話が長い部下への対応

部下の話が長いと感じるときは、最初に何を期待しているのかを尋ねる

部下の話が長いと感じるときは、話し方を変えてほしいと伝える前に、その話で部下が上司に何を期待しているのかを、話の始めに尋ねてみることをおすすめします。報告なのか、判断がほしいのか、まず聞いてほしいのかが見えないまま聞いていると、同じ長さの話でも長く感じられるからです。

1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」の利用データ（抽出した30万回の1on1の記録）では、1on1の予定を作る時点でテーマが入力されていた1on1は26.5%でした。作ったあとに足されたテーマは含まれていません。1on1の前に話すことを言葉にしておくのは、それだけ難しいということです。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、面談の困りごと（複数回答）として「話す内容・話題を考えることの負担」を挙げた人が17.4%いました。この人たちのうち、面談が成果につながっていると感じている人は30.7%で、回答者全体の31.9%と大きな差はありません。話す内容を前もって考えることを負担に感じながら、面談に臨んでいる人もいるとわかります。

KAKEAIの1万人調査では、面談で上司に一番期待することとして「報告したい」を選んだ人は9.4%でした。「具体的なアドバイスがほしい」「意見を聞きたい」「一緒に考えてほしい」の3つを合わせると45.6%です。面談で報告だけを一番に望む人より、上司の考えを求める人のほうが多いことがわかります。

どれも面談についての数字ですが、普段の報告や相談でも、報告に見える長い話の中に、相談や判断の依頼が混ざっていることがあると考えられます。

話す前に要点をまとめておくことは、部下にとっても簡単ではないでしょう。そのため、「結論から話してください」と求めるだけでなく、話の始めに、上司から何を期待しているのかを尋ねる方法もあります。以下では、展示会の準備を進めている部下が、週1回の打ち合わせで準備の状況を話す場面を例にします。

部下の話が長くなる4つの場面と、最初の一言

話が長く感じられる場面は、大きく4つに分けられます。場面によって、上司の最初の一言は変わります。

進み具合の報告が長いとき

経緯を順に話す部下は、途中を省くと上司に伝わらないと考えているのかもしれません。最初に、上司が判断することがあるかを尋ね、そこから聞くとよいでしょう。

経緯を伝えたい様子なら、聞く時間を分けて取ります。

相談の話が長いとき

話しながら考えをまとめている部下もいます。途中で遮らず、出てきた話を上司が言葉にして並べ、何に一番困っているのかを一緒に探してみてください。

気持ちや出来事の話が長いとき

まず聞いてほしいと感じているときは、話の長さを気にせず、最後まで聞く回があってもかまいません。

体調が悪そうな様子や、眠れていない様子が続くなど、心身の調子が気になるときは、話し方の話はしません。まず様子を尋ね、本人と話したうえで、産業医や人事の担当に相談してください。

会議での発言が長いとき

会議では、ほかの参加者の時間も使います。話す順番を変えてほしいことは、会議の場ではなく、あとで二人のときに理由と一緒に伝えましょう。

部下の話が長いときの、時間の使い方と発言の例

上司の時間が限られているときは、それを最初に伝えます。話を急がせるより、残りの時間で何を決めるかを先に共有するほうが、部下も話しやすいでしょう。

話を遮ってしまったときは、上司から謝って続きを促します。

次からの話し方について部下と相談するときは、上司の都合ではなく、部下の仕事が早く進む理由を添えます。

上司が途中で反応を返していないために、伝わったかどうかがわからず、部下が同じ話を繰り返していることもあるかもしれません。聞いている途中で、受け取ったことを短く返すのも1つの方法です。

部下の話が長いときに、避けたいこと

避けたいのは、話を途中で打ち切ることと、黙って聞き続けることの両方です。

• 「で、結論は何ですか」と話を打ち切る。部下は次から話す前に身構え、まだまとまっていない相談を持ってきにくくなるでしょう。
• 黙って最後まで聞き続けると決めておく。KAKEAIは、上司は話さず聞き役に徹する、と決めておくことをおすすめしません。部下が判断や意見を求めているときに、その期待に応えられないからです。
• 話し方の型を、すべての話に当てはめる。「結論から」「3点で」といった型は、報告には合っても、考えがまとまっていない相談や、気持ちの話には合わないことがあります。
• 聞きながら、パソコンや携帯電話を見る。部下は伝わったかどうかがわからず、同じ話を繰り返すかもしれません。
• 周りの人に「あの人は話が長い」と話す。本人に伝わると、上司に相談すること自体を控えるようになりかねません。

部下の話が長いと感じたあと、二人のやり取りをどう振り返ればよいか

部下の話が短くなったかどうかではなく、話の始めに、何を期待しているのかが二人の間でそろうようになったかを振り返ります。

• 話の始めに、部下が上司に何を期待しているのかを尋ねられたなら、次は、前日に1行で送ってもらうかどうかを部下と相談してみてください。
• 上司が話をまとめて返したときに、二人の受け取り方がそろうようになってきたら、次は、まとめる役を部下にお願いしてみるのも1つの方法です。
• 打ち合わせの時間が足りなくなる回が続くなら、時間を延ばすか、話題を分けて別の時間を取るかを、二人で決めます。
• 上司が話を遮ってしまった回があったなら、次の回の始めに、その続きから聞いてみてください。