上司は部下に敬語を使うべきか

上司は部下に敬語を使うべきか：答えは職場によって違う

上司が部下に敬語を使うべきかどうかに、どの職場にも当てはまる正解はありません。上司も部下も「です・ます」で話す職場もあれば、上司から部下へはくだけた話し方が普通の職場もあり、どちらが正しいとは言えません。このページでは、迷ったときにどう決めるか、決めたあとに何に気をつけるかを書きます。

話し方を決めるときの条件は3つです。

• 一緒に仕事をしている部下の全員に、同じ話し方ができるか。年齢・性別・親しさ・入社の時期で話し方が分かれると、その違いが扱いの差として受け取られます。
• 会議やお客様の前でも、言い直さずに使えるか。二人のときはくだけた話し方、人前では丁寧語、という使い分けは、どこかで混ざります。
• 部下が、上司に言い返したり頼みごとをしたりしやすいか。上司の話し方は、部下にとって、上司にどう話してよいかの目安になります。

この3つを満たしやすいのは、尊敬語や謙譲語を重ねた敬語ではなく、「です・ます」で話す丁寧語です。迷っているなら、丁寧語から始めることをおすすめします。一方で、くだけた話し方が職場の慣習として定着していて、3つの条件を満たしているなら、無理に変える必要はありません。

「敬語」と一口に言っても、「です・ます」で話す丁寧語と、「おっしゃる」「拝見する」のような尊敬語・謙譲語は別のものです。上司から部下に話すときに、尊敬語や謙譲語まで重ねる必要はありません。3つの話し方を、取引先への納期の回答を部下に頼む場面で比べると、次のようになります。

丁寧語は、距離を取るための話し方ではありません。頼みごと、判断、指摘のどれも、丁寧語のままで言い切れます。くだけた話し方も、それだけで悪いわけではありません。気をつけたいのは、親しい部下にだけくだけること、人前で言い直すことになること、言い方が命令の形に寄ることの3つです。

敬語で話すと距離ができる、意見を言いにくくなる、という心配への答え

上司が敬語で話すと部下と距離ができる、言いたいことを言いにくくなる、という心配を聞きます。距離が開くかどうかは、話し方の丁寧さより、上司が判断・意見・情報を部下に話しているかどうかによるところが大きいと考えられます。丁寧語のままでも、判断や意見は言い切れます。

部下の側は、上司に何を期待しているでしょうか。面談についての数字ですが、KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談で上司に一番期待することとして、「具体的なアドバイスがほしい」を選んだ人が18.3%でした。「意見を聞きたい」は14.1%、「一緒に考えてほしい」は13.2%で、3つを合わせると45.6%です。「話を聞いてほしい」は7.9%でした。つまり、部下の半数近くは、上司の考えや関わりを求めています。言葉遣いを丁寧にすることと、意見や判断を控えることは、別のことです。

丁寧語で、判断・指摘・頼みごと・断りを言い切る例です。

意見を求められたら、まず部下自身の考えを尋ね、そのあとで上司の意見を具体的に伝えます。これも丁寧語のままでできます。

くだけた話し方で話すとき、気をつけること

くだけた話し方が職場の慣習なら、それを続けてかまいません。ただし、次の3つには気を配ってください。

• 全員に同じか。親しい部下や年下の部下にだけくだけて、ほかの部下には丁寧語、という状態は、本人たちには親しさの差として見えます。
• 人前で言い直していないか。会議やお客様の前で丁寧語に切り替えるなら、普段の話し方との差が大きすぎないかを見直します。
• 命令の形や、人柄に向かう言葉になっていないか。「やれ」「何回言わせるんだ」のような強い言い方が続くと、仕事の指摘ではなく、本人への否定として届きます。こうした言い方がハラスメントに当たるかどうかの判断は、このページでは行いません。指摘を受けたときや迷うときは、就業規則と人事の担当に確認してください。

