面談の評価シートがほしい

面談の評価シートは、上司が自分の面談を振り返るために作る

面談の評価シートを作るなら、部下を採点する用紙ではなく、上司が自分の面談の進め方と、二人で決めたことのその後を振り返る用紙にすることをおすすめします。部下の態度や話し方に点を付ける用紙では、部下は面談のたびに試されているように感じるかもしれません。

「面談の評価シート」という言葉は、人事評価の面談で使う評価シート（人事評価のシート）を指すこともあります。人事評価のシートを普段の面談でどう使うかは、このページの後半で触れます。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談の困りごと（複数回答）として、上司のふるまいについての5つの困りごとのどれかを挙げた人が27.3%いました。5つの困りごとは、「上司の対応が期待するものと違う」「上司が以前会話したことを覚えていない」などです。この人たちのうち、面談が成果につながっていると感じている人は21.1%で、回答者全体の31.9%を下回っています。上司のふるまいに困りごとを感じている人は、面談の成果も感じにくい傾向があるということです。

KAKEAIの1万人調査では、5つのうち最も多かったのは「上司の対応が期待するものと違う」で、12.9%でした。この人たちの成果の実感は23.4%です。つまり、部下が上司に期待することと実際の上司の対応とのずれが、5つの中で最も多く挙がっているということです。

部下が困りごととして挙げる上司のふるまいは、上司が自分の面談を振り返る項目として使えると考えられます。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、面談のよしあしは、そのあとの行動で見るものだと考えています。評価シートにも、上司自身の関わり方に加えて、面談のあとに二人が何をしたかを振り返る項目を入れましょう。

面談の評価シートの項目と記入例

面談の評価シートには、次の6つの項目を入れるとよいでしょう。前半の4つは上司自身の関わり方、後半の2つは二人で決めたことのその後です。販売促進のキャンペーンの準備を進めている部下との面談を例に、記入例を示します。

項目ごとに、「できた」「一部できた」「できなかった」の3つから選び、理由を1行書きます。点数は付けません。点数を付けると、合計点を上げることに目が向き、次の面談で何を変えるかが見えにくくなるからです。

用紙の一番下には、「次の面談で変えること」を1行だけ書く欄を設けます。変えることは、毎回1つにしぼります。

評価シートに、部下の態度や話し方、意欲を評価する項目は入れません。部下の仕事ぶりの評価は、人事評価の決まりに沿って、人事評価のシートで行います。

面談の評価シートの使い方：1人の部下につき1枚を3か月使う

面談の評価シートは、1人の部下につき1枚を用意し、3か月ほど続けて使うと、同じ項目でつまずいている点が見えてきます。毎回の記入欄を横に並べておけば、どの項目で「できなかった」が続いているかが一目でわかります。

• 面談のあと、その日のうちに5分ほどで、項目1から5を書きます。
• 次の面談の前に、項目6の「前回決めたことが進んでいたか」を書きます。
• 3か月たったら、横に並べた記入欄を見て、「できなかった」が続いた項目を1つ選びます。

3か月の振り返りは、次のように短く書いておくと、部下に意見を聞くときの手がかりになります。

書くのは上司自身です。用紙は上司の手元に置き、自分の面談を見直すためのメモとして使ってください。

部下にも、面談の進め方について意見を聞く

評価シートで「できなかった」が続いた項目は、上司一人で考えるより、部下に意見を聞くほうが、何を変えればよいかが具体的になります。3か月に一度ほど、面談の最後の5分を使って尋ねてみてください。

部下からは、たとえば次のような答えが返ってくるかもしれません。

評価シートを部下に見せるかどうかは、上司が決めてかまいません。見せるときは、部下を評価する用紙ではないことを先に伝えましょう。

部下の側にも、できることがあります。面談の前に、話したいことと上司に期待することを伝えておけば、項目1と2は二人で整えやすくなります。部下から次のように言われたら、上司は評価シートの記入に生かしてください。

会社で面談の評価シートを使うとき、人事評価のシートを面談で使うとき

会社として面談の評価シートを配るときは、提出を求めず、上司が自分で使う用紙として配るとよいでしょう。評価シートを人事が集めて管理職どうしを比べると、上司は「できた」と書きやすい項目ばかりを選ぶようになるかもしれません。KAKEAIは、人事が1on1の記録の中身を読むことも、実施率を管理職の目標にすることもおすすめしません。

人事が評価シートについて確かめたいときは、中身ではなく、用紙が上司の役に立っているかどうかを尋ねます。3か月ほど使ったあとに、使いにくい項目や足したい項目を上司から聞き取り、用紙を直していくとよいでしょう。

人事評価のシートを探していた方は、普段の面談でも、そのシートを二人で一緒に見てかまいません。評価の話を期末の面談だけにせず、評価の項目を見ながら、今の時点での上司の考えを伝え、部下の見方を尋ねます。

面談の評価シートを使い始めて、二人の面談はどう変わったか

面談の評価シートが役に立っているかどうかは、3か月後の二人の面談の様子で振り返ることができます。

• 「できなかった」が続いていた項目が「一部できた」に変わっていたら、次の3か月は別の項目を1つ選び、次の面談で変えることにしてみましょう。
• 部下から、面談の進め方について意見をもらえていたら、その意見を評価シートの項目に足してみてください。
• 前回決めたことが進んでいる面談が増えていたら、評価シートの項目を減らして、続けやすくしてかまいません。
• 書くことが負担になって続かなかったときは、項目を2つにしぼり直してから、もう一度始めてみてください。