ミーティングが嫌い・苦手で出たくないとき

ミーティングが嫌い・苦手な気持ちを、3つに分けて考える

ミーティングが嫌い・苦手・出たくないという気持ちは、本人の性格や協調性の問題というより、中身の違う3つの理由のどれかから来ていることが多いようです。「めんどくさい」「だるい」と一言で感じていても、分けてみると、対処は3つとも違います。

どれに当たるかは、「会議の前日に、何を考えると気が重くなるか」で見分けられます。「また2時間、聞くだけか」と思うなら1つ目、「何か聞かれたらどうしよう」なら2つ目、「あの人がいる」なら3つ目です。2つ以上が重なっていることもあります。

以下では、お客様からの問い合わせに対応するチームの、月に1回、2時間の報告会を例にします。各担当が今月の対応件数と気になった問い合わせを順に報告し、最後に上司が全体の話をします。

出ても自分の仕事が動かないミーティングが憂鬱なとき：持ち帰るものを1つ決める

出ても自分の仕事が何も動かない会議が憂鬱なのは、気持ちの弱さではありません。時間を使っても何も返ってこない場では、誰でも疲れを感じやすいものです。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談がそのあとの行動につながっているかを尋ねています。「ほぼそうなっていない」と答えた人は13.5%、「全くそうなっていない」と答えた人は6.3%でした。この人たちのうち、面談が成果につながっていると感じている人は、それぞれ7.5%と6.0%で、回答者全体の31.9%を大きく下回ります。行動につながっていない面談では、成果を感じている人がごく少ないということです。

1対1の面談についての数字で、会議については尋ねていませんが、出ても自分の仕事が動かない会議でも、同じように得るものを感じにくいと考えられます。そのため、「前向きに参加しよう」と気持ちを変えるより、その会議から自分が持ち帰るものを、出る前に1つ決めることをおすすめします。

部下の立場でできること

持ち帰るものは、大きなものでなくてかまいません。たとえば、「ほかの担当の問い合わせの対処から、自分の案件で使えるものを1つ持ち帰る」と決めておきます。

聞くだけで終わる会議なら、質問を1つする、と決めるのも1つの方法です。質問は、自分の仕事に関わることで十分です。

持ち帰るものがどうしても見つからない会議は、出る必要があるのかを上司に相談するのも1つの方法です。相談は、ほかの参加者のいない1on1が向いています。

上司の立場でできること

上司が自分の上司の会議に出て同じ気の重さを感じるなら、対処は部下の立場と同じです。自分が開いている会議が部下にとって「出ても動かない会議」になっていそうなら、報告の時間を減らし、決めることや意見を聞くことに時間を回すとよいでしょう。

何を求められているか分からず、ミーティングが怖い・苦手なとき

何を求められているか分からない会議が怖いのは、答えを持っていないからというより、何について、どこまで答えればよいかが分からないからかもしれません。「何かありますか」と急に問われると、何をどの角度から言えばよいかを、答える人がすべて自分で考えなければなりません。

部下の立場では、会議の前に自分の出番を1つ決めて、準備した一言を持って入ると、怖さが和らぎやすくなります。出番は、報告でも質問でも、気になった点の1つでも、どれでもかまいません。

急に意見を求められて答えが浮かばないときは、分からないことを、そのまま言ってかまいません。

上司の立場では、意見を求めるときに、何をどの角度から言ってほしいかを添えます。「○○さんはどう思いますか」とだけ聞かれると、答える人は、何について話せばよいかを一から考えることになります。

会議でうまく話せないことそのものへの対処には、ここでは深く触れません。紹介したのは、何を話せばよいか分からない怖さで会議が憂鬱になっているときに、出番を先に決めておく方法です。

人との関係で、ミーティングに出るのが気が重いとき

人との関係で会議に出るのが気が重いときは、会議の進め方を変えるだけでは軽くなりにくいものです。まずは、誰の、どんな言動がつらいのかを、自分の中で整理するとよいでしょう。

特定の人が話し続けて時間が長くなる、意見を言うと否定される、といったことが理由なら、それは会議の進め方の問題でもあります。部下の立場では、1on1で上司に伝えることができます。

上司の立場では、自分が否定の多い司会になっていないかを振り返ることをおすすめします。意見が出たら、まず内容を受け取り、気になる点は理由と一緒に伝えます。

ある人の言動によって会議の前に動悸がする、眠れないといった状態が続くなら、一人で抱えずに、信頼できる上司や人事の担当に相談してください。言動がハラスメントに当たるかどうかは、このページでは判断できません。会社の相談窓口や人事の担当に確かめてください。心身の不調が続くときは、産業医や医療の専門家に相談することをおすすめします。

上司の立場で：自分が開くミーティングが、部下の嫌いな会議になっていないか

上司の立場でこのページを読んでいる方には、自分が苦手な会議への対処と合わせて、自分が開いている会議が、部下にとって3つの理由のどれかに当たっていないかを振り返ることをおすすめします。

KAKEAIの1万人調査では、上司との面談の困りごと（複数回答）に「やらされ感・義務感での実施」を挙げた人は14.7%でした。この人たちのうち、面談が成果につながっていると感じている人は13.1%で、回答者全体の31.9%を大きく下回っています。義務感を抱えて受けている面談では、成果を実感している人が少ないということです。会議についての数字ではありませんが、自分が開く会議に、義務感だけで出ている人がいないかに気を配るとよいでしょう。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、上司と部下の面談（1on1）の目的は、仕事と成長を前に進めることだと考えています。話す場を持つこと自体は、目的ではありません。会議についても、集まること自体を目的にせず、その2時間で誰の仕事が前に進むのかを問い直してみてください。

部下が会議を嫌がっている様子に気づいたときは、態度を注意するより、1on1で会議の感じ方を聞くのがよいでしょう。

聞いた話をもとに、会議の組み立てを変えたときは、その人に変えたことを伝えます。

ミーティングへの苦手意識が和らいだかどうかの振り返り方

ミーティングへの苦手意識が和らいだかどうかは、会議が楽しくなったかではなく、会議の前と後の自分の状態で振り返るとよいでしょう。振り返る点は、次の3つです。

• 会議の前に、自分の出番か持ち帰るものを1つ決めて席に着けていたでしょうか。
• 会議のあとに、自分の仕事で使えるものが1つでも手元に残っていたでしょうか。
• 会議のどこが気が重いのかを、上司（または部下）と一度は話せていたでしょうか。

3回続けてどれも当てはまらない会議があるなら、その会議への出方を変える工夫より、その会議に出る必要そのものを、上司と部下で話す時期かもしれません。