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面談を断られたときの返信の書き方
先に答え
面談を断られたときの返信には、連絡へのお礼と了承、次の日時の候補、急ぎの用件の扱いを1通にまとめて書きます。断った理由を問いただす一言や、相手の気持ちを推し量る一言は書かないようにしましょう。KAKEAIの1万人調査で、面談の困りごとに時間の確保や日程調整を挙げた人のうち、面談が成果につながっていると感じている人は41.7%で、回答者全体より高くなっていました。時間のやりくりに困っている人のほうが、面談の成果を実感している割合が高いということです。上司からの返信も部下からの返信も、相手が次の予定を選ぶだけで済む形にすることをおすすめします。
数字で見る
KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、面談の困りごとに時間の確保や日程調整を挙げた人のほうが、回答者全体より面談の成果を実感していました。一方で、面談で上司に期待することが特にない人では、面談の成果を実感している人が1割に届きませんでした。日程の都合で断られたら次の候補を返し、話すことがないと断られたら見送りを了承したうえで、次の予定を二人で残しておくとよいでしょう。
- 41.7%
- 1万人調査
- 面談の困りごとに、自分の時間の確保か上司の時間確保や日程調整を挙げた人のうち、面談の成果を実感している人の割合
- 時間についてのこの2つのどちらかを挙げた人は、回答者の39.6%でした。回答者全体で面談の成果を実感している人は31.9%で、時間のやりくりに困っている人のほうが高くなっています。
- 8.4%
- 1万人調査
- 上司に一番期待することとして「期待していることは特にない」を選んだ人のうち、面談の成果を実感している人の割合
- 上司に期待することがある人では39.3%で、8.4%の約4.7倍でした。上司に期待することが特にない人は、面談の成果を感じている割合が低いという傾向があります。
調査は、面談を断った理由や、断られたときの返信について尋ねたものではありません。数字は、上司との面談の困りごとと、面談で上司に期待することを尋ねた結果です。
出典：株式会社KAKEAI「1on1実態調査」（N=10,000、2026年5月実施、インターネット調査）
この調査は、上司と定期的に面談をしている会社員1万人に、面談を受ける立場での実感を尋ねたものです。
面談を断られたときの返信は、 お礼と了承、 次の候補を1通で書く
面談を断られたときの返信には、連絡へのお礼と了承、次の日時の候補、急ぎの用件の扱いの3つを1通にまとめて書きます。断った理由を問いただす一言や、相手の気持ちを推し量る一言は書かないようにしましょう。返信を受け取った相手が、次の予定を選ぶだけで済むようにするのがおすすめです。元のメールやチャットに、そのまま返す形でかまいません。
KAKEAIの1万人調査では、上司との面談の困りごとに、自分の時間の確保か、上司の時間確保や日程調整のどちらかを挙げた人が39.6%いました。この人たちのうち、面談が成果につながっていると感じている人は41.7%で、回答者全体の31.9%を上回っています。時間のやりくりに困っている人は、回答者全体より、面談の成果を実感している割合が高いということです。
調査は、面談を断った理由を尋ねたものではありません。断りの連絡を受け取ったら、理由を推し量るより、まずは連絡をくれたことにお礼を伝え、次の予定の話に進めるとよいでしょう。
| 断られ方 | 返信に書くこと | 避けたい一言 |
|---|---|---|
| 日程の | お礼、 | 「では、 |
| 今回は | 了承と、 | 「なぜ必要ないのですか」 |
| 体調や | 気づかう | 「いつ頃なら |
| 相談の | 了承と、 | 「では、 |
避けたい一言は、責めるつもりがなくても、理由の説明や次の日程探しを相手に任せる形になりやすいものです。
以下では、取引先の△△社との契約更新を進めている部下と、その上司のやり取りを例にします。