くだけた話し方でも、頼みごとには理由を、指摘には次にどうするかを添えます。

部下が上司に敬語で話し、上司は部下にくだけた話し方をする、という形は、多くの職場で普通のことです。その形を取るときも、部下に「敬語をやめて」と求めないでください。部下にとって、上司への話し方を変えることは、上司が思うより大きなことかもしれません。

年上の部下、元の上司、中途入社の部下、話し方を変えるとき

話し方で迷いやすい場面を4つ挙げます。どの場面でも、話し方そのものより、仕事の決め方がどう変わるかを言葉にすることが要点です。

年上の部下、以前は自分の上司だった人

年上の部下や、以前は自分の上司だった人には、丁寧語で話してかまいません。年齢や経歴に合わせた話し方を変える必要はなく、変わるのは、判断を誰がするかです。そこは話し方と分けて、はっきり伝えます。

同期や元同僚が部下になったとき

同期や元同僚が部下になったとき、くだけた話し方を急に丁寧語に変えると、相手は距離を取られたと感じることがあります。変えるなら、理由を添えて先に伝えます。変えないなら、人前での話し方だけを決めておきます。

中途入社で、前の職場の慣習が違う部下

前の職場で、上司から部下へはくだけた話し方が普通だった人は、丁寧語で話す上司に身構えることがあります。逆の場合もあります。最初に一言、この職場の慣習を伝えておくと、部下が迷いません。

部下から「敬語をやめてください」「もっと気軽に話してください」と言われたとき

部下からそう言われたときは、気持ちに感謝したうえで、全員に同じ話し方をしたいという考えを伝えます。本人の申し出を断る形になるので、理由を言葉にしてください。

上司が自分の話し方を変えるとき

上司が自分の話し方をくだけた形から丁寧語にそろえるときは、本人たちに理由を伝えてから変えます。黙って変えると、怒っているのか、距離を取りたいのかと受け取られることがあります。

言葉遣いより先に見たいのは、部下が話を切り出せているか

言葉遣いを整えても、部下が上司に話を切り出せていなければ、二人の仕事は進みません。KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、上司と部下は役割が違うだけで、どちらも仕事を前に進める当事者だと考えています。上司の話し方は、部下が話を切り出しやすいかどうかの目安として選ぶとよいでしょう。

面談についての数字ですが、KAKEAIの1万人調査で、上司との面談の困りごと（複数回答）に「話したいこと、話すべきことを切り出せない」を挙げた人を年代ごとに見ました。20代の回答では15.0%、60代の回答では6.4%でした。つまり、20代の回答では、切り出せないという困りごとを挙げる人が、60代の回答より多くなっています。話し方を選ぶときも、丁寧かどうかより、部下が話を切り出しやすくなっているかを見るとよいと考えられます。

言葉遣いを整えて関係ができてから仕事の話をする、という順番を、KAKEAIはおすすめしません。関係は、仕事の話を前に進める中でできるからです。丁寧語でも、くだけた話し方でも、その日の仕事の判断や情報を部下に届けることを、話し方を選ぶより先に置いてください。

話し方を見直したあと、二人のやり取りがどう変わったかを振り返る

話し方を見直したあとに見るのは、話し方が定着したかどうかより、部下との仕事のやり取りが変わったかどうかです。全員に同じ話し方ができていて、会議でもお客様の前でも言い直していないなら、話し方そのものは整っています。次に見るのは、丁寧語にしたあとも判断や指摘を言い切れているか、という点です。遠慮が増えていたら、話し方はそのままで、判断や指摘を以前のように言い切ってください。

二人のやり取りがどう変わったかも見ます。部下から相談や頼みごとが来る回数が、見直す前と比べて減っていないでしょうか。減っていれば、話し方を変えたことが距離として受け取られているかもしれないので、理由を一度本人に伝え直します。増えていれば、その話し方で続けて大丈夫です。話し方は、一度決めたら終わりではなく、部下のほうから話が出てくるかどうかを見ながら整えていくものです。