面談の報告書のテンプレートと例文

面談の報告書は、その場にいなかった人に、決めたことと頼みたいことを伝える文書

面談の報告書は、面談に同席していなかった部長や人事の担当者に、面談で決めたことと、読む人にお願いしたいことを伝えるための文書です。話した内容を順にまとめた文書ではありません。読んだ人が、承知しておけばよいのか、判断や手配が必要なのかを、最初の数行で分かるように書きます。

上司と部下の二人で読む面談の記録とは、読む人が違います。二人の記録には細かな経緯まで残せますが、報告書に写すのは、報告先に伝える必要があり、本人も伝えてよいと言ったことに絞るとよいでしょう。ここで扱うのは、社内の上司と部下の面談の報告書です。

KAKEAIの1万人調査では、面談がそのあとの行動につながるのは「半分くらいの回」か、それより少ないと答えた人が60.7%いました。面談で話したことが次の行動になるのは半分くらいの回まで、という人が6割を超えるということです。この人たちに理由を尋ねた質問（5つまで選択）の答えには、次のようなものも含まれていました。「行動するために必要な情報が揃っていない」が15.9%、「時間やコストの制約で動けない」が15.4%、「裁量や権限がなくできない」が9.4%です。

こうした理由の中には、上司と部下の二人だけでは解決しにくいものもあると考えられます。報告書に「報告先にお願いしたいこと」の欄を設けておけば、情報や決める権限を持っている人に、必要なことを具体的に頼めます。

面談の報告書のテンプレート：7つの欄

面談の報告書は、次の7つの欄で書くと、読む人が必要なことを探しやすくなります。会社で決められた書式があるときは、その欄にこの7つを当てはめてみてください。

欄を埋めるときに気をつけたい点は、次の4つです。

• 報告先にお願いしたいことがないときは、「ご報告のみです」と書きます。読む人が、返事が要るのかどうかで迷わずに済みます。
• 決めたことには、上司が引き受けたことも書きます。部下がすることだけを並べると、上司が何をするのかが報告先に伝わりません。
• 本人の話と上司の考えは、文を分けて書きましょう。「〜とのこと」「〜と思われる」が続くと、誰の話なのかが分からなくなります。
• 「引き続き様子を見る」とだけ書いて終えないようにします。誰が、何を、いつ確認するのかまで書いてください。

KAKEAIの1万人調査で、面談の困りごとに「会話したことを上司が日常にいかさない・約束を守らない」を挙げた人は6.2%でした。このうち、面談が成果につながっていると感じている人は23.2%で、回答者全体の31.9%を下回っています。上司が会話を日常にいかさない、約束を守らないと感じている人は、面談の成果も感じにくい傾向があるということです。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、面談で決めたことについては、上司と部下の両方が当事者だと考えています。報告書に部下がすることだけが並ぶと、決めたことを部下が一人で引き受けたように読まれてしまいます。上司が引き受けたことも書いておけば、報告先にも二人にも、誰が何をするのかが見えるようになります。

面談の報告書の例文：上司が部長や人事に出すとき

上司が出す報告書は、件名と最初の数行で、報告先に何をお願いしたいのかが分かるように書きます。営業事務の部下と、月末の請求書発行について話した面談を例にします。

部長の判断が必要なことが出てきたとき

お願いしたいことがなく、報告だけのとき

会社の規則で、普段の1on1の報告書を人事に出すとき

普段の1on1について人事に出すものは、日付、テーマ、決めたことまでにとどめるとよいでしょう。KAKEAIは、普段の1on1の記録の中身を人事が読むことをおすすめしません。人事に読まれると分かっていれば、上司も部下も、読まれてもよい話だけを選ぶようになるかもしれないからです。どこまで出す決まりなのかは、就業規則を読んだうえで、人事の担当者に確認してください。

体調や家庭の事情が話題になったとき

体調や家庭の事情を報告書に書くかどうかは、上司が一人で決めないでください。本人の意向を尋ねたうえで、会社の規則でどう扱うのかを人事の担当者に確認します。体調が心配なときは、産業医や医療の専門家への相談につなげましょう。本人には、その場で次のように伝えます。

人事に確認するまでは、報告書には話の中身を書かず、確認する日だけを書いておきます。ハラスメントに当たるかもしれない話が出たときは、報告書で済ませず、会社の相談窓口と人事の担当者に相談してください。

面談の報告書の例文：部下が自分で書くとき

面談のあとに、部下が報告書を書いて上司に出す職場もあります。部下が書く報告書は、面談で決めたことを自分がどう理解したかを伝え、違う点がないかを上司に見てもらうための文書だと考えると、書きやすくなります。

上司との面談のあとに、報告書を出すとき

KAKEAIの1万人調査では、面談の困りごとに「決められた書式やフォーマットへの事前入力など準備の負担」を挙げた人が12.6%いました。面談の前の準備を負担に感じている人が、1割を超えているということです。面談の前の書式への記入についての数字ですが、面談のあとの報告書でも、書く欄が多ければ負担に感じる人がいると考えられます。部下に報告書を書いてもらう職場では、欄を「私がすること」「上司が引き受けたこと」「理解の確認」の3つ程度に絞るのも1つの方法です。

上司が書く報告書を、出す前に見たいとき

上司が自分との面談について報告書を出すと聞いたときは、出す前に内容を見せてもらえないか、部下から頼んでかまいません。

本人が入れないでほしいと頼んだ話でも、会社の規則で報告することになっている場合があります。その場合は、上司から本人に、どの規則で、誰に何を伝えるのかを説明してください。

面談の報告書を出す前に、本人と確認すること

上司が書いた報告書は、出す前に本人に見せ、二人で内容を見直してください。本人が伝えてほしいと言っていない話が入っていないかと、本人の話が意図と違う形で書かれていないかを確かめるためです。

報告書には、人柄についての評価や裏づけのない推測（「やる気がない」「辞めるかもしれない」など）は書きません。昇給や異動のように上司の権限では決められないことは、「本人の希望として聞いた」と書き、約束のように読める書き方を避けましょう。

面談の報告書がうまく書けたかを、どこで振り返るか

報告書がうまく書けたかどうかは、出したあとの二人と報告先の動きで振り返ることができます。次の面談の前に、次のように見直してみてください。

• 報告先から、お願いしたことへの返事や判断が届いていないときは、上司から報告先に一度声をかけ、その結果を次の面談の最初に部下に伝えます。
• 報告書の「決めたこと」が次の面談までに進んでいなければ、何が進めにくかったのかを二人で話し、期限や分担を決め直します。
• 自分の話が伝えたい通りに書かれていない、と本人が感じていたなら、次の報告書では、本人の希望や意見の欄を本人と一緒に書きます。