面談の録音を断られたとき、どうすればよいか

面談の録音を断られたときは、録音の目的に戻って代わりを決める

面談の録音を断られたときは、録音するかどうかで言い合いにならないよう、録音したかった目的を相手に伝え、その目的を満たす別の方法を二人で決めてください。録音は、あとで聞き直したい、言った言わないを防ぎたい、安心して話したいといった目的のための手段の1つです。手段が1つ使えなくなっても、目的は別の方法で満たせます。

録音を断る側にも事情があります。録音されると言葉を選びすぎて率直に話せない、録音した音声が誰に渡るのか分からない、会社の決まりで録音が認められていない、といった理由です。断られた側が「録音を嫌がるのは、後ろめたいことがあるからだ」と受け取ると、面談そのものが進まなくなります。

なお、面談の録音の扱いや、相手に知らせずに録音した場合の扱いは、会社の決まりや状況によって異なります。このページでは、法律上の判断は示しません。就業規則を読み、人事の担当に確認し、必要なら専門家に相談してください。相手に知らせずに録音することは、おすすめしません。知られたときに、面談で話せることが大きく減るおそれがあるからです。

誰が誰に断られたのかで、最初の一言は変わります。

録音したかった理由ごとに、代わりの方法は変わる

録音したかった理由には、主に「漏れなく残したい」「言った言わないを防ぎたい」「安心して話したい」の3つが考えられます。どれに当たるかで、代わりの方法が変わります。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談の困りごと（複数回答）として「メモ等の実施記録の管理や会話の記憶」を挙げた人は4.4%でした。この人たちのうち、面談が成果につながっていると感じている人は44.3%で、回答者全体の31.9%を上回っています。一方、「上司が以前会話したことを覚えていない」を挙げた人は6.2%で、面談が成果につながっていると感じている人は26.4%でした。つまり、記録の管理や会話の記憶に困っている人より、上司が以前の会話を覚えていないと感じている人のほうが、面談が成果につながっていると感じている割合が低いということです。

録音について尋ねた数字ではありませんが、この結果に沿えば、録音の代わりに用意したいのは、聞き直せる音声よりも、前回の話を二人が同じ内容で覚えておけるメモです。そうしたメモは、面談の終わりに決めたことを二人で読み合わせ、共有すれば作れます。

• 漏れなく残したい。手順や期限など、細かい内容を聞き漏らしたくない場合です。面談の終わりに、決まったことと期限を二人で読み合わせ、メモを共有します。聞き取れなかった点は、その場で聞き直してかまいません。
• 言った言わないを防ぎたい。評価や仕事の割り当てなど、あとで食い違いが起きると困る話の場合です。面談のあとに、要点を短いメールで相手に送り、違っているところがあれば直してもらいます。
• 安心して話したい。言ったことを曲げて伝えられるのではないか、不利に扱われるのではないか、という不安がある場合です。録音があっても、この不安が消えるとは限りません。不安そのものを相手に伝えるか、人事の担当に相談するのがおすすめです。

KAKEAIの1万人調査では、面談の困りごととして「上司との信頼関係がなく安心して話せない」を挙げた人は8.0%でした。この人たちのうち、面談が成果につながっていると感じている人は25.2%です。安心して話せないと感じている人も、面談の成果を実感しにくい傾向があります。録音を頼みたくなる理由がここにあるなら、録音できるかどうかより先に、その不安を相手か人事に伝えることを考えてみてください。

部下が面談の録音を断られたとき：その場の言い方と、代わりに頼むこと

部下が録音を断られたときは、断られたことを受け入れたうえで、録音したかった目的を伝え、代わりの方法をその場で頼みます。以下では、お客様からの問い合わせ対応を担当している部下の例を取り上げます。来月から担当する問い合わせの範囲が広がるため、その説明を上司から受ける面談です。

