面談での身振り手振りはどう使えばよいか

面談での身振り手振りは、言葉を補うために使う

面談での身振り手振りに、これが正解という型はありません。身振りは言葉を補うためのもので、言葉の代わりにはならないからです。使い方で気をつけたいのは、次の3つです。

1. 話を聞く回と、考えを伝える回で、身振りを変えます。
2. 自分の身振りが誤解を生みそうなときは、先に言葉で伝えます。
3. 相手の身振りから気持ちを決めつけず、気になったら言葉で尋ねます。

面談でよく出る身振りと、相手に伝わりやすいこと、気をつけたいことを表にまとめました。

ここでは、製造ラインの作業手順書を見直している部下と、その上司の例で、言い方を紹介します。

話を聞く回と、考えを伝える回で、身振り手振りを変える

身振り手振りは、その回に相手が何を求めているかに合わせて変えましょう。話を聞いてほしい回と、上司の考えを聞きたい回とでは、合う身振りが違います。

KAKEAIの1万人調査では、面談で上司に一番期待することとして「話を聞いてほしい」を選んだ人は7.9%でした。身振りについて尋ねた数字ではありませんが、話を聞いてもらうことを一番に期待している人は、上司の考えやアドバイスを求める人より少ないということです。

KAKEAIは、上司は聞き役に徹し、うなずきと相づちで返す、と決めておくことをおすすめしません。部下が意見やアドバイスを求めている回に、その期待に応えられないからです。一方で、話を聞いてほしい回に、身を乗り出して次々に考えを返すのも避けたいことです。

話を聞く回の身振り

話を聞いてほしい回は、手元の作業を止め、相手のほうを向いて、うなずきながら聞きます。ペンや書類から手を離しておくと、聞くことに集中していることが伝わりやすくなります。

考えを伝える回の身振り

意見やアドバイスを求められた回は、まず相手の考えを尋ね、そのうえで上司の考えを伝えます。考えを伝えるときは、話がいくつあるかを指で示したり、資料のどこの話かを指したりすると、相手が話についてきやすくなります。

上司の側から：身振りが誤解を生みそうなときは、先に言葉で伝える

上司の何気ない身振りが、部下には怒っている、早く終わらせたい、という合図に見えることがあります。自分の癖や事情がわかっているときは、先に言葉で伝えておきましょう。

部下の身振りを見て、気持ちを決めつけないことも大切です。腕を組んでいる、目を合わせないといった身振りだけで、納得していないと判断せず、気になったら言葉で尋ねます。緊張しているだけのことも、考えをまとめている途中のこともあるからです。

部下が涙ぐんだり、手が震えていたりするなど、体調や気持ちの負担が大きそうに見えるときは、無理に話を続けないでください。面談を中断して、本人の意向を尋ねます。体調の不安が続いている様子なら、上司が一人で判断せず、本人の了解を得たうえで、人事の担当や産業医に相談しましょう。

部下の側から：説明するときの手振りと、上司の身振りが気になるとき

部下が上司に説明するときも、身振り手振りは言葉を補うために使います。資料のどこの話をしているのかを指で示し、話がいくつあるかを先に言うと、上司が話を追いやすくなります。

緊張して手元が落ち着かないときは、無理に身振りを整えようとしなくてかまいません。手を机の上に置くか、ペンを持って資料を指す役に使うと、落ち着きやすくなります。それでも話しにくいときは、話す順番を先に伝えておくと、上司も途中で言葉を足しやすくなります。

上司の身振りが気になるときは、自分への評価のように受け止めず、言葉で確かめてかまいません。

オンラインや電話の面談での身振り手振り

オンラインや電話の面談では、身振りが相手に伝わりにくくなります。身振りに頼らず、言葉で補うことを意識してください。

• うなずきに、声を添える。画面では、うなずきが小さく見えます。「はい」「なるほど」と声に出すと、聞いていることが伝わります。
• 手振りは、画面の中で。指で数を示すときは、手を顔の横まで上げると見えやすくなります。
• 資料の場所は、言葉で言う。画面共有した資料を指で指しても、相手には見えません。「2枚目の表の、左から3列目です」のように言葉で伝えます。
• 電話では、身振りの分を言葉にする。考えているときは「少し考えさせてください」と言うと、黙っている間の不安を減らせます。

身振り手振りが二人の話を助けていたかを、どう振り返るか

身振り手振りは、それだけを直そうとするより、二人の話が伝わっていたかどうかで振り返るとよいでしょう。次の3つを、次の面談に生かしてください。

• 自分の身振りについて先に一言伝えられていたら、次は、相手の身振りで気になったことも、言葉で尋ねてみてください。
• 考えを伝えるときに資料の箇所を指して話せていたら、次は、話がいくつあるかも最初に伝えてみましょう。
• 身振りから相手の気持ちを決めつけてしまったと感じたら、次の面談の最初に「この前は、私の受け取り方が違っていたかもしれません」と一言添えるとよいでしょう。

身振り手振りが上手かどうかより、相手が求めていることを言葉で確かめ合えていたかのほうが、二人の話を前に進めます。