面談で伝えておくべきことは何か

面談で伝えておくべきことは、相手がまだ知らないこと

面談で伝えておくべきことは、感謝や意欲の表明ではなく、相手がまだ知らないことです。上司と部下は、同じ仕事を別の場所から見ています。部下が知っていて上司が知らないことと、上司が知っていて部下が知らないことを、面談で交換するのが、伝えておくべきことの中身です。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、面談で上司に期待すること（5つまで選択）として、「意見を聞きたい」を選んだ人は33.6%でした。「具体的なアドバイスがほしい」は32.0%、「一緒に考えてほしい」は29.4%、「報告したい」は25.3%です。5つまで選べる設問でも、半数を超える人が選んだ期待は1つもありません。つまり、上司に期待することは人によって分かれています。

どれを期待しているかは上司からは見分けにくいので、部下から言葉にして伝えておくことをおすすめします。

以下では、展示会への出展準備を進めている部下と、その上司（課長）を例にします。

部下が面談で伝えておくべきこと：期待すること、仕事の全体、判断してほしいこと

部下が面談で伝えておくべきことは3つです。1つ目は、今日話したいことと、上司に期待することです。面談の最初に伝えると、上司はその回に何を返せばよいかが分かりやすくなります。

2つ目は、仕事の全体のうち、上司が見ていない部分です。上司が知っているのは、多くの場合、自分の目で見た仕事と、報告や相談を受けた仕事です。問題なく終えた仕事も、伝えておかなければ上司の手元には残りません。

3つ目は、自分では決められないことと、上司に判断してほしいことです。自分の案があるときは、案も一緒に伝えます。

上司が面談で伝えておくべきこと：評価の見通し、決まったこと、引き受けること

上司が面談で伝えておくべきことも3つです。1つ目は、今の時点での評価の見通しと、その理由です。

KAKEAIの1万人調査では、上司と週1回以上面談している人のうち、面談で人事評価の話をしている人は25.8%でした。半年〜1年に1回の人では67.6%です。面談の頻度が高い人ほど、面談で評価の話をしている人の割合は低くなっています。頻繁に面談していても、評価の話が出ていない人のほうが多いということです。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、普段の面談でも評価の話をしてよく、むしろすべきだと考えています。評価の話を、半年に一度の面談に閉じ込めないためです。見通しが期末まで伝わらなければ、部下は自分の仕事がどう見られているかを知らないまま過ごすことになります。評価の見通しは、評価の結果ではなく、今の時点での上司の考えとして、理由と一緒に伝えます。

2つ目は、会社や部署で決まったことと、これから変わることです。KAKEAIの1万人調査では、面談のあと行動につながるのが半分くらいの回か、それより少ないと答えた人に、その理由を尋ねています（5つまで選択）。「行動するために必要な情報が揃っていない」を選んだ人は15.9%でした。「時間やコストの制約で動けない」の15.4%と並び、必要な情報が足りないことも、動けない理由として同じくらい挙げられています。

調査は、どの情報が足りないのかまでは尋ねていません。ただ、会社や部署で決まったことのように上司が先に知る情報は、面談で上司から伝えておくとよいでしょう。

3つ目は、上司が引き受けることと、いつまでにするかです。部下が持ち帰ることだけを決めて終えると、上司の側の約束が残りません。

言いにくいことを面談で伝えるとき：体調、家庭、負担

体調や家庭の事情は、どこまで伝えるかを本人が決めてかまいません。仕事に関わる範囲を、用件として伝えれば十分です。

上司は、まず受け止める言葉から始めます。勤務時間の調整や休みの取り方は、会社の決まりに関わるので、上司の一存で答えず、人事に確認したうえで一緒に考えます。体調そのものについては、産業医や医療の専門家につなぎます。

仕事の負担や分担への不満も、伝えておくべきことに含まれます。分担の重さは、上司の席からは見えにくいことがあるからです。

上司の言い方がハラスメントに近いと感じるときは、面談で伝えることにこだわらず、就業規則に書かれた相談窓口と人事の担当に確かめてください。

面談で伝えなくてよいことと、伝え方で避けたいこと

面談で伝えなくてよいのは、相手が既に知っていることと、その場で約束できないことです。一方で、次のような伝え方は、伝えておくべきことを相手に届きにくくします。

• 感謝と意欲の表明だけで終える。「頑張ります」「ありがとうございました」は、伝えておくべきことの中心ではありません。何を、いつまでにするかに変えます。
• 評価の結果を、面談の当日に初めて伝える。期の途中に見通しを伝えていれば、結果の面談は続きの話になります。
• 上司の一存で約束できないことを約束する。評価の結果、昇給、異動は、上司が面談で請け合うことではありません。「私の考えとしてはこうです」までにします。
• 相手が既に知っていることをなぞる報告だけで終える。報告は、上司が見ていない部分に絞ります。
• 仕事の話を別の場に回す。KAKEAIは、面談では仕事の話をしないという助言をおすすめしません。伝えておくべきことは、進めている仕事の中にあることが多いと考えられます。
• 決めたことを、相談の形を取らずに通告する。上司が決めたことを伝えるときも、「○○さんは、どう思いますか」を添えます。

伝えておくべきことが伝わったかを振り返る

振り返るときは、言ったかどうかより、面談のあとの二人の動きに目を向けるとよいでしょう。

• 面談の最初に、部下の話したいことと上司に期待することが言葉になったら、次は、前日に1行で送っておくのも1つの方法です。
• 上司が評価の見通しを理由と一緒に伝えられたら、次の面談では、部下がどう感じたかを聞く時間も取っておきましょう。
• 上司が知らなかった仕事が面談で出てきたら、次は、順調に終えた仕事も同じように伝えてみてください。
• 部下が動くために要る情報が足りなかったときは、誰がいつまでに伝えるかをその場で決めておくと、動きやすくなります。
• 二人がそれぞれ引き受けたことが決まったら、次の面談は、その結果から話し始めるとよいでしょう。