ざっくばらんな面談とはどのようなものか

ざっくばらんな面談とは、形式にこだわらず率直に話す面談

ざっくばらんな面談とは、議題や進め方の形式にこだわらず、上司と部下が遠慮せずに率直に話す面談のことです。「ざっくばらん」は、隠しごとをせず、気取らずに話す様子を表す言葉です。何も決めずに集まる、という意味ではありません。

職場では、次のような場面で「ざっくばらんに話しましょう」と声がかかります。

• 新しく来た上司と部下が、初めて顔を合わせて話すとき
• 定期的な面談を、評価の場とは別に、肩の力を抜いて話す時間にしたいとき
• 部長や役員が、職場の人の考えを直接聞く場を設けるとき

採用の場で使われる「カジュアル面談」も似た言葉ですが、社外の人と会う場なので、ここでは扱いません。

どの場面でも、ざっくばらんな面談で大事なのは、話す内容を限らないことより、二人が率直に話せることです。以下では、異動してきたばかりの上司と、会社のWebサイトのリニューアルを進めているマーケティング担当の部下が、ざっくばらんに話す場面を例にします。

「ざっくばらんに」と言われても、本音を話しにくい人はいる

上司が「ざっくばらんに話しましょう」と声をかけても、部下がすぐに率直に話せるとは限りません。KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談の困りごと（複数回答）として、次の3つのどれかを挙げた人が21.8%いました。

• 「話したいこと、話すべきことを切り出せない」（9.7%）
• 「自分自身への評価や見られ方への影響が気になり本音が話せない」（9.3%）
• 「上司との信頼関係がなく安心して話せない」（8.0%）

5人に1人を超える人が、面談で本音を話しにくい困りごとを挙げていたということです。「ざっくばらんに」と声をかけられた場面を尋ねた数字ではありませんが、声をかけられただけでは本音を話しにくいと感じる人もいると考えられます。

そのため、上司の側は声をかけるだけでなく、自分から先に率直に話し、話したくないことは話さなくてよいと伝えておくとよいでしょう。部下の側は、すべてを話そうとせず、話しやすいことを1つ選んで切り出せば十分です。

ざっくばらんな面談の進め方：上司の立場と部下の立場

ざっくばらんな面談でも、始め方には立場ごとの工夫があります。

上司の立場で始めるとき

上司が先に、自分のわからないことや困っていることを話すと、部下も話の糸口をつかみやすくなります。

部下の立場で話すとき

部下の側は、率直に話してよいかを一言確かめてから切り出すと、話し始めやすくなります。仕事の話でも、仕事以外の相談でもかまいません。

話した内容をどこまで広げてよいかが気になるときは、先に上司に伝えておくと安心です。

上司は、その希望を受け止めたうえで、会社として対応が必要な話だった場合の扱いも伝えておきます。

話を広げるとき

ざっくばらんな面談では、話が予定外の方向に進んでもかまいません。上司は質問を重ねるだけでなく、求められたら自分の考えや経験も話します。

部下の側も、上司の経験や考えを尋ねてかまいません。

終わるとき

ざっくばらんな面談でも、終わりに次に進めたいことを1つ決めておくと、話したことが仕事につながります。

ざっくばらんな面談でも、仕事の話を避けなくてよい

ざっくばらんな面談は、仕事以外の話をする場だと受け取られることがあります。しかし、仕事の話を避ける必要はありません。KAKEAIの1万人調査では、上司との面談をしている理由（5つまで選択）として、「上司との関係性を維持・向上させるため」を選んだ人は30.3%でした。最も多いのは「自分の仕事を進めるため」で52.8%、次が「会社や組織の考えや状況を理解するため」で38.5%です。上司との関係のためより、自分の仕事を進めるために面談をしている人のほうが多いということです。

KAKEAIは、まず雑談や関係づくりから、と順番を決めることをおすすめしません。関係は、仕事の話を前に進める中でできるものだと考えているからです。ただし、上司と部下の関係には段階があり、段階によって合う関わり方は変わります。異動してきたばかりのころなら、仕事の話の合間に、互いの仕事の進め方や大事にしていることを知る話を混ぜるのも1つの方法です。

ざっくばらんな面談で、気をつけたいこと

ざっくばらんな雰囲気でも、次の4つには気をつけてください。

• 評価や異動を、その場で約束しない。評価の結果や異動のように、上司の一存では決められないことは約束しないようにします。部下から尋ねられたら、今の考えと、どう決まるのかを伝えます。

• 私生活に踏み込みすぎない。家族や健康のことなど、私生活の話は、部下が自分から話した範囲で聞きます。上司のほうから、細かく尋ねることは避けます。
• 上司ばかりが話さない。反対に、うなずくだけでも終えない。上司が先に率直に話すことは大事ですが、話しすぎると部下が話す時間がなくなります。一方で、意見を求められているのに、うなずくだけで終えることも避けたいところです。
• 聞いた話の扱いを、本人と決めておく。チームや人事に伝える必要がありそうな話は、伝える前に本人と相談します。ハラスメントや心身の不調に関わる話が出たときは、会社の決まりに沿って、人事の担当に相談してください。

ざっくばらんな面談がうまくいったかを、どう振り返るか

ざっくばらんな面談がうまくいったかどうかは、場が和んだかより、二人が率直に話せて、そのあとの仕事に何かがつながったかで振り返ります。

• 部下が自分から話題を1つ出したなら、次の面談は、その話の続きから始めてみてください。
• 話の中で次に進めたいことが見つかったなら、誰がいつまでに何をするかを二人で決めておくと、次の面談の話題になります。
• 話しにくそうな話題があったなら、次は、その話をする時間や場所を変えられないかを相手に相談してみるとよいでしょう。

ざっくばらんな面談は、形式をなくすことが目的ではありません。仕事のことも、それ以外のことも、遠慮せずに話せる時間として使ってください。