面談を練習する方法、AIで練習できるか

面談を練習する方法：相手の期待を変えて、声に出して練習する

面談は、練習することができます。方法は、一人で声に出す・同僚と役を交代する・AIに相手役を頼む・本番の面談を練習の場にする、の4つです。どの方法でも、頭の中で考えるだけでなく、実際に声に出して言ってみることが練習の中心になります。

もう1つ大事なのは、相手の期待を変えて練習することです。同じ「面談」でも、相手が話を聞いてほしいのか、意見がほしいのかで、合う返し方は変わります。以下では、マーケティング部で新商品の販促企画を進めている部下と、その上司の面談を例にします。

面談の練習で何を練習するか：相手の期待ごとの返し方

面談の練習では、聞き方だけでなく、相手の期待に合わせた返し方も練習しておきます。部下が上司に期待することは、1つに決まっていないからです。

1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」では、1on1の前に、部下が上司に期待することを選べます。その利用データ（抽出した30万回の1on1の記録）では、選ばれたもののうち、最も多い「一緒に考えてほしい」でも19.4%でした。最も少ない「話を聞いてほしい」は11.7%で、ほかに「意見を聞きたい」「報告したい」「具体的なアドバイスがほしい」なども選ばれています。つまり、実際の1on1で部下が上司に期待することは、6つの選択肢に分かれているということです。利用データは練習について尋ねたものではありませんが、練習の相手役も、1通りの期待だけでは足りないと考えられます。

KAKEAIの1万人調査でも、面談で上司に一番期待することとして最も多かった答えは、「その時々によって違う」（20.9%）でした。同じ相手でも、回によって期待が変わることがあります。

KAKEAIは、「上司は話さず、聞き役に徹する」と決めておくことをおすすめしません。部下が意見やアドバイスを求めている回に、その期待に応えられないからです。面談の練習も、聞き役の練習だけに偏らせないほうがよいでしょう。

上司の側が練習しておくこと

上司の側は、まず、その回に話したいことと上司に期待することを尋ねる一言を練習しておきます。

そのうえで、期待ごとの返し方を声に出してみてください。意見を求められたときは、まず相手自身の考えを尋ね、そのあとで具体的に意見を伝えます。

一緒に考えてほしいと言われたときは、何に困っていて、どうしたいのかを把握することから始め、真剣に一緒に考えます。

アドバイスを求められたときは、何を、どこから始めるとよいのかを具体的に伝えます。話を聞いてほしいときは、最後まで聞きます。

報告したいと言われたときは、報告を受けたうえで、上司が判断や確認を引き受けることがないかを尋ねます。

部下の側が練習しておくこと

部下の側が練習しておきたいのは、話したいことと上司に期待することを、1文で言うことです。

KAKEAIの1万人調査では、面談で上司に一番期待することとして「期待していることは特にない」を選んだ人のうち、「面談が成果につながっている」と感じている人は8.4%でした。回答者全体の31.9%を大きく下回っています。上司に期待することがないまま臨む面談は、成果につながっていると感じにくいということです。

答えに詰まったときの返し方も、あらかじめ口にしておくと、本番で慌てずに済みます。

AIで面談を練習するには：相手役の頼み方と、気をつけること

AIのチャットに相手役を頼んで、面談を練習することもできます。相手の反応を受けて返す練習を、時間や場所を選ばずに何度でも繰り返せるのが利点です。

AIに相手役を頼むときは、次の3つを最初に伝えておくと、練習の場面が具体的になります。

1. 相手の立場と状況です。例：「新商品の販促企画を進めている部下の役をしてください。締め切りが近く、店頭の販促物の準備が遅れています」。
2. 相手が上司に期待していることです。例：「今日は、上司の意見を聞きたいと思って面談に来ています」。練習のたびに、この期待を変えてみてください。
3. 練習のあとに頼みたいことです。例：「終わったら、私の返し方で、相手の期待とずれていたところを教えてください」。

AIを使うときは、次の点に気をつけましょう。

• 会社の決まりを確認する。AIのサービスを仕事で使ってよいか、どの範囲まで使えるかは、会社や部署の決まりに従います。わからないときは、情報システムの担当に確認しておくと安心です。
• 個人の情報や社外秘を入力しない。実在の部下や上司の名前・評価・健康や家庭の事情、お客様の情報は入力しません。仮の名前と、ぼかした状況で練習します。
• AIの返事を、実在の相手の反応と思わない。AIの相手役は、伝えた設定の範囲で返事をしているだけです。実際の相手がどう感じるかは、本番の面談で確かめるしかありません。
• AIが出した言い回しを、そのまま読み上げない。参考にした言い回しは、自分の言葉に直してから声に出してみてください。

同僚に相手役を頼むときも、考え方は同じです。

本番の面談を練習の場にする：試して、確かめて、直す

練習の仕上げは、本番の面談です。練習した言い方を本番で試し、相手の反応を見て、次の回に直していきます。

KAKEAIは、面談に万能のやり方はないと考えています。型や手順を守ることが目的ではなく、仮説を立てて試し、確かめて、直すことの繰り返しが大事です。練習した言い方が相手に合っていたかどうかは、相手に尋ねてみるのが一番確かです。

1回の面談で、新しい言い方を試すのは1つか2つにしておくとよいでしょう。試すことが多すぎると、相手の話に集中できなくなるからです。

面談の練習が役に立ったかを、どこで振り返るか

面談の練習が役に立ったかどうかは、言い方がなめらかになったかより、本番の面談で二人の話がどう進んだかで振り返ります。

• 最初の一言で、話したいことと上司に期待することが言葉になっていたら、次は、期待ごとの返し方の練習に進んでみてください。
• 相手の期待と返し方がずれたと感じた場面があったら、次の練習では、その期待を相手役に設定して練習してみてください。
• 面談の終わりに次に取り組むことが決まっていたら、次の回の最初は、その続きから話してみましょう。
• 相手から「変えたほうがよいこと」を聞けたら、次の練習のテーマにして、1つずつ直していきます。