1on1は上司と部下のどちらから声をかけるのか

1on1の声かけは、日時は上司から、話したいことはどちらからでも

1on1（上司と部下が1対1で定期的に行う面談）の声かけは、上司と部下のどちらか一方だけの役目ではありません。定例の1on1の日時を用意して声をかけるのは、1on1を行う直属の上司です。一方で、その回に話したいことと上司に期待することは、部下から伝えてよいものです。

「どちらから声をかけるか」で迷うのは、性質の違う声かけを1つにまとめて考えているからかもしれません。分けると、次の3つになります。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、1on1は、その部下の仕事を決められる直属の上司が行うのがよいと考えています。ただし、上司であっても、部下の仕事を見てもいないなら、上司が行う意味はありません。上司が定例の日時を用意することは、この時間を部下の仕事を前に進めるために使う、という上司からの約束でもあります。

1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」の利用データ（抽出した30万回の1on1の記録）では、1on1の予定を作る時点でテーマが入力されていたのは26.5%でした。予定を作ったあとに足されたテーマは含まないため、テーマのないまま行われた1on1の割合ではありません。予定を作る時点では、その回に話したいことがまだ入っていない回のほうが多いということです。日時の声かけと話したいことの声かけは、同じタイミングでなくてよいと考えられます。

1on1の定例の日時は、上司から声をかける

定例の1on1の日時は、上司から声をかけて用意することをおすすめします。部下から申し込む形にすると、上司が忙しそうな時期ほど、部下は申し込みを控えてしまうかもしれないからです。

KAKEAIは、部下のための時間だからと、議題・日程・行うかどうかを部下まかせにすることをおすすめしません。上司も部下も、両方が当事者だからです。「話したいことがあれば、いつでも声をかけてください」とだけ伝えて終える形も、日程を部下まかせにすることになります。

KAKEAIの1万人調査では、上司との面談をしている理由（5つまで選択）として、「自分の仕事を進めるため」を挙げた人が52.8%で、最も多くいました。同じ質問で、「会社または所属組織または上司から実施するように言われているため」を挙げた人は27.2%です。面談を自分の仕事を進めるために行っていると答えた人は、半数を超えています。上司から声をかけるときは、「○○さんの仕事を前に進める時間」のように、何のための時間かを添えるとよいでしょう。

以下では、社内の勤怠システムの切り替えを進めている部下と、その上司の場面を例にします。

初めて定例の1on1を決めるとき

次の回の日時を決めるとき

上司の都合で、1on1の日時を動かすとき

部下からの相談が、しばらく届いていないとき

部下から1on1に声をかけるときの、伝え方と最初の一言

部下の側からも、その回に話したいことと上司に期待することを前もって伝えたり、定例を待たずに時間をお願いしたりできます。上司から日時の声がかからないときに、部下から定例の1on1を申し込むこともできます。

KAKEAIの1万人調査では、上司との面談の困りごと（複数回答）として、「話したいこと、話すべきことを切り出せない」を挙げた人が9.7%いました。話したいことがあっても、面談の場で切り出せずに困っている人がいます。1on1の前にチャットなどで一言送っておくと、当日に切り出す負担が軽くなるかもしれません。

1on1の前に、話したいことと上司に期待することを伝えるとき

話したいことに、上司に期待することを1つ添えて送ります。上司も、その回に何を用意すればよいかが分かります。

定例を待たずに、時間をお願いするとき

定例の1on1がない、または流れたままになっているとき

上司の側にも、予定が詰まっていたり、部下から申し込まれるのを待っていたりする事情があるかもしれません。責める言い方は避け、何のために時間がほしいのかを添えて申し込むとよいでしょう。

1on1の進め役は、上司と部下のどちらか

1on1の進め役は、どちらか一方に固定する必要はありません。始めに話すのは、その回に話したいことがある側です。時間の管理と次回の日時の確認は上司が引き受け、次に取り組むことは二人で決める、という分け方が1つの方法です。

KAKEAIの1万人調査では、面談で上司に一番期待すること（1つ選択）として、「その時々によって違う」を選んだ人が20.9%で、最も多くいました。同じ人でも、上司に期待することは回によって変わると答えた人が、最も多かったことになります。部下から話を切り出す回もあれば、上司から尋ねる回もあります。

1on1の始め方

上司から始めるときは、部下から届いている話したいことを先に取り上げ、上司の話したいことはそのあとに添えます。

部下から始めるときは、話したいことと上司に期待することを、最初に一言で伝えます。

1on1の終わり方

終わりが近づいたら、上司から残りの時間を伝え、次に取り組むことと次回の日時を二人で決めます。

部下は、自分が取り組むことを伝えます。

上司は、自分が持ち帰ることを伝えます。

1on1の声かけで、避けたいこと

1on1の声かけで避けたいのは、どちらか一方が声をかける役を全部担う形と、もう一方が待ち続ける形です。

• 「いつでも声をかけて」とだけ伝え、日時も話題も部下に任せる。部下から申し込まれない月が続くと、1on1がないこと自体が当たり前になってしまうことがあります。
• 逆に、上司が日時も話題も全部決めて、部下を呼び出す。部下が話したいことや上司に期待することを伝える余地がなくなり、上司の確認したいことだけで時間が終わることがあります。
• 声をかけてこない部下は、話したいことがないと考える。上司の目には見えなくても、伝えたいことを部下が抱えているかもしれません。
• 「この人とは1on1をしなくても大丈夫」と、上司が一人で決める。1on1のような改まった場を持たなくてよい関係もあります。ただし、それを上司が決めると、間違うことがあります。続けるかどうかは、二人で話して決めてください。
• 部下の側で、上司から声がかかるまで待ち続ける。上司が声をかけないのは、部下からの申し込みを待っているからかもしれません。部下から申し込んでみてください。

1on1の声かけがうまくいっているかを、どこで見るか

声かけがうまくいっているかどうかは、声をかけた回数ではなく、1on1の前後に二人の間で何が伝わっているかで振り返ります。上司と部下のそれぞれが、次の3つを確かめてみてください。

• 前の回の終わりに、次の回の日時が決まっているでしょうか。決まらないまま終わる回が続いているなら、次は終わりの1分を、次回の日時を二人で決める時間に充ててみてください。
• 1on1の前に、話したいことと上司に期待することが、どちらかから届いているでしょうか。届いていない回が多いなら、前日に上司から「明日、話したいことはありますか」と一言送ってみてください。
• この1か月に、定例を待たずに声をかけ合えたことがあったでしょうか。なかったなら、急ぐ相談は定例を待たずに声をかけてよいことを、次の1on1で二人で話しておくと安心です。

どちらから声をかけたかを数える必要はありません。日時と話したいことが、二人のどちらかから毎回届いていれば、声かけの分担はうまく機能しています。