評価面談がだるい・面倒でやりたくないとき

評価面談がだるい・面倒なのは、手間が重いからか、意味が見えないからか

評価面談がだるい、面倒でやりたくないと感じるのは、上司でも部下でも、怠けているからとは限りません。その重さが面談の手間から来ているのか、面談の意味が感じられないことから来ているのかによって、軽くする方法が変わります。まずは、自分の面倒さがどちらに近いかを考えてみてください。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談の困りごとに「自分自身の実施時間の確保」を挙げた人は23.9%でした。この人たちのうち、面談が成果につながっていると感じている人は39.4%で、回答者全体の31.9%より高くなっています。「話す内容・話題を考えることの負担」を挙げた人（17.4%）でも、成果を感じている人は30.7%で、全体とほとんど変わりません。つまり、時間や話題の準備に手間を感じていても、面談の成果を感じている人は少なくないということです。

KAKEAIの1万人調査では、「やらされ感・義務感での実施」を困りごとに挙げた人（14.7%）のうち、面談が成果につながっていると感じている人は13.1%でした。手間を挙げた人と比べて、義務感を挙げた人は、面談の成果を感じている割合がずっと低いことがわかります。面談についての数字ですが、評価面談の面倒さも、手間を減らす工夫だけでなく、面談で何を得たいかを自分で決め直すことが助けになると考えられます。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、上司と部下の面談の目的は、仕事と成長を前に進めることだと考えています。面談の場を持つこと自体は、目的ではありません。評価面談も、決まりだからこなす時間としてではなく、次の期の仕事を二人で前に進める時間として使ってよいものです。

評価面談の手間を軽くする方法

手間が重いと感じるときは、準備の量を減らし、面談の時間の使い方を先に決めておくと楽になります。評価シートの書き方や面談の時間に会社の決まりがあるときは、その範囲の中で工夫してください。以下では、法務部で契約書の審査を担当している部下と、その上司を例にします。

部下が、準備の手間を軽くするとき

自己評価の欄を全部長く書こうとするより、項目ごとに根拠にしたい仕事を1つずつ挙げるほうが、書く手間は少なくて済みます。あわせて、面談の前日までに、話したいことと上司に期待することを1行ずつ上司に送っておくと、面談で何を話すかを当日に考えずに済みます。

仕事が立て込んで面談の時間が取りにくいときは、日程の相談をしてもかまいません。

上司が、準備の手間を軽くするとき

上司も、すべての項目に長い講評を用意する必要はありません。項目ごとに、伝えたい考えとその根拠の仕事を1つずつ用意し、部下に聞きたいことを1つ決めておけば、面談の準備としてはそれで足りることもあります。面談の長さも、話す内容に合わせて決めてかまいません。

低い評価を伝えるのが気が重いときは、評価の段階より先に、根拠にした仕事の場面から話し始めるとよいでしょう。部下にとっても、何を変えればよいかが先にわかります。

評価面談の意味が見えないとき、面談で得たいことを1つ決める

「決まりだからやるだけ」と感じるときは、その面談で自分が得たいことを1つだけ決めて臨むと、面談の使い道が変わります。評価の結果そのものは会社の手続きで決まる部分があっても、根拠や次の期の進め方は、面談の中で話せるからです。

部下が、自分のために面談を使うとき

部下にとっては、評価の根拠を聞くことや次の期に伸ばしたい力を伝えること、仕事の困りごとの相談が、面談で得られるものになります。

上司が、自分のために面談を使うとき

上司にとっても、評価面談は、次の期に部下にお願いしたいことを相談し、自分の伝え方について部下の考えを聞ける時間です。

二人で、面談の時間の使い方を最初に決めておくとき

面談の最初に時間の使い方を一言で確認しておくと、面談が予定より長くなる心配が減り、どちらにとっても気が楽になります。

評価面談の面倒さについて、おすすめしないこと

避けたいのは、面倒だからと形だけで済ませることと、面倒さを我慢して長く続けることの両方です。

• 面倒だから、形だけ短く済ませる。上司が評価を読み上げて終えると、部下は根拠を聞けず、次の期に何を変えればよいかがわかりません。部下が「特にありません」で終えると、上司は部下の考えを知らないまま次の期を迎えます。
• 逆に、面倒さを我慢して、すべての項目を長く話す。手間が増えるだけで、次の期に何をするかを決める時間が残らないことがあります。
• 面倒そうにしている相手を、やる気がないと決めつける。上司にも部下にも、時間が取れない、準備が重いといった事情があります。決めつける前に、どこが負担になっているかを尋ねてみるとよいでしょう。
• 評価の話を、半年に一度の評価面談だけで済ませる。KAKEAIは、普段の面談では評価の話をせず、評価面談にまとめることをおすすめしません。期の途中に評価についての考えを少しずつ話しておけば、評価面談では確認と来期の相談が中心になり、準備も軽くなりやすいと考えられます。

面談が近づくと眠れない、体調を崩すといったつらさがあるときは、面倒さとは別のことが起きているのかもしれません。一人で抱え込まず、産業医や人事の担当、社内の相談窓口に相談してください。

評価面談が、二人にとって意味のある時間だったかを、どこで振り返るか

評価面談が二人にとって意味のある時間だったかどうかは、面談のあとに次の点から振り返ることができます。

• 面談の前に、部下が話したいことと上司に期待することを伝えられていたら、次は、面談の最初の時間の使い方も二人で決めてみてください。
• 評価の根拠になった仕事の場面を二人で話せていたら、次の期は、その場面を普段の面談でも少しずつ取り上げてみましょう。
• 面談の時間の一部を来期の仕事の話に使えていたら、そこで決めたことを、来期の最初の面談で一緒に振り返ります。
• 次の期に二人がそれぞれ取り組むことが面談の終わりに決まっていたら、その評価面談は、二人の仕事を前に進める時間になっています。

どれも当てはまらないと感じたら、次の評価面談では、前日に1行ずつ送るところから始めてみてください。