初めて管理職になったとき、何から始めるか

初めて管理職になったとき、最初の1か月で始める3つのこと

初めて管理職になった人が最初の1か月で始めることは、方針を打ち出すことでも、チームの決まりを整えることでもなく、次の3つです。

1. 自分の上司と人事に、権限の範囲・評価の基準・労務の決まりを確認します。
2. 部下一人ひとりの今の仕事を自分の目で見て、部下が上司である自分に期待することを聞きます。
3. 面談で引き受けたことの結果を、次の回の最初に自分から報告する習慣を作ります。

方針や目標の話、仕事の割り振りの見直しは、2〜3か月目からで間に合います。部下の仕事を見ていない時点で立てた方針は、部下の側から見ると、自分の仕事を知らない人が決めたことになりかねないからです。

自分の上司と人事に、最初に確認すること

部下に意見や判断を言うには、材料が要ります。評価の基準、残業や休暇の決まり、自分の権限で決めてよい範囲の3つは、部下に聞かれる前に確認しておきます。

新任管理職が最初に見るのは部下の仕事：報告を聞くだけでなく、考えを言う

初めて管理職になった人への助言には、「まず部下から報告を受けて状況を把握し、それから方針を示す」というものがあります。ただし、部下が上司に期待することとして、報告を挙げた人より、意見やアドバイスといった上司の考えを挙げた人のほうが多くなっていました。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談で上司に期待することを5つまで選んでもらっています。「意見を聞きたい」を選んだ人は33.6%、「具体的なアドバイスがほしい」は32.0%、「一緒に考えてほしい」は29.4%でした。「報告したい」は25.3%です。つまり、報告を挙げた人より、上司の考えを挙げた人のほうが多い、ということです。

「Kakeai AI 1on1」の利用データ（抽出した30万回の1on1の記録）でも、同じ向きの結果です。部下が1on1の前に選んだ、上司に期待することのうち、「報告したい」は17.1%でした。「一緒に考えてほしい」「意見を聞きたい」「具体的なアドバイスがほしい」の3つは、合わせて53.4%です。実際の1on1でも、選ばれた期待の半分以上は、上司の考えを求めるものでした。

面談についての数字ですが、新任の管理職にも、報告を聞くだけでなく、部下の仕事について自分の考えを言うことが期待されると考えられます。考えを言うには、その仕事を知っていることが要ります。KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、1on1は、その部下の仕事を決められる直属の上司が行うのがよいと考えています。ただし、上司であっても、部下の仕事を見てもいないのであれば、上司が行う意味はないとも考えています。初めて管理職になった最初の1か月に、部下一人ひとりの仕事を自分の目で見ることを優先するのは、このためです。

部下一人ひとりとの最初の面談：新任管理職の最初の一言

ここからは、工場の設備の定期点検を行って報告書をまとめる課に、初めて課長として着任した人が、4人の部下と仕事を始める場面を例にします。最初の面談では方針を話すのではなく、部下の今の仕事と、前の課長と決めていたことを聞きます。そのうえで、部下が新しい上司である自分に期待することを聞きます。

部下が上司に期待することは、面談のたびに変わることがあります。最初の面談では、次のように尋ねてみてください。

最初の面談は、上司が引き受けることを1つ決めて終えます。

部下の仕事は、面談で聞くだけでなく、実際の場でも見ます。点検に同行する、報告書を一緒に読むといった形で、自分の目で見た仕事が増えるほど、面談で言える意見は具体的になります。

2〜3か月目：見た仕事をもとに、任せる範囲と評価の基準を話す

部下の仕事を見たあとは、一人ずつ、任せる範囲と確認の仕方を決めます。評価の基準も、期末まで待たずに、この時期に部下と一緒に見ておきます。

引き受けたことを果たす習慣：覚えていて、次の回の最初に報告する

初めて管理職になった人が最初の3か月で作りたい習慣は、面談で引き受けたことの結果と決めたことの続きを、次の回の最初に自分から報告することです。

KAKEAIの1万人調査では、上司との面談の困りごと（複数回答）に「上司が以前会話したことを覚えていない」を挙げた人は6.2%でした。この人たちのうち、面談が成果につながっていると感じている人は26.4%です。「会話したことを上司が日常にいかさない・約束を守らない」を挙げた人も6.2%で、成果の実感は23.2%です。回答者全体の31.9%を、どちらも下回っています。挙げた人の数は多くありませんが、上司が覚えていない・約束を守らないと感じている人では、面談の成果の実感が低くなっている、ということです。

新任のうちは覚えることが多く、引き受けたことを忘れてしまいがちです。そのため、引き受けることは1回に1つにして、必ず結果を伝えることをおすすめします。

初めて管理職になったときに、避けたいこと

避けたいのは、部下の仕事を見る前に決めることと、見る前に遠慮することの両方です。

• 着任してすぐ、方針や進め方の変更を打ち出す。部下の仕事を見ていない時点の方針は、部下から見ると、自分の仕事を知らない人が決めたことになりかねません。方針は、見た仕事をもとに2〜3か月目から話すとよいでしょう。
• プレイヤーとして、自分の仕事を抱えたまま始める。自分の作業で1日が埋まると、部下の仕事を見る時間と、引き受けたことを果たす時間が消えます。自分の上司と、どの仕事を手放すかを着任時に決めておくことをおすすめします。
• まず関係づくりから、と順番を決める。KAKEAIは、関係づくりができるまで仕事の話を控える進め方をおすすめしません。関係は仕事の話を前に進める中でできていくものだと、KAKEAIは考えているからです。
• 逆に、元同僚だからと遠慮して、意見も判断も言わない。部下が上司に期待することで多いのは、意見・アドバイス・一緒に考えることでした。言いにくくても、自分の考えは理由と一緒に言います。
• 全員を同じ頻度・同じ長さの面談にそろえる。仕事の内容と慣れ具合は、一人ずつ違います。頻度と任せる範囲は、一人ずつ部下と相談して決めます。
• 評価の話を期末まで取っておく。評価の基準は、期の初めに部下と一緒に見ます。期の途中で、その時点での自分の考えを伝えます。

初めての管理職の最初の3か月がうまく進んでいるかを、どこで見るか

最初の3か月がうまく進んでいるかどうかは、方針が浸透したかではなく、部下とのやり取りで見ます。3か月たったところで、次の点を振り返ってみてください。

• 部下一人ひとりの今の仕事を、面談で聞くだけでなく、自分の目で見た場面があったでしょうか。
• 面談の最初に、部下が上司に期待することを尋ねられているでしょうか。
• 前の回に引き受けたことの結果を、次の回の最初に、自分から報告できているでしょうか。
• 部下から「意見がほしい」「判断してほしい」と言われる場面が、着任したときより増えているでしょうか。
• 評価の基準を部下と一緒に見て、期の途中の自分の考えを一度は伝えたでしょうか。

5つのうち、できていないものがあれば、そこが次の1か月で始めることです。全部を一度に変えようとせず、1つずつ足していってください。