上司に相談をどう切り出せばよいか

上司に相談を切り出せないのは、珍しいことではない

上司に相談を切り出せないまま、仕事が止まっていることがあります。「ちょっといいですか」と言いかけてやめる、忙しそうなので明日にする、こんなことで相談してよいのか迷う、といった形です。切り出せないのは珍しいことではなく、切り出し方を1つ持っていると、相談までの時間を短くしやすくなります。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談の困りごと（複数回答）として「話したいこと、話すべきことを切り出せない」を挙げた人は9.7%でした。20代の回答では15.0%です。面談という決まった時間の中でも、切り出しにくさを感じている人が1割近くいる、ということです。

一方で、上司に期待すること（5つまで選択）では、「意見を聞きたい」を選んだ人が33.6%、「具体的なアドバイスがほしい」が32.0%でした。「一緒に考えてほしい」は29.4%です。つまり、意見やアドバイス、一緒に考えることは、部下が上司に期待することの上位3つだということです。相談を、上司の時間を奪う迷惑なことだと考える必要はありません。

KAKEAIの1万人調査では、面談のあと行動につながるのが半分くらいの回か、それより少ない人に、その理由を5つまで選んでもらいました。「判断材料はあるが確信がもてない（不安・恐れ・迷い）」を選んだ人は11.0%です。判断の材料はあっても確信が持てないことも、行動に移れない理由の1つとして挙げられています。面談についての数字ですが、相談を切り出せないときにも、案に確信が持てないことが足を止めている場合があると考えられます。確信のない案でも、案として出してかまいません。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、上司との面談は仕事と成長を前に進めるための時間だと考えています。相談は、その時間の本来の使い方の1つです。

上司への相談の切り出し方：最初の一文に4つのことを入れる

相談の切り出しでおすすめしたいのは、最初の一文に4つのことを入れることです。何についての相談か・上司に期待すること・自分の案（あれば）・どのくらい時間が要るか、の4つです。「ご相談があります」だけで止めると、上司は重い話なのかすぐ済む話なのかも、何を返せばよいのかも分からず、身構えがちです。

以下では、担当している案件が増えて、来月の提出物が3つ重なり、期限に間に合いそうにない場面を例にします。

一文で切り出したあと、上司が「どうぞ」と言ったら、状況を短く話し、自分の案を出します。案に確信がなくても、「案として」と断って出すと、上司は案に対して意見を返せます。

上司の答えが出たら、決まったことと、自分が次にすることを、自分の言葉で言い直します。上司が引き受けることがあれば、その内容も、その場で上司と確認しておきます。

相談の種類ごとの切り出しの言葉

「相談」と一言で言っても、上司に期待することは1つではありません。判断してほしいのか・意見がほしいのか・一緒に考えてほしいのか・報告して確認してほしいだけなのかで切り出しの言葉を変えると、上司は返しやすくなります。

報告して確認してほしいだけのときも、そのことを先に言うと、上司は短く返せます。

自分の案に確信がないとき

確信がないことを、隠さずに言ってかまいません。確信がない点を言葉にすると、上司はそこに意見を返せます。

自分の案がまだないとき

案がなくても、相談はできます。「一緒に考えてほしい」と伝えると、上司は答えを求められているのではなく、考える時間を求められていると分かります。

メールやチャットで上司に相談を切り出すとき

口頭で切り出しにくいときや、上司が席にいないときは、メールやチャットで先に一報を送る形が使えます。文字で送るときも口頭と同じで、何についての相談か・上司に期待すること・自分の案・時間の4つを短く書きます。経緯を長く書くと、読む前に後回しにされやすくなります。

チャットなら、さらに短くてかまいません。

メールやチャットは、相談そのものを文字で済ませるためではなく、上司が時間を取りやすくするための一報として使うことをおすすめします。重い相談を文字だけで進めると、上司の返事が短くなり、聞きたいことが聞けないままになりがちです。

忙しそうな上司、話しかけにくい上司に切り出すとき

上司が忙しそうに見えると、相談を先延ばしにしたくなります。ただ、相談を待っている間、部下の仕事は止まります。忙しそうな上司には、相談の中身ではなく、時間を聞くことから切り出してみてください。

上司の側にも事情があります。忙しくて返事が遅れることはあっても、部下の仕事が止まっていることを望んでいる上司はまずいません。相談を切り出さずに期限を過ぎてしまうほうが、上司にとっても困ることです。

話しかけにくいと感じるときは、1on1や定期の面談の時間を使うのも1つの方法です。決まった時間なら、切り出す言葉は「今日は1つ相談があります」で足ります。1on1の前に、話したいことと上司に期待することを一言送っておくと、当日に切り出す負担が軽くなります。

上司に相談を切り出せるようになってきたかを振り返る

相談を切り出せるようになってきたかは、勇気が出たかどうかではなく、切り出そうと思ってから実際に相談できるまでの間が短くなったかで振り返ってみてください。

• 相談の最初の一文に、何についての相談かと、上司に期待することを入れられたでしょうか。
• 確信のない案でも、案として出せたでしょうか。案がないときは、「一緒に考えてほしい」と言えたでしょうか。
• 切り出そうと思った日から、実際に相談できた日までの間は、前より短くなったでしょうか。
• 相談の終わりに、決まったことと自分が次にすることを、自分の言葉で言い直せたでしょうか。

切り出しても答えが返ってこないことが続くときは、相談の仕方そのものを1on1で上司に相談してみてください。