面談で会社への要望を伝えてよいか

面談で会社への要望を伝えてよいか

上司との面談で、会社への要望を伝えてかまいません。伝えるときは、会社への注文としてではなく、自分の仕事を進めるうえで自分だけでは変えられないことの相談として話すと、上司も動きやすくなります。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、面談のあと行動につながるのが半分くらいの回か、それより少ないと答えた人に、行動につながらない理由を尋ねています（5つまで選択）。「時間やコストの制約で動けない」を選んだ人は15.4%、「行動するために必要な情報が揃っていない」は15.9%、「裁量や権限がなくできない」は9.4%でした。面談で話したことが進まない理由として、本人だけでは変えにくいものも挙がっています。

会社への要望について尋ねた数字ではありませんが、自分では変えられないことを上司に相談するのは、面談の使い方として自然なことだと考えられます。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、上司と部下は両方が面談の当事者だと考えています。職場や仕事の進め方について気づいたことを伝えるのは、部下の側の当事者としての関わり方の1つです。

会社への要望は、種類によって伝える相手と伝え方が変わる

会社への要望は、上司が自分の判断で決められるものから、人事や経営でなければ決められないものまで幅があります。種類ごとに、面談で上司に期待できることが違うので、先に分けて考えるとよいでしょう。

待遇や制度への要望は、面談で伝えてよいことです。ただし、上司は給与や評価の仕組みを一人で変えられないので、その場で答えが出ることは期待しないほうがよいでしょう。上司に頼めるのは、意見として人事に伝えることと、会社の決まりとして今どうなっているかを教えてもらうことです。

職場の人との問題やハラスメントに近いことは、面談で切り出してかまいませんが、上司の判断だけで進める話ではありません。就業規則に定められた相談の窓口と、人事の担当に確認したうえで進めてください。面談では、何が起きているかを伝え、相談先を一緒に確認することに絞るとよいでしょう。

面談で会社への要望を伝えるときの進め方と言い方

会社への要望は、仕事の事実から始め、自分でできることを先に話し、上司に期待することをはっきり伝える順番で話すのがおすすめです。以下では、商品カタログの原稿を作っている部下が、在宅勤務の日数を週1日から週2日に増やしたいと考えている場面を例にします。

1. まず、仕事で起きている事実を伝えます。要望より先に事実を伝えると、上司も要望の理由を理解しやすくなります。

2. 次に、自分でできることを先に話します。要望だけを出すより、上司が一緒に考えやすくなります。

3. そのうえで、上司に期待することを具体的に伝えます。会社の制度に関わることは、どこまで上司が判断できるかを尋ねる形にします。

4. 最後に、いつ返事をもらえるかを決めます。その場では上司が決められない要望もあるので、返事の日を二人で決めておくと、要望がそのままになりにくくなります。

仕事の道具や手順の要望は、同じ順番で、もっと短く伝えられます。

要望に対して上司から返ってくる答えと、そのあとの部下の動き

会社への要望に対する上司の答えは、「自分の判断で決める」「上に伝える」「できない理由を説明する」の主に3つです。どの答えであっても、部下の側で次に何をするかを決めておくと、一度の面談で話が途切れず、続きを相談しやすくなります。

上司が自分の判断で決められると答えたときは、いつから、どの範囲でかを確認します。

上司が人事や部長に伝えると答えたときは、いつまでに、何を伝えてもらうかを確認します。上司が自分の権限で決められないことがあるのは、上司のせいではありません。上司もまた、会社の決まりの中で仕事をしています。

上司が「できない」と答えたときは、理由を聞き、代わりにできることがないかを尋ねます。

KAKEAIの1万人調査では、上司との面談の困りごと（複数回答）として「会話したことを上司が日常にいかさない・約束を守らない」を挙げた人が6.2%いました。この人たちのうち、面談が成果につながっていると感じている人は23.2%で、回答者全体の31.9%を下回っています。面談で話したことがいかされていないと感じている人では、面談の成果も感じにくい傾向があります。面談の中での約束についての数字ですが、伝えた要望も、そのあとどうなったかが分からないままだと、面談が役に立ったと感じにくくなると考えられます。返事の日を決めておき、その日に動きがなければ、部下の側から尋ねてかまいません。

会社への要望を面談で伝えるときに、避けたいこと

会社への要望を面談で伝えるときに避けたいのは、不満の言葉だけで終えることと、上司に約束できないことを求めることです。

• 不満を並べて終える。「制度がおかしい」「会社は分かっていない」という言葉だけでは、上司は何をすればよいのかが分かりません。仕事で起きている事実と、変わるとどう助かるかを話しましょう。
• 「みんなが言っている」と、ほかの人を主語にする。誰が、どう困っているかが分からないと、上司は動けません。自分の仕事で起きていることとして話すのがおすすめです。
• 上司を会社と同じものとして責める。制度を決めているのは上司ではないことが多く、上司も決まりの中で動いています。上司に頼むのは、判断できる範囲で決めることと、上に伝えることです。
• その場で結論を求める。「来期から必ずそうしてください」と求められても、上司はその場で約束できないことが多いものです。返事の日を決めることを、結論の代わりにしましょう。
• 一度で諦める。一度の面談で変わらないことは多いものです。返事を受け取り、代わりの案を出し、次の面談で続きを話す形で進めてください。

会社への要望を伝えたあとに振り返ること

会社への要望を面談で伝えたあとにうまくいったかどうかは、要望が認められたかどうかだけでなく、そのあと二人の間で何が動いたかで振り返ります。次の3つを、次の面談のあとに考えてみてください。

• 伝えた要望について上司から返事がまだなら、決めておいた返事の日に、部下の側から「その後いかがでしょうか」と尋ねてみてください。
• 要望が認められなかったときは、元になっていた仕事の困りごとを軽くする別の方法を、次の面談で上司と一緒に考えます。
• 返事を受け取れたら、次の面談を前回の要望の続きから始めると、何が決まり、何が残っているかを二人でそろえやすくなります。

要望が認められなかったとしても、理由が分かり、代わりの方法を上司と一緒に考えられていれば、面談は役に立っています。要望そのものより、自分の仕事がどう進んだかに目を向けてみてください。