上司と部下の相互理解は、どう深めればよいか

上司と部下の相互理解は、人柄より仕事の「今」を知り合うことから始めるとよい

上司と部下の相互理解は、お互いの人柄や価値観を知ることから始めるものだと思われがちです。ただ、1on1のあとの部下の感想を見ると、部下が上司に知ってもらえたと感じる回に比べて、上司のことを知れたと感じる回は少なくなっています。相互理解を深めるには、人柄を探るより、仕事の話の中でお互いの考えを言葉にすることをおすすめします。部下は自分の状況と上司に期待することを、上司は自分の考えと判断の理由を、それぞれ話すとよいでしょう。

1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」の利用データ（抽出した30万回の1on1の記録）で、1on1のあとに部下が感想を送った回を見ます。「自分のことや状況を知ってもらえました」が選ばれていた回は46.2%でした。一方、「相手のことや状況を知れました」が選ばれていた回は10.4%です。つまり、部下が上司に知ってもらえたと感じる回に比べて、部下が上司のことを知れたと感じる回は少ないということです。二人で話す時間の中でも、部下の側から上司を知るのは、それだけ難しいことだと言えます。

KAKEAIの1万人調査では、上司との面談をしている理由（5つまで選択）として「会社や組織の考えや状況を理解するため」を選んだ人は38.5%でした。「自分の仕事を進めるため」52.8%に次いで多い答えです。会社や組織の考えや状況を知ることを、面談の目的の1つにしている人も少なくないということです。

相互理解を深めるには、部下から上司へ、上司から部下へ伝えることに加えて、前回の話を次の回につなぐことが大事だと考えられます。

以下では、営業部で月次の売上レポートを部下が作り、上司が確認している場面を例に、立場ごとに書きます。

部下の立場で：自分の状況と、上司に期待することを言葉にする

部下の側からまずできるのは、今の仕事の状況と、上司に期待することを、面談の最初に自分の言葉で伝えることです。上司が知っているのは、報告された範囲と、自分の目で見た範囲だけです。黙っていても分かってもらえるとは考えず、知ってほしいことを選んで話すところから始めてみてください。

上司の考えを知りたいときも、尋ねてかまいません。上司が何を見てどう判断しているのかが分かると、次からの仕事の進め方を自分で決めやすくなります。

上司の立場で：自分の考えと判断の理由、会社の状況を話す

上司の側から相互理解を深めるには、部下に質問を重ねるより、自分の考えと判断の理由を自分の言葉で話すことから始めてみてください。Kakeai AI 1on1の利用データでも、部下が上司のことを知れたと感じる回は、自分のことを知ってもらえたと感じる回より少なくなっていました。理由までは数字から分かりませんが、上司が自分の考えを話さなければ、部下は上司の考えを推し量るしかありません。

部下の状況を知るときは、評価する口調ではなく、知らないことを教えてもらう姿勢で尋ねるとよいでしょう。

相互理解を一度で終わらせない：前回の話を次の回につなぐ

相互理解は、一度深まれば済むものではありません。部下が上司に期待することは回によって変わることがあり、前回話したことを次の回に生かさなければ、理解は積み上がりにくくなります。

KAKEAIの1万人調査では、面談の最中に上司に一番期待することとして、「その時々によって違う」を選んだ人が20.9%で、選べる答えの中で最も多い答えでした。前回「意見を聞きたい」と言った部下が、今回も同じ期待を持っているとは限りません。期待を回のたびに尋ねてみるのも1つの方法です。

KAKEAIの1万人調査では、上司との面談の困りごとに「上司が以前会話したことを覚えていない」を挙げた人は6.2%でした。この人たちのうち、面談が成果につながっていると感じている人は26.4%で、回答者全体の31.9%を下回っています。上司が以前の会話を覚えていないと感じている人は、面談の成果を感じにくい傾向があるということです。

上司が前回の話を覚えていないと、部下は同じ説明を繰り返すことになります。次の回は、前回の話に触れるところから始めてみてください。上司からでも、部下からでもかまいません。

相互理解を深めようとして、避けたいこと

避けたいのは、相互理解を、仕事の前に済ませておくべき準備として扱うことです。

• 相互理解ができるまで、仕事の話を控える。KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、上司と部下の関係は、仕事の話を前に進める中でできていくと考えています。相互理解も同じで、仕事の話を避けると、知り合う材料そのものが減ります。KAKEAIは、相互理解ができるまで仕事の話を控えることをおすすめしません。
• 人柄や性格の型で相手を理解したつもりになる。性格診断の型で「このタイプだから」と決めると、その回の相手の期待を尋ねなくなりがちです。期待は回によって違うことがあります。
• 一方だけに理解する責任を負わせる。上司だけが部下を理解する、部下だけが上司に合わせる、のどちらも長くは続きにくいものです。相互理解は、上司と部下の両方が当事者として取り組むものです。
• 食事や雑談の場だけで距離を縮めようとする。仕事の外の話は、話したい人が話したい範囲で話せば十分です。相互理解は、仕事の話の中のほうが深めやすいことが多いようです。
• 理解したつもりで、確認を省く。「分かっています」と先回りするより、「私の理解はこうですが、合っていますか」と尋ねるほうが、ずれに早く気づけます。

上司と部下の相互理解が深まったかを振り返る

相互理解が深まったかどうかは、気持ちが通じた感覚よりも、面談のあとの二人のやり取りから振り返ります。

• 上司が判断の理由を部下にも分かる形で話せたら、次は、その判断を部下がどう受け止めたかを尋ねてみてください。
• 部下の今の仕事の状況と上司に期待することが面談の最初に言葉になったら、次は、その期待に合わせて面談の時間の使い方を二人で決めます。
• 前回の話に触れて始まる回が出てきたら、次は、前回決めたことのその後を二人で話す時間を取ります。
• 相手の事情を後になって知ることがあったら、次の面談で、どんなことなら早めに知っておきたいかを伝え合ってみてください。

前回の面談で相手が何を話したのかをすぐに思い出せなければ、次の回は、前回の話に触れる一言から始めてみてください。