上司から部下へ： 面談を断られたときの返信の例文
上司からの返信は、部下が次も断りの連絡を出しやすいと感じられる文面にしておきましょう。予定が合わないことが早めにわかれば、二人とも予定を組み直しやすくなるからです。
日程の都合で断られたとき
契約更新の進め方について話す30分の面談を打診したところ、月末の締めと重なると返事が来た場面です。
- ○○さん、連絡ありがとうございます。月末で立て込んでいるところに、日程を入れてしまってすみませんでした。
- 代わりに、来週の火曜の10時か、水曜の15時はいかがでしょうか。どちらも難しければ、都合のよい時間を教えてください。
- △△社の契約更新で、今週中に決めておきたいことが1つだけあります。その点は、明日メールでご相談させてください。
今回は話すことがないと断られたとき
KAKEAIの1万人調査で、面談で上司に一番期待することとして「期待していることは特にない」を選んだ人のうち、面談が成果につながっていると感じている人は8.4%でした。上司に期待することがある人では39.3%で、8.4%の約4.7倍です。上司に期待することが特にない人は、面談の成果を感じている割合が低いという傾向があります。
調査は、面談を断る理由を尋ねたものではありません。話すことがないと断られたときは、返信で見送りを了承し、上司から話したいことがあるときは、その用件だけを短く伝えるとよいでしょう。
- 連絡ありがとうございます。今月は見送りにしましょう。
- ただ、私から1つ、△△社の契約更新の進め方について、○○さんの意見を聞きたいことがあります。木曜に15分だけ時間をもらえますか。
- 来月の1on1は、予定通りの日時で大丈夫そうですか。話したいことが出てきたら、その前でも声をかけてください。
上司の側にも話したいことがないときは、見送りを了承したうえで、次の予定を残しておきます。
- 連絡ありがとうございます。今月は見送りにしましょう。来月の1on1の前に、私からも一度声をかけますね。
KAKEAIは、1on1のような改まった場を持たなくてよい関係もあると考えています。ただし、それを上司が決めると、間違うことがあります。上司の目には見えなくても、伝えたいことを部下が抱えているかもしれないからです。一方で、部下のための時間だからといって、行うかどうかを部下まかせにすることも、KAKEAIはおすすめしません。断られた回は見送っても、次の予定は二人で決めておきましょう。
体調や家庭の事情で断られたとき
体調や家庭の事情で断られたときは、まず気づかう一言を返し、仕事は上司の側で調整することを伝えます。いつ戻れるかを尋ねる一言は、相手を急かすように受け取られるかもしれません。
- 連絡ありがとうございます。面談のことは気にせず、まずは体調を優先してください。
- △△社の契約更新の手続きは、□□さんと私で進めておきます。
- 落ち着いたら、改めて日程を相談させてください。この連絡への返信も、急がなくて大丈夫です。
体調がすぐれない状態が続くようなら、本人の意向を尋ねたうえで、産業医や人事の担当者に相談してください。
部下から上司へ： 相談の面談を断られたときの返信の例文
部下からの返信では、了承を伝えたうえで、相談の期限と、短い時間や別の手段での代わりを提案すると上司も答えやすくなります。
KAKEAIの1万人調査では、上司との面談の困りごとで最も多かったのは「上司の時間確保や日程調整」で、24.6%でした。上司の予定が埋まっていて面談の日程が決まりにくいことは、部下の側から最も多く挙げられている困りごとだということです。上司の予定が埋まっている時期には、30分の面談にこだわらず、15分やメールでの相談を提案するのも1つの方法です。
時間が取れないと断られたとき
契約更新の条件について30分の相談をお願いしたところ、今週は出張が続くと返事が来た場面です。
- 承知しました。ご出張前のお忙しいところ、お返事ありがとうございます。
- △△社への回答の期限が来週の水曜なので、それまでに15分ほどお時間をいただけないでしょうか。オンラインでもかまいません。
