ルールを守らない部下への対応

ルールを守らない部下への対応は、守らない理由を分けることから始める

ルールを守らない部下への対応は、なぜ守られていないのかを分けて考えるところから始めます。決まりを知らなかったのか、知っていても守れない事情があるのか、決まりの理由に納得していないのかで、上司が最初にかける言葉は変わるからです。

ここでは、経費精算を毎月25日までに、領収書の原本を添えて出す決まりがある部署で、部下の精算が締め日を過ぎることが続いている場面を例にします。

表の最初の3つの場面のどれに当たるかは、本人と話してみないとわかりません。「だらしない」「意識が低い」と人柄の話にする前に、まず事情を尋ねてください。

ルールを守ってほしいときは、決まりの理由を上司の言葉で話す

決まりを守ってほしいときは、「守ってください」と繰り返すより、なぜその決まりがあるのかを、上司が自分の言葉で話すことをおすすめします。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談をしている理由（5つまで選択）として、「会社や組織の考えや状況を理解するため」を選んだ人が38.5%いました。最も多い「自分の仕事を進めるため」（52.8%）に次ぐ答えです。面談を、会社の考えや状況を知る場としても使っている人が少なくないということです。

KAKEAIの1万人調査では、面談をしている一番の理由が、会社や上司から言われているためという人のうち、面談が成果につながっていると感じている人は12.5%でした。一番の理由が「自分の仕事を進めるため」の人では41.2%です。同じ面談でも、本人が自分の理由を持って臨んでいるかどうかで、成果の実感に大きな差があるということです。

面談についての数字ですが、決まりの理由を話す場に面談を使うことは、会社の考えを知る場としても面談を使っている部下の側の使い方と合っています。

決まりの話は、守ってほしいと伝えるだけの時間にせず、理由と事情を話し合う時間にするとよいでしょう。経費精算の締め日であれば、理由は、経理が月末までにその月の費用をまとめる必要があることや、立て替えた本人に早く精算金を振り込めることなどです。上司自身が理由を知らないときは、経理の担当者に確認してから伝えましょう。

場面ごとの、ルールを守らない部下への伝え方と最初の一言

伝え方は、場面に合わせて変えてください。どの場面でも、人前ではなく二人で話せる場を選び、責める口調ではなく、事実を一緒に確認する形で切り出します。

決まりを知らなかったとき

異動や入社のすぐあとや、決まりが変わった直後は、本人が決まりを知らないことがあります。この場合は、伝えていなかったことを上司から認めたうえで、決まりと理由を説明します。

決まりは知っているが、守れない事情があるとき

締め日を知っていても、出張や繁忙期が重なって間に合わないことがあります。このときは本人の努力の問題にせず、何が重なっているのかを聞き、守れる段取りを二人で考えましょう。仕事の割り振りが関わっているなら、上司が割り振りを見直します。

決まりそのものが今の仕事に合っていないなら、上司が見直しを担当部署に相談します。見直しが決まるまでは、今の決まりの中でできる方法を二人で考えます。

決まりの理由に納得していないとき

「数日遅れても、誰も困らないですよね」と言われても、反論として受け取らないでください。まず本人の考えを聞き、そのうえで上司の考えを伝えます。考えが分かれたままなら、その場で納得してもらうことを目的にしないでください。決まりが変わるまでは守ってほしいことと、意見は上司から担当部署に伝えることを、分けて話すとよいでしょう。

決まりに反するおそれがあるとき

領収書の日付や金額が出張の予定と合わないなど、決まりに反するおそれがある場合は、上司が一人で判断しないでください。就業規則と経費の規程を確認し、人事や経理の担当に相談したうえで、会社の決まりに沿って進めます。本人と話すときも、不正と決めつけず、確認したいことを事実として伝えます。処分や評価への影響は、上司からは口にしないようにしましょう。

ルールを守らない部下への対応で、避けたいこと

避けたいのは、強く言い続けることと、何も言わずにやり過ごすことの両方です。

• 人前で注意する。同僚の前で締め日の遅れを指摘されると、本人には決まりの理由より、恥ずかしさのほうが残りやすくなります。
• 同じ注意を、理由を添えずに繰り返す。「守ってください」を何度言っても、守れない事情や、納得していない点は見えてきません。
• 人柄の話にする。「だらしない」「社会人として」と言われても、部下は何を変えればよいのかがわかりません。話題は、どの決まりが、いつ守られなかったかに絞りましょう。
• 逆に、気まずさから黙認する。遅れが続いても何も言わずにいると、本人は問題がないと受け取りがちです。決まりを守っているほかの人との間にも、不公平が生まれます。
• 本人と話す前に、上司どうしで扱いを決めてしまう。まず本人から事情を聞き、そのうえで必要な相談をします。
• 上司自身が決まりを守っていない。上司の精算が遅れているのに部下にだけ求めると、決まりの話より、立場の話に聞こえてしまいます。

KAKEAIは、1つのやり方を、どの場面にも当てはめることをおすすめしません。決まりを知らなかった人、守れない事情がある人、理由に納得していない人とでは、必要な話が違うからです。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、職場の決まりを守ることについても、上司と部下の両方が当事者だと考えています。上司は決まりの理由を伝え、守れない事情があれば一緒に段取りを考えます。部下の側も、守れない事情や決まりへの意見を早めに上司に伝えられると、二人で手を打てる時間が増えます。

決まりについて話したあと、二人のやり取りを振り返る

決まりについて話したあとは、締め日に間に合ったかどうかだけでなく、二人の間でどんな話ができたかを振り返ります。

• 守れなかった事情を本人から聞けていたら、次は、その事情に合わせて決めた段取りが翌月どう進んだかを、1on1で一緒に確認しましょう。
• 決まりの理由を伝えられていたら、次は、ほかにわかりにくい決まりがないかを尋ねてみてください。
• 決まりへの意見を担当部署に伝えると約束したなら、返事が来た時点で、上司から結果を伝えます。
• 翌月も遅れが続いたときは、責める前に、前回決めた段取りのどこで止まったのかを尋ねるところから始めます。

翌月の締め日に間に合ったときは、上司から一言伝えるとよいでしょう。