点はほとんど付かないということです。点が高いことだけを、うまくいった印にはしにくいと言えます。

この記録は1on1のものですが、会議のあとにその場で聞く「よい会議でしたね」という感想も、よい側に寄りやすいと、このページでは考えています。その声を進行のよしあしの物差しにするより、決めたことが動いたかで振り返ることをおすすめします。

振り返る点は、次の4つです。

• 会議の最初に言った「終わったときの状態」に、会議の終わりで届いていたでしょうか。届かなかったなら、何が足りなかったのかを会議の中で言葉にできていたでしょうか。
• 決めたあとに、会議の外から懸念や反対が出てこなかったでしょうか。
• 上司が進行役を兼ねた会議で、上司以外の人の発言が、会議の半分以上を占めていたでしょうか。
• 部下に進行を任せた会議で、上司は途中で進行を引き取らずに終えられたでしょうか。

1つ目で届かないことが続くなら、進行のコツより先に、会議の最初に言う一文が、参加者にとって具体的だったかを見直してみてください。「対応について話す」ではなく、「対応方針を1つ決める」と言えていたかどうかです。