- 難しければ、論点をメールでお送りしますので、ご意見だけいただけると助かります。
メールで済ませたいと言われたとき
- 承知しました。△△社の契約更新の条件について、論点を2つにまとめて、今日中にお送りします。
- メールでは判断しにくい点があれば、そのときに改めて10分ほどお時間をいただけますか。
続けて断られているとき
- 先月から日程が合わず、ご相談できていない話が2つあります。来週のどこかで、30分だけお時間をいただけないでしょうか。
- 課長のご都合のよい曜日と時間を、2つほど教えていただけますか。
面談を断られる回が続くときに、 返信のあとでできること
面談を断られる回が続くときは、返信の文面を工夫するだけでなく、面談の時間や進め方そのものを相手と相談してみてください。断られる理由が日程なのか、面談の中身なのかによって、変えるところが違います。
上司から部下には、責める調子にならないよう、進め方を変える提案として話します。
- ここ2回、日程が合わずに見送りになっていますね。私の日程の入れ方も、合っていなかったかもしれません。
- 今の時期は、30分を15分にするか、月末を避けて月の初めに移すほうが、○○さんは参加しやすいですか。
- 面談の中身で、変えたほうがよいところがあれば、それも教えてください。
部下から上司には、決まった時間を先に押さえることを相談するとよいでしょう。
- 月末は課長のご予定が埋まりやすいと思いますので、毎月の第1週の木曜の朝に、30分を先に押さえさせていただいてもよろしいでしょうか。
断られたことを、相手との関係が悪くなったせいだと決めつける必要はありません。返信と次の予定の決め方を変えてみて、それでも続くようなら、面談の前に話したいことを短く伝えておくなど、面談の中身のほうを二人で見直してみてください。
面談を断られたときの返信がうまくいったかを、 どこで振り返るか
返信がうまくいったかどうかは、返信のあと、二人の次の予定がどうなったかで振り返ることができます。次のように振り返ってみてください。
- 返信のあと、次の面談の日時が二人ともわかる形で決まっていなければ、候補を2つ挙げて、もう一度送ります。
- 急ぎの用件がまだ相手に伝わっていなければ、面談を待たずに、メールやチャットで用件だけを送ります。
- 断った側が次も早めに連絡しやすい返信だったかどうかは、返信した側からは見えにくい点です。次の面談の最初に、日程の連絡の仕方で困っていることがないかを、相手に尋ねてみるのも1つの方法です。
この場面で、Kakeai AI 1on1 でできること
Kakeai AI 1on1 は、上司と部下の1on1の準備・会話・ふりかえり、そして日常の仕事の場面で、お二人のこれまでの1on1を踏まえた具体的な支援を届ける AI です。
面談の日程の連絡や変更、取りやめのあとに、次の予定や話すことが決まらないまま間が空くときに、上司と部下の1on1なら、Kakeai AI 1on1で次のことができます。
面談の前に、「1on1の準備」で。
日程の連絡とあわせて、 話したいことと相手に期待することを、 面談の前に伝えられます。
日程・テーマ・期待する対応・「この1on1へのメモ」を設定して保存すると、お二人の画面に表示されます。日程やテーマを設定・変更すると、お相手にメールとお知らせが届きます。選ばれたテーマと、部下が選んだ期待する対応は、上司向けの「1on1前のAIアドバイス」にも生かされます。
藤本さんが今日持ち込んでくれたのは「東南アジアの新規開拓リスト」と「スキルや力の向上」の二つです。…
面談の前日と開始5分前、ホームで。
リマインドのメールを別に書かなくても二人それぞれに予定が届き、 次の予定が決まっていないことにも気づけます。
1on1の前日と開始5分前に、メールでお知らせが届きます。次回の1on1が決まっていないときにも、メールでお知らせが届きます。ホームの「この先1週間のポイント」では、Kakeai AI が、ご自身の1on1の予定や次の一歩の期限などから、この先1週間で気にかけておくとよいことを、事実と、問いかけの形の提案で、最大3件書きます。ホームはご自身だけに表示されます。
