面談を無断で休んでしまったときの対応

面談を無断で休んでしまったときは、気づいた時点で一言連絡する

面談を無断で休んでしまったと気づいたら、気づいた時点で相手に一言連絡しましょう。丁寧な文面を考えるより、短くても早く連絡するほうが、待っていた相手は何があったのかを早く知ることができます。

最初の連絡に入れるのは、次の3つです。

1. 連絡をせずに休んだことへのお詫び
2. 休んだ理由を、事実のまま一言で
3. 次の日時の候補、または今から入れるかどうか

気づいたときによって、連絡の手段と最初に伝えることが少し変わります。

ここでは、新製品の取扱マニュアルを作っている部下の例で、言い方を紹介します。

次の日時は、できるだけその週のうちに取り直しましょう。1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」の利用データ（抽出した30万回の1on1の記録）では、直近3か月に3回以上1on1を行った組の80.0%が、月1回のペースでした。つまり、続けて面談をしている上司と部下の多くは、およそ1か月に1回のペースで会っているということです。このペースの二人が、休んだまま次の予定を待つと、次に話せるのは2か月近く先になると考えられます。

無断で休んだ理由の伝え方：事実のまま、一言で

休んだ理由は、事実のまま短く伝えます。実際と違う理由を伝えると、あとで食い違いがわかったときに、休んだこと以上に相手を困らせてしまうからです。理由ごとに、伝え方の例を挙げます。

予定を忘れていた、別の予定と重ねてしまったとき

予定を忘れていたときは、忘れていたと伝えてかまいません。言い訳を重ねるより、次から何を変えるのかを一言添えると、相手も安心できます。

急な対応で、連絡する余裕がなかったとき

お客様への対応やトラブルで連絡できなかったときは、何があったのかを一言で伝え、連絡できなかったことをお詫びします。

体調が悪かったとき

体調が悪くて連絡できなかったときは、まず今の体調を伝え、面談の日程は回復してから相談したいと伝えましょう。体調の優れない日が続くときは、自分だけで判断せず、人事の担当や産業医に相談してください。

気が重くて、行けなかったとき

面談に気が重くなって休んでしまったときは、話せる範囲で、その気持ちを上司に伝えてかまいません。上司が理由を知らないままだと、次の面談の進め方を一緒に変えることができないからです。何について気が重かったのかを1つ伝え、次の面談で上司に期待することを添えてみてください。

上司との関係そのものがつらいときや、上司の言い方がハラスメントに近いと感じるときは、上司に無理に伝えなくてかまいません。就業規則で定められた相談窓口や、人事の担当に相談しましょう。

上司が面談を無断で休んでしまったとき

上司が部下との面談を無断で休んでしまったときも、することは同じです。気づいた時点でお詫びをし、理由を一言伝え、次の日時の候補を上司から出しましょう。待っていた部下にとって、上司に空いている時間を尋ねるのは、気をつかうことがあります。上司から候補を出せば、部下はその中から選ぶだけで済みます。

取り直した面談は、休んだ回に話すはずだったことから始めるとよいでしょう。部下は、上司が休んだ回に話すつもりだったことを抱えたままでいるかもしれません。上司から先に尋ねてみてください。

相手が面談に来なかったとき：待っていた側の最初の一言

相手が面談の時間に来ないときは、10分ほど待ってから、チャットか電話で一言声をかけましょう。最初の一言は、来なかった理由を問いただすものではなく、相手の様子を尋ねるものにします。急なトラブルや体調の変化が起きているかもしれないからです。

上司が、部下を待っていたとき

部下から連絡が来たら、連絡をくれたことにお礼を言ってから、次の日時を決めます。

部下が、上司を待っていたとき

無断で休む回が続くとき

部下が面談を無断で休む回が続くときは、責める前に、面談の曜日や時間帯、進め方が合っているかを二人で話してみてください。KAKEAIは、来なかったのだから次は本人から声をかけてもらう、のように、面談を行うかどうかを部下まかせにすることをおすすめしません。上司も部下も面談の当事者で、どちらかに任せきりにすると、話したいことがあっても、面談そのものが途絶えてしまうことがあるからです。

上司が無断で休む回が続くときは、部下から、相談したいことがあることと、曜日や時間帯を変える案を伝えてかまいません。

勤怠の扱いが関わるときは、就業規則の定めを人事の担当に確認しましょう。体調や家庭の事情を本人が話したときは、上司が一人で判断せず、本人の意向を尋ねたうえで、人事の担当や産業医に相談してください。

社外の方との面談を無断で休んでしまったとき

採用の面談や取引先との面談など、社外の方との面談を無断で休んでしまったときも、気づいた時点でお詫びの連絡をします。メールだけでなく、相手の営業時間内であれば電話も入れるとよいでしょう。改めて面談を希望するかどうかも、はっきり書いておきます。

面談を受けるつもりがなくなったときも、無断のままにせず、辞退の連絡を入れましょう。相手は、空けていた時間をほかの予定に充てられるようになります。

無断で休んだあとのやり取りを、どう振り返るか

無断で休んだあとのやり取りは、謝り方の丁寧さより、取り直した面談で話が前に進んだかどうかで振り返ります。休んだ側も、待っていた側も、次の3つを見直すきっかけにしてください。

• 取り直した面談を、休んだ回に話すはずだったことから始められたなら、次は前日に話したいことを一言送っておくと、さらに話を進めやすくなります。
• 休んだ理由を事実のまま伝えられたなら、次は、同じことが起きないように何を変えるのかも、二人で話してみてください。
• 待っていた側として、相手の様子を尋ねる一言から始められていたら、次は取り直しの日時の候補も、自分から2つほど出してみてください。

無断で休んでしまったことは、取り消せません。それでも、気づいた時点で一言連絡し、次の面談を早く取り直せば、休んだ回に話すはずだったことは次の面談で話し直せます。