マネジメントの悩みと課題

マネジメントの悩みと課題を、部下の側の困りごとと並べて読む

管理職の悩みとしてよく挙がるのは、部下に時間を取れないこと、何を話せばよいか分からないこと、部下が本音を言わないことです。言っても動かないこと、評価の難しさ、上と下の板挟みも、よく挙がります。悩みのランキングを読むと「皆、同じことで悩んでいる」と分かって少し楽になりますが、順位が分かっても明日の仕事は変わりません。

このページでは、管理職の悩みを、部下の側の数字と並べて読み直します。KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査は、部下の立場で、上司との定期的な面談について尋ねたものです。管理職の悩みそのものを尋ねた数字ではありません。ただし、部下の側が上司との面談で何に困っているのかは、この調査から分かります。

表の数字は、どれも部下の側が面談の困りごとに挙げたものです。数字から言えるのは、上司が悩みやすい場面で、部下の側にも困っている人が一定の割合でいる、というところまでです。そのうえで、上司が悩んでいる場面の反対側では部下も別の形で困っている、と考えられます。上司の側だけで解こうとすると、上司は研修や本で学び続け、部下は言わずに待つ、という形になりがちです。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、マネジメントの悩みは上司と部下の両方が当事者のものだと考えています。悩みを上司の資質の問題として一人で抱えるのではなく、対になっている部下の困りごとと一緒に、面談の中で二人のものにしていくことをおすすめします。

以下では、表の中から4つの悩みを取り上げ、変え方と、そのまま使える言い方を書きます。例として、経理課で月次の締め（請求書の発行と入金の照合）を担当している部下との面談の場面を使います。

マネジメントの悩みごとの変え方と、最初の一言

4つの悩みは、どれも面談の中で部下と一緒に扱えるものです。1つずつ、変え方と言い方を書きます。

「部下に時間を取れない」：時間を増やす前に、次の回を決めておく

部下に時間を取れないことを、申し訳なく思っている管理職は多いようです。部下の側でも、上司の時間と日程についての困りごとが最も多く挙がっています。

KAKEAIの1万人調査では、上司との面談で困っていること（複数回答）の中で最も多かった答えは「上司の時間確保や日程調整」で、24.6%でした。この困りごとを挙げた人のうち、「面談が成果につながっている」と感じている人は44.6%で、回答者全体の31.9%を上回っています。つまり、上司の時間に困っている人は、面談そのものに成果を感じている割合が、回答者全体より高い、ということです。

この困りごとの選択肢には、時間の確保だけでなく日程調整も含まれています。時間を増やせないなら、短い回でも取りやめず、終わりに次の回の日程を決めておくことから始めるとよいでしょう。

「何を話せばよいか分からない」：話題を上司が全部用意しない

何を話せばよいか分からないと悩むとき、上司は話題を全部自分で用意しようとしていることが多いようです。一方で、部下の側にも、話題を考えることを負担に感じている人がいます。

KAKEAIの1万人調査では、面談の困りごととして「話す内容・話題を考えることの負担」を挙げた人が17.4%いました。また、面談で上司に一番期待することとして最も多く選ばれたのは「その時々によって違う」で、20.9%でした。この2つの数字から言えるのは、話題を考える負担は部下の側にもあり、上司に期待することが回ごとに変わる人がおよそ5人に1人いる、ということです。その回に部下が何を期待しているかは、尋ねなければ上司には分かりません。

面談の最初に、今日話したいことと、上司に期待することを部下に尋ねてみてください。特にないと言われた回は、上司から仕事の話を1つ出すとよいでしょう。

「部下が本音を言わない」：言いにくい話を、上司から先に出す

部下が本音を言わないと感じるとき、上司は聞き方を工夫したくなりますが、本音は気持ちの打ち明け話とは限りません。仕事の中の言いにくいこと、たとえば「今の人数では締めに間に合わない」「この手順には納得していない」が、本音であることも多いと考えられます。

KAKEAIの1万人調査では、面談の困りごととして「話したいこと、話すべきことを切り出せない」を挙げた人が9.7%いました。「自分自身への評価や見られ方への影響が気になり本音が話せない」を挙げた人は9.3%です。評価が気になって本音が話せないと答えた人のうち、面談が成果につながっていると感じている人は32.7%で、回答者全体の31.9%と並んでいます。この数字からは、本音が話せないという困りごとは、面談に成果を感じていない人だけのものではない、と言えます。

言いにくい話は、部下が切り出すのを待つより、上司から仕事の話として先に出すほうが、部下にとって話しやすいでしょう。上司自身の仕事のやり方について尋ねるのも、1つの方法です。

「言っても動かない」：動かない理由を、上司が一人で推し量らない

何度言っても部下が動かないと感じるとき、上司はその理由を一人で考え続けてしまいがちです。ただし、部下の側に理由を尋ねた数字を見ると、答えは1つに集まっていません。

KAKEAIの1万人調査では、上司との面談のあと行動につながるのが半分くらいの回か、それより少ないと答えた人に、その理由を尋ねています（5つまで選択）。最も多かったのは「その時々によって違う」26.1%で、次が「特にない」23.4%でした。続くのは「行動するために必要な情報が揃っていない」15.9%、「時間やコストの制約で動けない」15.4%です。動けない理由は人によっても回によっても違い、その中には情報や時間のように上司が関われるものも並んでいる、と言えます。

理由を当てようとせず、面談で尋ねてみましょう。上司の側に足りなかったものが見つかることもあります。

管理職の悩みのうち、上司一人では解けないもの

管理職の悩みの中には、面談で二人のものにしても解けないものがあります。人員の不足、評価制度や給与、部下の体調、上と下の板挟みです。上司の一存で変えられないことは、自分の上司と人事に、事実と一緒に伝えることをおすすめします。

人員と体制の問題は、部下との面談で何度話しても、課の中では解決しません。自分の上司には、つらいという気持ちだけでなく、どの仕事がどれだけ集まっていて、何を変えてほしいのかを具体的に伝えるとよいでしょう。

部下から体調の話が出たときは、まず受け止める言葉から始め、体調そのものの判断は上司がしないでください。上司は産業医や会社の相談窓口を部下に案内し、窓口が分からなければ人事に確認します。

評価制度や給与についての不満は、上司が面談で聞くことはできても、制度そのものは上司の一存では変えられません。聞いた内容を人事にどう伝えるかを部下と話し、上司が約束できる範囲だけを約束します。

マネジメントの悩みが軽くなってきたかを、どこで見るか

マネジメントの悩みが軽くなってきたかどうかは、悩みの数が減ったかではなく、部下との面談のあとの二人の動きで見るとよいでしょう。1か月ほど続けたあとに、次の点を振り返ってみてください。

• 面談の終わりに、次の回の日程が決まっているでしょうか。
• 面談の最初に、部下が話したいことと上司に期待することを尋ねてから始められているでしょうか。
• この1か月の面談の中に、部下の側から言いにくい話が出た回、または上司から先に出した回があったでしょうか。
• 部下が動けなかった理由を、上司が推し量るのではなく、面談で尋ねられたでしょうか。
• 上司一人では解けない悩みを、自分の上司や人事に伝えた日があったでしょうか。

最初の2つが変わってきていれば、悩みを二人で扱い始めていると言えるでしょう。上司一人では解けない悩みを抱えたまま、自分の上司に伝えた日がないなら、今週のうちに、自分の上司に相談の時間をもらってください。