まず、断られたことを受け入れ、目的を伝えます。

次に、代わりの方法を頼みます。細かい内容は、終わりに読み合わせます。

食い違いを防ぎたいときは、面談のあとに要点を送ります。

安心して話せないことが理由なら、その不安を伝えます。言いにくいときは、人事の担当に相談してもかまいません。

録音を断った理由を上司が言わなかったときは、尋ねてもかまいません。ただし、問い詰める形にならないように気を配りましょう。

上司が面談の録音を断られたとき：録音なしで進める言い方

上司が録音や文字起こしを提案して部下に断られたときは、理由を尋ねずに受け入れ、録音なしで進めてください。部下が断る理由には、録音されると言葉を選びすぎて話せない、録音が誰に聞かれるのか分からない、といったことが考えられます。断ったことを、面談の進め方や評価に結びつけないようにしましょう。

文字起こしやAIの要約を使っている職場で断られたときも同じです。その回は使わず、次に使いたいときにあらためて尋ねます。何に使い、誰が見られるのかを説明したうえで尋ねると、部下も判断しやすくなります。

録音の代わりに、面談の終わりに決まったことを二人で確認します。上司が自分のメモを読み上げる形にすると、部下は書き取りに追われずに話せます。

部下から「録音したい」と言われて上司が断る場合も、理由と代わりの方法を伝えます。会社の決まりで認められていないときは、そのことを伝えます。

面談の録音を断られたときに避けたいことと、確認しておくこと

避けたいのは、録音できるかどうかの話で面談が止まることと、相手に知らせずに録音することです。

• 相手に知らせずに録音する。知られたときに、面談で話せることが大きく減るおそれがあります。録音の扱いは会社の決まりや状況によって異なるので、就業規則と人事の担当に確認し、必要なら専門家に相談してください。
• 断った相手の気持ちを決めつける。「断るのは隠したいことがあるからだ」「断るのは信用していないからだ」と受け取ると、話が進みません。断る理由は人によって異なります。
• 録音できないなら面談をしない、と返す。面談は録音のためにあるものではありません。代わりの方法を決めて、面談は行います。
• 上司が、断った部下を不利に扱う。録音を断ったことは、仕事の評価とは関係のないことです。断った部下に、理由を重ねて尋ねないでください。
• 「あとで全部確認します」と言って、確認しない。代わりの方法を約束したら、その回の終わりか、その日のうちに実行します。
• ほかの人に渡すために録音を頼む。面談の内容を誰と共有するかは、相手の了解と会社の決まりに沿って決めます。

あわせて、就業規則に録音についての決まりがあるか、録音や記録について相談できる窓口が人事にあるかを、確認しておくとよいでしょう。文字起こしやAIを使っている職場なら、音声が保存されるのか、要約を誰が見られるのかについて、会社の説明があるかも確認しておきます。これらが分かっていれば、次に録音の話が出たときに、二人とも迷わずに済みます。

録音の代わりの方法を振り返る

録音の代わりの方法は、録音した音声が手元にあるかどうかではなく、次の面談までに、話したことと決めたことを二人が同じように理解していたかどうかで振り返るとよいでしょう。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、面談のよしあしは、その面談のあとの行動で見るものだと考えています。録音があっても、決めたことが実行されていなければ、面談の目的は果たされていません。

• 面談の終わりに決まったことと期限を二人で読み合わせられたら、次の面談の前に、そのメモを見返しておきます。
• 面談のあとに送った要点のメールに返事がないときは、次の面談の最初に、その内容で合っていたかを一緒に見ます。
• 次の面談を前回決めたことの続きから始められたら、録音がなくても、二人の理解はそろっていると考えてよいでしょう。
• 録音を断った側は、次に録音の話が出たときも、理由と代わりの方法を最初に伝えると、話を進めやすくなります。
• 録音を頼んだ理由が不安にあったなら、その不安を、次の面談か人事への相談で言葉にしてみてください。

次に面談の録音を断られたら、「聞き漏らしたくないので、終わりに決まったことを一緒に確認したいです」と一言だけ頼んでみてください。録音がなくても、残したいものは残せます。