上司への報告・連絡はどのようにするか

上司への報告・連絡は、結論から伝え、上司に期待することを添える

上司への報告は、最初に結論を言い、続けてこのあと何が起きるかと上司に期待することを伝えると、伝わりやすくなります。上司に期待することとは、「知っておいていただくだけで大丈夫です」「ご判断をお願いしたいです」「ご意見を伺いたいです」のように、その報告で上司にお願いしたいことです。一言添えるだけで、上司は報告を聞いたあとに何をすればよいかが分かります。

報告、連絡、相談は、似ていますが伝えることが違います。

実際の報告には、相談が含まれることもあります。報告の最後に上司に期待することを添えるのは、報告と相談の区切りを上司に分かりやすくするためでもあります。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、面談で上司に一番期待することとして「報告したい」を選んだ人が9.4%いました。この人たちのうち、面談が成果につながっていると感じている人は36.8%で、回答者全体の31.9%を上回っています。具体的なアドバイスや一緒に考えることを一番に期待する人ほどではありませんが、報告を一番の期待として面談に臨む人も、面談の成果を実感している割合は全体より高いということです。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、面談は、仕事を前に進める時間として正面から使ってよいと考えています。1on1でも、報告や相談を遠慮せずに持ち込んでかまいません。

報告の伝え方：結論、このあと起きること、上司に期待することの順に

報告は、結論とこのあと起きること、上司に期待することの順に話すと、短い時間で伝わります。経緯は、上司に聞かれたときや、判断に必要なときに足せば十分です。以下では、事務所の複合機の入れ替えを進めている総務の部下を例にします。

途中の進み具合を伝えるときも、どこまで進み、何が残っているかを先に言います。

報告の回数や形は、上司と一度決めておくと、報告が多すぎるか少なすぎるかで迷わずに済みます。

報告するタイミング：仕事が終わる前に伝えたい3つの場面

報告は、仕事が終わったときだけにするものではありません。次の3つの場面では、終わるのを待たずに伝えることをおすすめします。

1. 予定が変わったとき。期限や段取りが変わると分かった時点で伝えます。
2. 問題が起きたとき。対策が決まる前でも、まず起きたことを伝えます。
3. 自分では決められないことが出てきたとき。判断が必要な期限と一緒に伝えます。

予定が変わったときは、結論と理由と、このあとの見通しを伝えます。

よくない知らせは、早く伝えるほど、上司と打てる手が増えやすくなります。対策がまだなくても、起きたことと、いつまでに案を持ってくるかを伝えます。

判断をお願いするときは、選べる案と、自分の考えを一緒に伝えます。

上司の判断が出たら、決まったことと次の動きを、その場で言葉にして確認します。

連絡の仕方：急ぎの度合いで手段を選び、体調や家庭の事情も伝える

連絡は、相手がいつまでに知る必要があるかで手段を選びます。すぐに知ってほしいことは口頭か電話で、急がないことはチャットやメールで送り、関係する人にも同じ内容が届くようにします。

連絡には、体調や家庭の事情のように、仕事の段取りに関わる私的なことも含まれます。1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」の利用データ（抽出した30万回の1on1の記録）で、部下が1on1の前に選んだテーマと、上司に期待することを見てみます。「心身の状態」のテーマのうち、部下が「報告したい」を選んでいた割合は17.3%でした。同じテーマで「話を聞いてほしい」は17.4%で、ほぼ並んでいます。つまり、体調のような話でも、部下は聞いてもらうことと同じくらい、報告することを選んでいるということです。

1on1についての数字ですが、体調や家庭の事情も、仕事に関わる範囲で上司に連絡しておくと、仕事の段取りを一緒に考えやすくなると考えられます。伝えるのは、自分が伝えてよいと思える範囲で足ります。

体調の不調が続くときや、働き方の調整が必要になりそうなときは、上司への連絡とは別に、産業医や人事の担当に相談してください。

上司への報告・連絡で、避けたいこと

• 報告を、仕事が終わってからまとめてする。途中で予定が変わっていた場合に、上司が手を打てる時間がなくなります。
• 経緯から順に話し始める。結論が最後になり、上司が何の報告かを途中で推し量ることになります。
• よくない知らせを、対策がそろうまで伝えない。対策の案は、起きたことを伝えたあとで持ってきてもかまいません。
• 逆に、細かいことまで一つひとつ報告して、上司の判断を待つ。自分の判断で進めてよい範囲を、上司と前もって決めておくとよいでしょう。
• 上司に期待することを伝えないまま報告を終える。知っておいてほしいだけなのか、判断してほしいのかが分からず、返事が遅れることがあります。

上司への報告・連絡がうまくいっているかの振り返り方

報告や連絡がうまくいっているかどうかは、報告の回数より、報告のあとに仕事が前に進んでいるかで振り返ってみてください。

• 上司の返事や判断が、必要な時期に返ってこないことが続いたら、報告の最後に、いつまでに判断がほしいかを添えてみてください。
• 予定の変更やよくない知らせを伝えるのが遅れたと感じたら、次からは、分かった時点で起きたことだけを先に伝えます。
• 報告に上司に期待することを添えていなかったら、次の報告から、最後に一言添えるようにします。
• 自分の判断で進めてよい範囲がはっきりしていなければ、次の1on1で、上司とその範囲を話し合うとよいでしょう。

報告の形が仕事に合わなくなってきたと感じたら、1on1で、報告の回数や形を上司と見直してみるのも1つの方法です。