管理職の仕事にAIをどう活用できるか

管理職の仕事にAIを活用できるところと、上司に残るところ

管理職の仕事にAIを活用するときは、最初に、AIに任せられる作業と、上司に残る仕事を分けておくことをおすすめします。AIが得意なのは、文章の下書き、長い記録の要約、質問や候補の列挙といった作業です。一方で、部下の仕事についての判断と意見・引き受けたことの実行・部下の仕事を実際に見ることは、AIを使っても上司に残ります。

部下の側は、面談の何に困っているのでしょうか。KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談の困りごと（複数回答）を尋ねています。「会話のメモ等の記録を残す負担」を挙げた人は5.0%、「メモ等の実施記録の管理や会話の記憶」を挙げた人は4.4%でした。この人たちのうち、面談が成果につながっていると感じている人は41.6%と44.3%で、回答者全体の31.9%を上回っています。記録の手間に困っている人でも、面談が成果につながっているという実感は全体より高い、ということです。準備についても同じで、「決められた書式やフォーマットへの事前入力など準備の負担」を挙げた人は12.6%、その成果の実感は32.8%で、全体と並んでいます。

一方、同じ調査で「上司が以前会話したことを覚えていない」を挙げた人は6.2%で、この人たちの成果の実感は26.4%でした。「上司の話が役に立たない」を挙げた人では、成果の実感は8.2%で、15の困りごとの中で最も低くなっています。つまり、成果の実感が全体を下回っているのは記録や準備の手間を挙げた人ではなく、上司が前の会話を覚えていない・上司の話が役に立たないと感じている人のほうでした。

面談についての数字で、上司がAIを使っているかどうかは尋ねていません。それでも、AIで減らせるのが記録や準備の手間だとすると、その手間に困っている人の成果の実感は低くありませんでした。成果の実感が低かったのは、上司が前の会話を覚えていない、上司の話が役に立たないと感じている人です。そのため、AIで空いた時間は、前の会話を覚えて面談に臨むためと、具体的な考えを言うために使うことをおすすめします。

生成AIを管理職の仕事に使う具体例：準備・記録・下書き

生成AI（文章を作るAI）は、管理職の仕事では、次のような使い方が向いています。どれも、AIが作ったものを上司が読んで直し、自分の言葉にしてから使います。

• 面談の準備。前回のメモを貼り付けて、「決めたことと、上司が引き受けたことを箇条書きにしてください」と頼みます。覚えていなかったことが、面談の前に目に入ります。
• 指摘や依頼の下書き。言いにくいことを伝える前に、「この事実を人柄に触れずに、何を変えてほしいかが分かる形で書いてください」と頼んで文案を作り、自分で言い直します。言い方の候補を複数見ると、きつすぎる言い方とぼかしすぎる言い方の間が見つけやすくなります。
• 評価コメントの下書き。期の途中に残した事実を並べて、文章の形にするところだけ任せます。どの事実を入れるか、評価をどうするかは、上司が決めます。
• 面談の記録の要約。文字起こしや長いメモを要約し、決めたことと次に確認することを抜き出します。

使うときには、会社の決まりを先に確認してください。部下の名前や評価、健康に関わる内容を入力してよいか、入力した内容がサービスの側に保存されたり学習に使われたりしないかは、サービスによって違います。会社として使うものが決まっていない場合は、人事や情報システムの担当に確認し、個人が特定できる情報は入れない形で使うとよいでしょう。

1on1にAIを組み込んだ支援サービスで、できること

1on1を支援するサービスの中には、AIを組み込んだものがあります。そうしたサービスでできることは、たとえば次のようなものです。

• 1on1の前に、部下がその回に話したいテーマと、上司に期待することを選ぶ欄があり、選んだ内容が上司の画面にも表示されます。
• これまでの1on1と今回の準備の内容を踏まえた、面談前のアドバイスが上司向けに表示されます。
• 1on1の最中に、AIが会話を要約します。会話の中に次の一歩の候補が出てくると、AIがそれを画面に表示します。上司と部下のどちらからも、その候補を次の一歩として決められます。
• 1on1を終えると、最終の要約と、今回よかった点や次に試せることのアドバイスが、上司と部下それぞれに向けて作られます。
• 決めた次の一歩は一覧の画面にまとまり、あとから見返せます。

