人事評価に不服や異議があるときの伝え方

人事評価に不服や異議があるときの相談先と、確認する順番

人事評価に不服や異議があるときは、最初に、会社に不服を申し立てる仕組みがあるかどうかを確認してください。仕組みの有無や窓口、期限、書式は会社ごとに異なり、就業規則や評価の規程に書かれていることがあります。見つからないときは、人事の担当に尋ねるのが確実です。

会社によって、仕組みの名前も「異議申し立て」「苦情処理」「再評価の申請」などさまざまです。相談先は主に次の4つで、どこから始めるのがよいかは、会社の仕組みとご自身の事情によって変わります。

労働基準監督署や弁護士に相談することを考える人もいます。評価の内容が法律に関わる問題に当たるかどうか、どの窓口が扱うのかは事情によって異なるため、このページでは判断しません。社外に相談するかどうかを決める前に、社内の仕組みとこれまでの経緯を整理しておくことをおすすめします。

評価の不服を上司に直接言いにくいとき、上司以外に相談する言い方

評価への不服は、評価を付けた上司に伝えることだけが道ではありません。上司と話しにくい事情があるときは、上司の上司や人事に相談してかまいません。

KAKEAIの1万人調査では、上司との面談の困りごとに「上司との信頼関係がなく安心して話せない」を挙げた人が8.0%いました。この人たちのうち、面談が成果につながっていると感じている人は25.2%で、回答者全体の31.9%より低い結果です。上司と安心して話せないと感じている人は、面談が役に立っていると感じにくい傾向があります。

面談についての数字ですが、評価の相談に当てはめると、上司と安心して話せない事情を抱える人は、上司以外の相談先を知っておくと安心だと考えられます。

上司の側も、評価の結果を一人で決めているとは限りません。一次評価のあとに部署全体の調整が入り、上司自身が最終の結果の理由を詳しく聞いていないこともあります。そのため、上司の上司や人事に尋ねることは、上司を責めることにはなりません。結果が決まった段階に近い人に、決まり方を尋ねることです。

上司の上司に相談するときは、上司と話したかどうかと、何を知りたいのかを最初に伝えます。

人事に相談するときは、仕組みの有無と、相談した内容がどこまで伝わるのかを先に尋ねておくと安心です。

人事評価への不服の伝え方：何に納得できないのかを3つに分ける

不服を伝えるときは、「納得できません」とまとめて伝えるより、何に納得できないのかを分けて伝えると、相手が答えやすくなります。分け方は、事実の食い違い、基準の読み方の違い、結果の決まり方への疑問の3つです。

ここでは、購買の担当者が仕入れ先の見直しで費用を下げたのに、評価の「コストの管理」の項目がCだった場面を例にします。課長との面談では、6月に出た納期の遅れが理由として挙がりました。

事実の食い違いを伝える

評価に含まれていない事実や、違う形で伝わっている事実があれば、日付と経緯を添えて伝えます。報告したメールや資料が手元にあれば、一緒に見ながら話すと、二人の理解をそろえやすくなります。

基準の読み方の違いを尋ねる

同じ基準の文でも、上司と部下とで読み方が違うことがあります。自分がどう読んでいたかを先に伝え、上司の読み方を尋ねます。

結果の決まり方を尋ねる

面談で聞いた上司の考えと最終の結果が違うときは、どの段階で決まったのかを尋ねます。上司にも答えられない範囲があるので、尋ねる先を教えてもらう形にすると話を進めやすくなります。

面談の頼み方と、締めくくりの一言

不服を伝える面談は、評価の結果を聞いた当日より、少し時間をおいて頼むほうが、落ち着いて話しやすいでしょう。伺いたいことを先にメモで送っておくと、上司も答えを用意できます。

人事評価の不服申し立てを書面で出すときの書き方

会社に不服を申し立てる仕組みがあり、書面で出すことになっている場合は、書式と期限を人事の担当に確認してから書きます。書く内容は、次の5つにまとめると、読む人が事実と求めていることを区別しやすくなります。

1. 対象の評価：どの期の、どの項目の、どの結果か
2. 事実：日付、何が起きたか、誰に報告したか
3. 根拠になる資料：報告のメールや資料の写しなど
4. 質問：基準の読み方や、結果の決まり方について知りたいこと
5. お願いしたいこと：説明を受けたいのか、事実を確認し直してほしいのか

ほかの人の評価と比べる書き方は避けたほうがよいでしょう。相手はほかの人の事情を説明できないため、答えを得にくくなります。また、会社の資料を写しとして使うときは、社外に持ち出してよいかどうかを、就業規則で確認しておきましょう。

文例は次の通りです。

申し立てをしても、結果が変わるかどうかは、会社の仕組みと判断によります。書面には、結果を変えてほしいという要求だけでなく、何を知りたいのかを書いておくと、結果が変わらなかったときにも理由を受け取りやすくなります。

不服を伝えたあと、回答を待つ間と次の期にできること

不服を伝えたあとは、相談した相手に、誰がいつ頃までに何を返してくれるのかを尋ねておきましょう。回答の時期がわかっていれば、待つ間の仕事の予定も立てやすくなります。

KAKEAIの1万人調査では、面談の困りごとに「会話したことを上司が日常にいかさない・約束を守らない」を挙げた人が6.2%いました。この人たちのうち、面談が成果につながっていると感じている人は23.2%で、回答者全体の31.9%を下回っています。面談で話したことがその後にいかされないと感じている人では、面談の成果を実感しにくい傾向があります。

定期的な面談についての数字ですが、評価の不服を話す場でも、最後に次の進め方を相手と確認しておくことをおすすめします。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、上司も部下も、両方が当事者だと考えています。評価の見方のずれも、上司が説明するだけ、部下が申し立てるだけでは残ることがあります。次の期は、部下の側からも、終えた仕事や途中の状況を上司に伝えておくとよいでしょう。

回答を受けても、結果が変わらないことはあります。理由がわかれば、次の期に何をすればよいかを上司と話す材料になります。説明を聞いても納得できず、働き続けることに迷いが出てきたときは、その迷いも含めて、人事や信頼できる人に相談してみてください。

評価への不服を伝えたことが、次につながったかをどこで見るか

不服を伝えたことが次につながったかどうかは、結果が変わったかどうかだけでは判断できません。次の流れで振り返ってみてください。

• どの点で見方が分かれていたのかが、上司や人事との間ではっきりしたら、次は、その点を来期の目標の話につなげます。
• 回答の時期とその後の進め方を、相談した相手と共有できたら、その時期に合わせて仕事の予定も立てておきます。
• 結果が変わらなかった場合は、その理由を聞き、次の期に何をすればよいかを上司と話す材料にします。
• 次の期に評価の見通しを話す時間を上司と決められたら、期の途中でも、今の時点での見通しを尋ねてみてください。

まだはっきりしない点が残っていれば、その点を1つに絞って、次の面談で尋ねてみましょう。