マネジメントの構成要素

マネジメントの構成要素：教科書の分解と、上司と部下の間で見る分解

マネジメントの構成要素は、教科書では2つの分け方で説明されます。1つは、マネジメントが扱う資源で分ける方法で、「ヒト・モノ・カネ」の三要素（これに情報や時間を加えることもあります）が有名です。もう1つは、マネジメントの働きで分ける方法で、計画を立てる・人と仕事を組む・進める・結果を見る、という流れで分けます。計画・実行・評価・改善を繰り返すPDCAも、この分け方の1つです。

どちらの分け方も間違いではありません。ただ、どちらも主に上司の側から見た分け方で、資源をそろえることも計画を立てることも、上司の仕事として説明されることが多いようです。部下の側が何を持ち込むかは、あまり書かれていません。

上司と部下の間で何が起きているかという目で見ると、仕事を前に進めるために要る要素は、次の4つに分けられます。目標、期待、材料、行動です。

この4つは、「ヒト・モノ・カネ」や「計画・実行・評価」と置き換わるものではなく、同じマネジメントを、上司と部下の間の目で見直したものです。以下では、物流倉庫で出荷のミスを減らす取り組みを例に、4つの要素がどう現れるかを書きます。登場するのは、倉庫の課長と、出荷の担当をまとめている部下です。

4つの要素のどれが欠けると、何が起きるか

4つの要素のどれかが欠けると、話したことが行動につながりにくくなると考えられます。欠けたときに起きやすいことを、部下の側と上司の側に分けて、この節の表にまとめました。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査に、面談のあと行動につながらない理由を尋ねた質問があります（5つまで選択）。答えているのは、上司との面談のあと行動につながるのが半分くらいの回か、それより少ないと答えた人です。「ありたい状態が定まっていない」を選んだ人は16.3%でした。「行動するために必要な情報が揃っていない」は15.9%、「時間やコストの制約で動けない」は15.4%、「裁量や権限がなくできない」は9.4%です。ここに挙げた4つの理由は、どれも選んだ人が2割に届いていません。行動につながらない理由は、人によってさまざまだと言えます。面談についての数字ですが、このうち、ありたい状態が定まっていないことは目標の要素に、情報・時間・裁量が足りないことは材料の要素に近いと考えられます。

1万人調査では、面談で上司に期待することがある人（具体的なアドバイスがほしい、一緒に考えてほしいなどを選んだ人）のうち、面談が成果につながっていると感じている人は39.3%でした。上司に期待することとして「期待していることは特にない」を選んだ人では8.4%です。上司に期待することがあるかどうかで、面談の成果の実感は大きく違っています。

要素ごとの、上司と部下の最初の一言（出荷ミスを減らす例）

倉庫の出荷ミスを、月に10件から5件に減らすという取り組みを例に、4つの要素を言葉にする場面を書きます。

目標：何を、いつまでに、なぜ

課長は、数字だけでなく理由を添え、どこまでやれば達成なのかを二人で決めます。

部下の側からは、目標のあいまいなところを尋ねます。

期待：部下が上司に期待すること

部下は、上司に期待することを一言添えて相談を持ち込みます。課長の側から、話の初めに、何を期待しているかを尋ねる方法もあります。

材料：情報・判断・裁量・時間

材料のうち、予算や他部署の事情のように課長の側にあるものは、課長から部下に共有します。その場で答えられないことは、いつ答えられるかを伝えます。

部下の側からは、足りない材料を具体的に頼みます。

行動：決めたことが、次の面談までに動いたか

課長の側から、前回決めたことと自分が引き受けたことの話で、次の面談を始める方法があります。

マネジメントの構成要素についての、よくある誤解

構成要素をめぐる誤解は、要素を「上司が一人でそろえるもの」と受け取ることから生まれることが多いようです。

• ヒト・モノ・カネをそろえれば、マネジメントは回る。資源がそろっていても、部下が上司に期待することが分からないままでは、面談が聞くだけで終わったり、求められていない助言になったりしがちです。
• 要素をそろえるのは上司の仕事で、部下は受け取る側だ。上司に期待することは部下の側にあり、部下が言葉にしないと上司には分かりません。上司と部下は役割が違うだけで、どちらも要素をそろえる当事者です。
• PDCAの型を守れば、マネジメントになる。KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、マネジメントに万能のやり方はなく、型や手順を守ることは目的ではないと考えています。型は最初の手がかりで、仮説を立てて試し、確かめて、直すことが中身です。
• 欠けている要素は、上司が質問を重ねて部下に気づかせればよい。KAKEAIは、答えを教えず、質問で本人に気づかせると決めておくことをおすすめしません。予算・権限・他部署の事情といった材料は上司の側にあることが多く、質問を重ねても、部下の側からは出てきにくいからです。

マネジメントの4つの要素がそろっているかの振り返り方

4つの要素がそろっているかどうかは、資源の一覧や計画書がそろったかではなく、面談で話したことが次の面談までに動いたかで見るとよいでしょう。KAKEAIの1万人調査では、上司との面談が「ほぼ毎回」その後の行動につながっている人のうち、面談が成果につながっていると感じている人は56.7%でした。「毎回」の人では75.5%、「半分くらいの回で」の人では15.7%、「全くそうなっていない」人では6.0%です。面談が行動につながっている人ほど、面談の成果を感じています。

1か月ほどを区切りに、次の点を振り返ってみてください。

• 何をどこまでやれば達成なのかを二人が同じ言葉で言えていたら、次は月の途中に、目標に対する進み具合を一緒に見る日を決めておきます。
• 部下が上司に期待することを、面談の初めに話せた回があったら、次の面談でも、その話から始めてみてください。
• 判断や情報を待って止まっている仕事が先月より減っていなければ、次の面談では、上司の側にある材料の話から始めるとよいでしょう。
• 前回決めたことのうち、次の面談までに動かなかったものがあれば、何が足りなかったのかを二人で振り返ってから、次の一歩を決めます。

部下の立場で振り返るなら、上司に期待することを一言添えて相談を持ち込めた回や、足りない材料（判断・情報・時間）を具体的に頼めた回があったかを思い返してみてください。そうした回があれば、4つの要素のうち期待と材料の2つに、部下の側から関われていることになります。