三浦さんとの1on1は明日6月11日10時に予定されています。
面談が取りやめになったあとに。
面談が流れても、 期限の来た一歩に気づき、 次の面談を待たずに相手に声をかけられます。
予定の日に実施されなかった1on1は「予定・履歴」に「未実施」のカードとして残り、実際に行っていれば「実施済みにする」で変えられます。Kakeai AI 1on1を使わずに行った1on1も、あとから履歴に追加できます。ホームの「この先1週間のポイント」では、期限が近い、または期限を過ぎた次の一歩を Kakeai AI が取り上げることがあります。
林さんが6月25日期限で引き受けた「上海側の要件確認…」が期限を過ぎたまま未完了です。…7月9日の1on1を待たず現状を確認する場を設けてみませんか。
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よくある質問
面談を断られたときの返信には、 何を書けばよいですか。
面談を断られたときの返信には、連絡へのお礼と了承、次の日時の候補、急ぎの用件があればその扱いの3つを書きます。候補は2つほど挙げ、「どちらも難しければ、都合のよい時間を教えてください」と添えると、相手は選ぶだけで返事ができます。急ぎの用件は、面談を待たずにメールで相談すると伝えておくとよいでしょう。
部下に面談を断られたとき、 理由を聞いてもよいですか。
部下に面談を断られたときの返信で、理由を問いただすことはおすすめしません。日程の都合なら次の候補を返し、話すことがないという理由なら、見送りを了承したうえで、上司から話したいことがあるときだけ用件を伝えます。断られる回が続くときは、責める調子にならないよう、面談の時間や時期を変える提案として、部下の考えを尋ねてみてください。
上司に相談の面談を断られたとき、 どう返信すればよいですか。
上司に相談の面談を断られたときは、了承を伝えたうえで、相談の期限と、短い時間や別の手段での代わりを提案します。たとえば「回答の期限が来週の水曜なので、それまでに15分ほどお時間をいただけないでしょうか」と書き、難しければ論点をメールで送ると添えます。上司の予定が埋まっている時期は、30分の面談にこだわらないほうが、相談を先に進めやすいでしょう。
面談を何度も断られるときは、 どうすればよいですか。
面談を何度も断られるときは、返信の文面を変えるだけでなく、面談の時間や進め方そのものを相手と相談してみてください。上司からは、30分を15分にする、月末を避けるといった提案をし、面談の中身で変えたほうがよいところがないかも尋ねます。部下からは、毎月決まった時間を先に押さえることを相談するのも1つの方法です。
体調不良を理由に面談を断られたときは、 どう返信すればよいですか。
体調不良を理由に面談を断られたときは、まず「面談のことは気にせず、体調を優先してください」と気づかう一言を返します。仕事は上司の側で調整することを伝え、いつ戻れるかを尋ねる一言は避けるとよいでしょう。体調がすぐれない状態が続くようなら、本人の意向を尋ねたうえで、産業医や人事の担当者に相談してください。
関連するページ
出典と、この数字を引用するときの書き方
出典：株式会社KAKEAI「1on1実態調査」（N=10,000、2026年5月実施、インターネット調査）
引用する際は、「出典：株式会社KAKEAI『1on1実態調査』（2026年）」と、このページのURLを明記してください。
このページのURL：https://kakeai.co.jp/guide/reply-when-meeting-is-declined
作成者と運営者
KAKEAIでは普段、「上司」「部下」という言葉を使っていません。このページでは、多くの方に伝わりやすいよう、一般的な呼び方として「上司」「部下」と書いています。
このページは、Kakeai AI 1on1 を提供する株式会社KAKEAIが、自社で実施した1万人調査と Kakeai AI 1on1 の利用データの集計をもとに作成したものです。
運営者：株式会社KAKEAI（会社概要） 更新日：