こうしたサービスを選ぶときに確かめたいのは、記録や要約を誰が読めるかです。KAKEAIは、人事が1on1の記録の中身を読むことをおすすめしません。読まれることが分かっていれば、本音を控える部下がいると考えられます。文字起こしや要約が二人以外に表示されない作りか、音声やデータがサービスの側に残らないかを、導入の前に確認するとよいでしょう。

AIの要約やアドバイスを、部下との面談でどう使うか：最初の一言

AIの要約やアドバイスは、上司が一人で読んで部下を評価する材料にするのではなく、二人で同じものを見て話す材料にします。

ここからは、中途採用の面接と候補者への連絡を担当する課で、課長が4人の部下と仕事をしている場面を例にします。

面談の前に、AIの要約で前回の続きを確認する

面談の最中に、AIの要約を二人で見る

AIのアドバイスを、自分の考えに変えて言う

AIが「部下の意見を先に聞きましょう」と示してきても、そのまま読み上げるのではなく、自分の言葉で言います。

AIの下書きを、自分の言葉に直して伝える

AIに作ってもらった指摘の文案は、事実・変えてほしいこと・理由の3つが入っているかを見てから、自分の言葉で言います。

部下がAIを使って準備することについて話す

AIの記録や要約について、部下に伝えておくこと

記録が二人にだけ表示される設定であれば、そのことを部下に伝えておきます。文字起こしを使うかどうかは、部下にも確認します。

管理職がAIを使うときに、避けたいこと

避けたいのは、AIに作業を任せることと、AIに判断を任せることを混ぜてしまうことです。

• AIが作った文章を、そのまま部下に送る。下書きは上司が読み、自分の言葉に直してから使います。AIの文章のまま届いた指摘は、部下には上司の考えとして受け取りにくいものです。
• 評価や、部下の性格の判定をAIに任せる。AIに部下の人柄を判定させ、それを面談で伝えることは避けてください。評価の判断は、事実を見た上司が行います。
• AIが要約してくれるから、覚えなくてよいと考える。1万人調査で成果の実感が全体を下回っていた困りごとの1つが、上司が前の会話を覚えていないことでした。要約は、面談の前に読み返して、前の会話を思い出すために使うものです。
• 部下に知らせずに、会話を記録する。会話を文字起こしや録音する場合は、会社の決まりに沿って、部下に先に伝えます。
• 人事が記録の中身を読む運用にする。読まれることが分かっている面談では、話しにくくなる部下もいるでしょう。記録と要約は、二人のものとして扱います。
• AIを使うこと自体を目的にする。KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、面談の目的は仕事と成長を前に進めることだと考えています。AIで記録や回数が増えること自体は、目的ではありません。

管理職のAIの活用がうまくいっているかを、どこで見るか

AIの活用がうまくいっているかどうかは、記録が増えたかではなく、部下とのやり取りがどう変わったかで見ます。1か月ほど使ったあとに、次の点を振り返ってみてください。

• 前の回に決めたことと、上司が引き受けたことの結果を、次の回の最初に自分から切り出せているでしょうか。
• AIの要約を、上司が一人で読むだけでなく、面談の中で部下と一緒に見て直した場面があったでしょうか。
• 空いた時間を、部下の仕事を自分の目で見ることに使えたでしょうか。
• AIの下書きを、自分の言葉に直して伝えられたでしょうか。
• 面談で決めたことのうち、次の回までに動いたものは増えているでしょうか。

記録が増えただけで二人のやり取りが変わっていないなら、AIを作業の代行に使うだけでなく、前の会話を覚えて面談に臨むための材料として使ってみてください。