1on1の文字起こしを自動化したい

1on1の文字起こしを自動化する方法は、大きく3つある

1on1（上司と部下が1対1で定期的に行う面談）の文字起こしを自動化する方法は、大きく分けて3つあります。オンライン会議の道具に付いている文字起こしの機能を使う方法、会話をその場で文字にする道具を使う方法、文字起こしの機能を持つ1on1向けのサービスを使う方法です。どの方法を選ぶ場合も、始める前に相手の了承をとり、会社の情報管理の規則を人事や情報システムの担当に確認することが前提です。

どの方法が合うかは、1on1をどこで行っているかで変わります。KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談の場所として「オンライン・電話」と答えた人は13.2%でした。「会議室や個室」は61.0%、「職場のオープンスペース」は23.0%です。つまり、面談の多くは、同じ場所で顔を合わせて行われているということです。

「Kakeai AI 1on1」の利用データ（抽出した30万回の1on1の記録）でも、1on1を始めるときに選ばれた方法は、対面が78.0%でした。オンライン会議の道具の機能だけを前提にすると、多くの1on1では文字起こしを使えないことになります。対面の1on1で、マイクをどこに置けば二人の声を拾えるかも、導入の前に一度試しておくとよいでしょう。

1on1の文字起こしを始める前に、相手の了承をとる

1on1の文字起こしを始めるときは、上司と部下のどちらから頼む場合も、先に使う目的と文字起こしを読める人の範囲を伝え、相手の了承をとります。文字起こしの法律上の扱いと会社の規則は、会社によって異なるので、就業規則と人事の担当に確認してください。評価や注意、ハラスメントの相談に関わる面談は、普段の1on1とは分けて、会社の決まりに沿って扱います。

了承をとるときは、相手の話しにくさにも気を配りましょう。KAKEAIの1万人調査では、上司との面談の困りごと（複数回答）に、本音を言いにくいことを表す3つのどれかを挙げた人が21.8%いました。3つとは、「話したいこと、話すべきことを切り出せない」「自分自身への評価や見られ方への影響が気になり本音が話せない」「上司との信頼関係がなく安心して話せない」です。5人に1人を超える人が、面談で本音を言いにくい困りごとを抱えているということです。調査は文字起こしについて尋ねていませんが、文字に残ると思うと話を控える人もいるかもしれません。断ってよいことと、途中で止められることを、先に伝えておくことをおすすめします。

以下では、部下が新店舗の開店準備を進めていて、1on1でアルバイトの採用と研修の段取りを話している場面を例にします。

上司から頼むときの例です。

部下から頼むときの例です。

頼まれて、今回は断りたいときの例です。上司からでも、部下からでも使えます。

断られた側の返し方の例です。

1on1の文字起こしの道具を選ぶときに、確認したい5つの点

1on1の文字起こしの道具は、精度の高さだけで選ばず、二人が安心して使い続けられるかで選ぶのがおすすめです。製品の名前や評判より先に、次の5つを確かめておきましょう。

1. 対面の1on1で、二人の声を拾えるか。同じ机に座って話すときに、離れた位置の声まで文字になるかを、実際に試してみます。
2. 話し手を区別できるか。誰の発言かが分からない文字起こしは、あとで読み返しても、何を誰が引き受けたのかが分かりにくくなります。
3. 音声と文字が、どこに、いつまで残るか。音声が保存されるか、AIの学習に使われるかを、利用規約や会社の担当者に確認します。
4. 誰が読めるか。二人のほかに、会社の管理者や人事が中身を読める設定になっていないかを確認します。KAKEAIは、人事が1on1の記録の中身を読むことをおすすめしません。読まれるかもしれないと思うと、部下も上司も、率直に話しにくくなるからです。
5. 使う言葉に合っているか。社内の言葉や商品名、外国語の混じる会話で、どの程度正しく文字になるかを、短い会話で試しておきます。

1on1の文字起こしの使い方：全文を読み返すより、要約と決めたことを確認する

文字起こしは、全文を毎回読み返すより、1on1の終わりに要約と決めたことを二人で確認し、誤りがあればその場で直すことに使うとよいでしょう。

Kakeai AI 1on1の利用データでは、1回の1on1の時間の中央値は29.6分でした。20〜39分の回が52.6%、60分以上の回は9.3%です。つまり、1回の1on1は、およそ30分で行われることが多いということです。

30分の会話をすべて文字にすると、相当な分量になります。毎回の全文を二人で読み返すより、要約と決めたことの確認に使うほうが、続けやすいと考えられます。

文字起こしには、聞き間違いや、話し手の取り違えが混ざることがあります。決めたことと、誰が何を引き受けたかは、文字に頼り切らず、声に出して確認しておくと安心です。

1on1の始めと、文字に残したくない話になったときの例です。

次の1on1は、前回の要約と決めたことを見返して始めます。

1on1の文字起こしで、おすすめしないこと

避けたいのは、文字に残すこと自体が目的になる使い方と、相手に知らせない使い方です。

• 相手に知らせずに文字起こしをする。上司からでも部下からでも、相手の了承をとってから始めます。知らされずに文字にされていたとわかると、それまでに話したことにも不安が残ります。
• 文字起こしの全文を、評価の材料として読み込む。1on1の会話は、迷いや途中の考えも含めて話すものです。評価の話は、評価の基準と仕事の事実をもとに、二人で話すのが筋だと考えられます。
• 文字起こしに頼って、決めたことの確認を省く。文字起こしには誤りが混ざることがあります。終わりの5分の確認は残しておきます。
• 画面の文字を見ながら話し、相手の顔を見なくなる。文字起こしの画面は、1on1の最中には閉じておくか、終わりの確認で開くくらいにとどめるとよいでしょう。

1on1の文字起こしがうまく使えているかを、どこで振り返るか

文字起こしがうまく使えているかどうかは、文字がきれいに残ったかではなく、次の1on1と、そのあとの仕事に何が残ったかで振り返ってみてください。KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、1on1のよしあしは、そのあとの行動で見るものだと考えています。

• 次の1on1を前回の要約の確認から始められていなければ、次の回の最初の5分を、前回の要約と決めたことを見返す時間にします。
• 文字起こしを使う回のほうが話しにくいとどちらかが感じているなら、止める場面や読める人の範囲を、二人でもう一度話し合ってみてください。
• 文字起こしの誤りや、文字に残したくない話をその場で言い出しにくいときも、止め方を二人で決め直します。
• 全文を読み返す手間が負担になっているなら、読み返すのは要約と決めたことだけにします。