会議の話についていけないとき

会議の話についていけないとき、何が足りていないのか

会議の話についていけないと感じるとき、足りていないのは理解力ではなく、話の前提になっている情報であることが多いと考えられます。前提は、言葉の意味・議題の経緯・この会議で決めること・自分の役割の4つに分けられます。どれが欠けているかで、その場で確認する一言は変わります。

分からないまま会議が終わると、困るのは会議中だけではありません。決まったことを自分の仕事でどう進めればよいかが分からず、会議のあとに動きにくくなることがあります。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談のあと行動につながるのが半分くらいの回かそれより少ないと答えた人（6,074人）に、その理由を尋ねています（5つまで選択）。「行動するために必要な情報が揃っていない」を挙げた人は15.9%で、10の理由の中で4番目に多い答えでした。つまり、面談のあとに動けない理由は人によってさまざまで、情報が足りないことはその1つだということです。面談についての数字ですが、会議でも、前提が分からないまま終わると、決まったことに沿って動きにくくなると考えられます。

以下では、営業事務の担当者が、受注管理システムの切り替えについての定例会議に出ている場面を例にします。会議中にできることを先に、会議の前後にできることをあとに書きます。

会議中に話が入ってこないときの、その場での確認の仕方

会議中に話が入ってこなくなったら、分からない点を1つに絞り、話の区切りで確認することをおすすめします。全部を聞き直す必要はありません。この会議で決めることに関わる点を優先し、それ以外は会議のあとに回します。

確認するのは1つに絞る

分からないことが3つあっても、その場で聞くのは、決めることに一番近い1つにします。1つ分かると、残りの点もつながって分かることがあります。

自分の理解を言葉にして確かめる

「分かりません」とだけ言うより、自分の理解を短く言って、合っているかを尋ねるほうが、答える側も答えやすくなります。間違っていれば、そこだけ直してもらえます。

区切りで聞く、間に合わなければメモして残す

話が盛り上がっている最中に割って入らなくても、議題が変わる区切りや、司会が「ほかにありますか」と言ったときに聞けば十分です。区切りが来ないときは、分からなかった言葉と、そのときの話をメモに残し、会議のあとに確認します。

何を求められているのかが分からないとき

意見を求められているのか、報告を聞いていればよいのかが分からないときは、そのまま尋ねます。

オンラインの会議で話が入ってこないとき

オンラインの会議では、声を出すタイミングがつかみにくいものです。チャットに一言書いておき、司会が拾ってくれるのを待つのも1つの方法です。

会議の前にできること：議題と資料を読み、分からない言葉を3つまで書き出す

会議の話についていけない状態は、会議の前の準備でも減らせます。議題と資料が送られてきたら、会議の前日までに一度読み、分からない言葉や経緯を3つまで書き出してください。3つに絞るのは、全部を調べようとすると、読み終わらなくなりがちだからです。

書き出したものは、会議の前に上司か、資料を作った人に聞いておきます。会議の場で聞くより気が楽ですし、聞かれた側も、会議の前なら落ち着いて答えられます。

資料も議題も送られてこない会議では、会議の前に、何を決める会議なのかだけでも聞いておきます。

会議のあとにできること：その日のうちに確認し、1on1でも聞く

会議中に確認できなかったことは、会議のあとその日のうちに、上司か議事録を書いた人に聞いておくことをおすすめします。時間がたつと、何が分からなかったのかを自分でも思い出しにくくなります。

同僚に聞くのも1つの方法ですが、決めることや自分の担当に関わる点は、上司に聞いてください。同僚どうしの理解が、そろって間違っていることもあります。

会議で分からなかったことは、上司との1on1で話す内容としても自然です。KAKEAIの1万人調査では、上司との面談で困っていること（複数回答）として「話したいこと、話すべきことを切り出せない」を挙げた人が9.7%いました。20代の回答では15.0%、60代の回答では6.4%です。つまり、上司との面談で話したいことを切り出しにくいと感じている人は一定数いて、20代の回答ではその割合が高いということです。会議で分からなかったことを1on1で話したいときは、1on1の前に、話したいことと上司に期待することを一言送っておくと、切り出す負担が軽くなるでしょう。

1on1では、分からなかった場面を具体的に話します。

上司の側でできること：前提を言い直し、「質問はありますか」で終えない

部下が会議の話についていけていないとき、上司の側でもできることがあります。会議に出ている人の前提がそろっていないことは、話している側からは見えにくいものです。上司が悪いわけでも、部下の力が足りないわけでもなく、前提のずれは、人が集まって話すときに自然に起きるものです。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、上司も部下も両方が当事者だと考えています。会議の話が追えない場面でも、分からない点を確認するのは部下にできることであり、前提をそろえるのは上司にできることです。

会議の中で上司ができるのは、議題に入る前に経緯と決めることを一度言い直すこと、専門の言葉が出たときに一言補うこと、「質問はありますか」ではなく確認の形で尋ねることです。

会議のあとに、部下から「分かりませんでした」と言われたときは、言ってくれたことに礼を言ってから答えます。「会議で言ってくれればよかったのに」と返すと、部下は次から言いにくくなるでしょう。

会議の話についていけない状態が減ったかを振り返るには

会議の話についていけない状態が減ったかどうかは、会議中に全部分かったかではなく、会議のあとに自分の担当を自分の言葉で言えるかで振り返ってみてください。振り返る点は次の3つです。

• 会議のあとに、決まったことと自分の担当を、資料を見ずに人に説明できたでしょうか。
• 分からなかった言葉や経緯を、会議中か、その日のうちに、誰かに1つは確認できたでしょうか。
• 会議の前に議題と資料を読み、分からない点を書き出す時間を取れたでしょうか。

会議のあとに担当を説明できなかった回が続くなら、次の会議では、議題の区切りで「今日決めるのはこの点でよいですか」と1つ確認するところから始めてみてください。