面談の日程表をエクセルで作りたい

面談の日程表に入れる項目：1行に1回の面談を書く

面談の日程表は、1行に1回の面談を書く一覧の形にすると、並べ替えや絞り込みがしやすく、あとから状況を見るのにも使いやすくなります。エクセルなどの表計算ソフトで作る場合も、先に決めるのは操作ではなく、どの列を置き、誰が何を書くかです。入れておきたい項目は次の通りです。

日程表に書くのは、日程に関わることだけにとどめます。話した内容や評価の中身、体調や家庭の事情は書きません。日程表は多くの人が見る表で、面談の中身は上司と部下の二人のものだからです。社員の名前が並ぶ表なので、社内の情報管理の決まりに沿って、見られる人と書き込める人の範囲も決めておいてください。

面談の日程表の作り方：シートの分け方と入力の決まり

日程表は、1つのファイルの中で役割ごとにシートを分けておくと、扱いやすくなります。

1. 一覧のシートには、上の表の列を並べ、1行に1回の面談を書きます。
2. 選択肢のシートには、面談の種類、状態、場所や方法の選択肢をまとめます。一覧のシートの同じ列は、ここから選べるようにします。
3. 説明のシートには、誰がどの列を入力するか、状態の言葉の意味、入力の締め切りを書いておきます。

入力の決まりは、作る前に決めておくと、あとから直す手間が減ります。

• 1回の面談は1行にし、同じ面談を2行に分けないようにします。延期したときは同じ行の予定日を書き換え、状態を「延期」にします。新しい日が決まったら「日程確定」に戻します。
• 部下と上司の名前は、社員の一覧から選べるようにすると、書き方がそろいます。
• ファイルは、期ごとか年度ごとに分けておくと、過去の分と混ざりません。

選ぶ欄の作り方などの操作の手順は、使っている表計算ソフトによって異なります。社内で使い方に詳しい人に確認しながら進めると確実です。

面談の枠の長さと時間帯の決め方

枠の長さは30分を基本にし、長くしたいときに選べるようにしておくことをおすすめします。KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との定期的な面談1回あたりの時間として、最も多い答えは30分で、41.7%でした。上司との面談は、30分で行っている人が最も多いということです。評価面談のように話すことが多い面談は、60分の枠も選べるようにしておくと、話が終わらないまま切り上げずに済みます。

時間帯は、一部の曜日や時刻に集中しないよう、候補を広めに示すのが1つの方法です。「Kakeai AI 1on1」の利用データ（抽出した30万回の1on1の記録）では、1on1が始められた時刻は14時台が14.2%、15時台が14.1%でした。午後では、この2つの時間帯が最も多くなっています。曜日では木曜が22.2%で最も多く、金曜が20.8%で続きます。1on1は、週の後半の午後がやや多いということです。日程表で会議室や上司の予定が詰まりやすい時間帯が見えたら、午前や週の前半も候補に入れておくと、調整がしやすくなると考えられます。

日程表は、全体を見るための表です。一人ひとりの予定は、普段使っている予定表（カレンダー）に入れます。同じ予定を二度書く手間が気になるときは、日程表に書くのを予定日と状態だけにする方法もあります。

面談の日程表の運用：誰が入力し、人事は何を見るか

日程は、上司と部下が直接話して決め、決まったら上司が日程表に入力するのが基本です。人事が一人ひとりの日程を決めて割り振ると、二人の仕事の都合と合わない日が選ばれやすくなります。

KAKEAIの1万人調査では、上司との面談の困りごと（複数回答）として最も多いのは「上司の時間確保や日程調整」で、24.6%でした。日程の調整は、部下の側から見ても、面談の困りごととして最も多く挙がるものだということです。日程表があれば、日程が決まらない面談や延期が続いている面談に、人事も早く気づけます。

面談をする人は、日程表の「面談をする上司」の列で決めておきます。KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、1on1は、その部下の仕事を決められる直属の上司が行うのがよいと考えています。ただし、上司であっても、部下の仕事を見てもいないなら、上司が行う意味はありません。兼務や異動の直後で誰が行うかに迷う上司からは、人事が相談を受けられるようにしておくとよいでしょう。

人事が日程表で見るのは、日程が決まっているかどうかと、延期が続いていないかまでにとどめます。KAKEAIは、人事が1on1の記録の中身を読むことをおすすめしません。実施率を管理職の目標にすることも、おすすめしません。

1万人調査では、面談をしている一番の理由として「会社または所属組織または上司から実施するように言われているため」を選んだ人が20.5%いました。この人たちのうち、面談が成果につながっていると感じている人は12.5%で、「自分の仕事を進めるため」を選んだ人の41.2%を大きく下回っています。言われて面談をしている人では、成果を実感している人が少ないということです。

実施率を目標にすると、面談そのものが、会社に言われて行うものとして受け止められがちです。

面談の日程表を案内するときの伝え方

日程表を使い始めるときは、人事から管理職へ、管理職から部下へと、目的と書き方を短く伝えます。以下では、営業部の下期の評価面談の日程表を使い始める場面を例にします。

人事から管理職へ

管理職から部下へ

部下から管理職へ

人事から、日程が決まっていない管理職へ

日程が決まっていない面談に気づいたときは、催促ではなく、困っていることがないかを尋ねる言い方で声をかけます。

人事から経営へ

面談の日程表がうまく使われているかを、どう振り返るか

面談の日程表がうまく使われているかどうかは、空欄が埋まったかではなく、上司と部下が日程の調整に困らずに面談を続けられているかで振り返ります。

• 延期が続いている面談があったなら、上司に事情を尋ね、枠の長さや時間帯の決まりを変えられないかを検討してみてください。
• 次回の予定日の列が埋まっている上司と部下の組が増えてきたなら、次は、空欄が続いている組の上司に、面談の終わりに次回を決める進め方を案内してみてください。
• 管理職から書き方の質問が多かった列があれば、説明のシートにその列の書き方を足しておくと、次の期から迷う人が減ります。
• 入力が負担だという声が出たら、列を減らせないか、予定表と二重に書き込んでいないかを見直してください。

日程表は、面談の中身を管理するための表ではなく、上司と部下が面談の時間を確保しやすくするための表です。列を増やしすぎず、日程に関わることだけを書く表として使い続けてください。