責任感がない部下への対応

部下に責任感がないと感じたら、まず気になる行動を分ける

部下に責任感がないと感じたら、「責任感」という言葉で伝える前に、気になっている行動を具体的に分けてみてください。「責任感」は人柄を表す言葉なので、そのまま伝えても、部下は何を変えればよいのかが分かりません。行動に分けると、行動ごとに部下の側の事情が見えてきます。

表の事情は、あくまで「ありうる」ものです。どれに当たるかは、部下に尋ねてみないと分かりません。

責任感がないように見える行動と、部下の側の事情

責任感がないように見える行動の裏には、上司からは見えていない事情が部下の側にあるかもしれません。上司から見えている行動だけで、部下の気持ちを判断しないことが出発点です。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談のあと行動につながるのが半分くらいの回か、それより少ないと答えた人（6,074人）に、その理由を尋ねています（5つまで選択）。「時間やコストの制約で動けない」を選んだ人は15.4%、「今動く必要性を感じていない（緊急度が低い）」は13.4%でした。最も多かったのは「その時々によって違う」で、26.1%です。つまり、話したことが行動に移らない理由は1つに決まらず、時間の制約や今急ぐ必要を感じていないことも含めて、さまざまです。面談についての数字ですが、責任感がないように見える行動の裏にも、部下の側のさまざまな事情があると考えられます。

事情が分からないまま「もっと責任感を持ってほしい」と伝えても、部下は何を変えればよいのかが分かりません。まず、どの行動が気になっているのかを具体的にし、その行動について部下の事情を尋ねることをおすすめします。

部下に責任感がないと感じる場面ごとの、最初の一言

最初の一言は、行動の事実と、上司が知りたいことを伝える形にします。以下では、マーケティングの部署で、秋の展示会の出展準備を部下に任せている場面を例にします。

期限を過ぎても連絡がないとき

期限を過ぎても連絡がないときは、遅れたことを責める前に、今の状況と見通しを尋ねます。あわせて、早めに知らせてほしい理由を、仕事の都合として伝えるとよいでしょう。

「それは私の担当ではない」と言われたとき

担当ではないと言われたときは、言い返す前に、部下が担当の範囲をどう受け取っていたのかを尋ねます。範囲を決めていなかったのであれば、上司の伝え方を見直す機会です。

引き受けたことが途中で止まっているとき

止まっている仕事があるときは、どこで迷っているのかを尋ね、上司が出せる情報や判断があれば、その場で伝えます。

ミスを認めず、人のせいにするように聞こえるとき

ミスの話で部下が言い訳をしているように聞こえるときも、原因を問い詰めるより先に、次の手を一緒に決めます。原因は、落ち着いてから二人で整理するほうが、事実を確かめやすくなります。

仕事を任せるときに、担当の範囲と期限を二人で決める

責任感がないように見える行動は、仕事を任せる時点で、担当の範囲・期限・自分で判断してよいこと・困ったときの相談先を二人で決めておくと、起こりにくくなることがあります。次の4つを、任せるときに言葉にしておきます。

1. 担当の範囲：どこからどこまでを任せるのか。
2. 期限：いつまでに、何がそろっていればよいのか。
3. 判断してよいこと：部下が自分で決めてよいことと、先に相談してほしいこと。
4. 相談先：困ったときに、誰に声をかければよいのか。

上司が引き受けたことも、部下にお願いすることと同じように、いつまでに何をするかを言葉にしておきます。KAKEAIの1万人調査では、面談の困りごとに「会話したことを上司が日常にいかさない・約束を守らない」を挙げた人が6.2%いました。この人たちのうち、面談が成果につながっていると感じている人は23.2%で、回答者全体の31.9%を下回っています。上司が約束を守っていないと感じている人は、面談の成果を実感しにくい傾向があります。

KAKEAIは、上司も部下も、両方が当事者だと考えています。期限を守ることを部下にお願いするなら、上司が引き受けたことも、同じように期限を決めて行いましょう。

部下に責任感がないと感じるときに、避けたい関わり方

• 「責任感を持ってほしい」とだけ伝えること。どの行動を、どう変えてほしいのかが部下に伝わりません。
• 人前で、遅れやミスを指摘すること。部下は、次から遅れを言い出しにくくなります。指摘は、二人で話せる場で行いましょう。
• 何も言わずに、仕事を取り上げること。仕事を外された理由が分からないままになり、次に何を任されるのかも見えにくくなります。
• 反対に、何も言わずに、上司が穴を埋め続けること。上司の負担が増えるうえ、部下は何が足りなかったのかを知る機会を失います。
• 評価シートに、「責任感がない」と人柄の言葉で書くこと。書くなら、どの仕事でどんな遅れがあったのかと、次の期に何を期待するのかを書きましょう。

何度伝えても期限の遅れが続き、体調や家庭の事情が関係していそうなときは、仕事の話だけで解決しようとしないでください。本人の了解を得たうえで、人事の担当や産業医に相談しましょう。

関わり方を変えたあと、二人の仕事の進め方はどう変わったか

1〜2か月たったら、部下の責任感が上がったかどうかではなく、二人の仕事の進め方がどう変わったかを振り返ってみてください。

• 仕事を任せるときに担当の範囲と期限、判断してよいことを二人で言葉にできていれば、途中で迷ったときに部下も相談しやすくなります。
• 遅れそうなときに、期限より前に部下から声がかかるようになっていたら、その知らせを責めずに受け取り、一緒に手を打ちます。
• 止まっている仕事があったときに、責める前に理由を尋ねていたかを、上司自身が振り返ります。尋ねていなければ、次の回から理由を先に尋ねることから始めます。
• 上司が引き受けたことを伝えた期限までに行えていたら、そのことも部下に伝えます。遅れたときは、部下にお願いしているのと同じように、早めに知らせます。