言い方がきつい部下をどう指導すればよいか

言い方がきつい部下への指導は、誰に、どんな場面で言ったのかを分けて考える

言い方がきつい部下への指導は、その言葉を誰に、どんな場面で言ったのかを分けて考えるところから始めます。相手が後輩か、ほかの部署や取引先か、上司自身かで、伝え方と急ぐ度合いが変わるからです。

ここでは、展示会の準備を進めている部下が、後輩やデザイン部とやり取りしている場面を例にします。

きつい言い方の裏には、急いでいた、相手を思って強く言った、前の職場での話し方が残っているといった事情があることもあります。人柄の問題と決めつける前に、そのときの状況を本人から聞いてください。

言い方の話は、人柄ではなく仕事のやり取りの話として伝える

言い方を伝えるときは、「きつい性格」「感じが悪い」といった人柄の話にしないことが大切です。誰とのどんなやり取りで、どんな言葉があり、相手がどう受け取ったように見えたかを話します。言い方は、相手との仕事の進み方に関わる、仕事の話の1つです。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談の話題（複数回答）として、職場での人間関係を挙げた人は31.1%でした。具体的な仕事（76.7%）、人事評価（43.4%）、会社や組織の方針（36.7%）に次いで、4番目に多い話題です。人間関係の話は、面談で珍しい話題ではないということです。

KAKEAIの1万人調査では、面談で職場での人間関係の話をしている人のうち、面談が成果につながっていると感じている人は36.5%で、話していない人の29.7%より高い値でした。面談で人間関係の話をしている人のほうが、面談が成果につながっていると感じている割合が高いということです。

調査は部下の言い方の指摘を尋ねたものではありませんが、周りへの言い方のように人との関わりに触れる話も、面談で取り上げてよい話題だと考えられます。

言い方の話をすると関係が崩れるのではないかと、伝えるのをためらうこともあるでしょう。けれども、信頼関係ができるまで伝えずにおくことを、KAKEAIはおすすめしません。ただし、上司と部下の関係には段階があり、段階によって合う関わり方は変わります。まだ部下が身構えている段階なら、1回に取り上げるのは、1つの場面の1つの言葉に絞るとよいでしょう。

言い方がきつい部下に伝えるときの進め方と、最初の一言

後輩や同僚へのきつい言い方を伝えるときは、その日のうちか、遅くとも数日のうちに、二人で話せる場をつくります。進め方の一例は次の通りです。

1. 仕事でよかった点から入り、言い方の話をしたいと前置きします。

2. 上司が自分で見聞きした言葉と、相手の様子を、事実として伝えます。

3. そのときの事情を尋ねます。

4. 指摘の中身は大事だと伝えたうえで、言い方を一緒に考えます。

5. 上司の側で変えることがあれば、あわせて伝えます。

場面ごとの伝え方：ほかの部署への言い方、上司への言い方、急に変わったとき

ほかの部署や取引先への言い方がきついとき

ほかの部署や取引先への言い方は、相手との仕事の進め方に関わるので、上司から早めに伝えたほうがよいでしょう。伝えるときは、上司との上下の話ではなく、相手との仕事が進めやすくなるかどうかの話にします。

上司に向けた言い方がきついとき

上司に向けてきつい言葉が出たときは、その場では言い方を注意せず、まず話の中身に答えます。言い方の話は、その場では予告もせず、落ち着いてから別の機会に切り出します。

後日、言い方の話をするときは、上司がどう受け取ったかとして伝え、本人の考えも聞きます。

急に言い方がきつくなったとき

以前は穏やかだった部下の言い方が急にきつくなったときは、言い方を直す前に、仕事の量や進め方、周りとの関係で負担になっていることがないかを尋ねます。

眠れない、疲れが取れないといった話が出たときは、まず話してくれたことにお礼を伝えます。体調に関わることは上司が判断せず、産業医や人事の担当に相談できることを本人に伝えましょう。

言われた側の人が困っているとき

後輩や同僚が強い言葉に傷ついている、人格を否定するような言葉が続いている、といった場合は、上司が一人でハラスメントに当たるかどうかを判断しないでください。就業規則を確認し、人事の担当に相談したうえで、会社の決まりに沿って進めます。相談してくれた人には、話してくれたことにお礼を伝え、会社の相談窓口があることも伝えます。

言い方がきつい部下への指導で、避けたいこと

避けたいのは、きつい言い方にきつい言い方で返すことと、気まずさから何も言わずにおくことの両方です。

• 上司もきつい言い方で返す。「その言い方は何だ」と返すと、言い方の話そのものが、二人の言い合いになってしまいます。
• 人前で言い方を注意する。後輩や同僚の前で指摘されると、本人には言われた内容より、恥ずかしさのほうが残りがちです。
• 人柄や性格の話にする。「きつい性格だから」と言われても、部下は次に何を変えればよいのかがわかりません。
• ほかの人から聞いた話を、そのまま本人に伝える。上司が自分で見聞きしていないことは、まず何があったのかを確認してから話します。
• 逆に、気まずさから何も言わずにおく。言われた側の人が困っているのに上司が黙っていると、その人は上司にも相談しにくくなります。
• 指摘すること自体を控えるように求める。変えてほしいのは言い方で、誤りを指摘することは、仕事に欠かせないことです。

言い方について話したあと、次のやり取りで振り返る

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、面談のよしあしは、そのあとの行動で見るものだと考えています。言い方について話した場も、その場の「わかりました」より、次に同じような場面が来たときのやり取りで振り返りましょう。

• 本人から事情を聞けていたら、次は、その事情に上司の側で手を打てることがないかを考えてみてください。
• 二人で考えた言い方が次の打ち合わせで使えていたら、次の1on1で、そのことを言葉にして伝えましょう。
• 言われた側の人が、その後も困っている様子なら、人事の担当に相談することも考えます。
• 上司自身の聞き方や、締め切りの詰め方が関わっていたなら、上司の側で変えたことも、二人で一緒に振り返ります。