面談が難しく、疲れると感じるとき、どうすればよいか

面談が難しく疲れると感じるときは、疲れを2つに分けると手が打てる

面談が難しい、疲れると感じるときは、先に、その疲れが「時間と準備の疲れ」なのか「話しても返ってこない疲れ」なのかを分けてみてください。種類によって、手の打ち方が違うからです。時間と準備の疲れは、面談が続いて疲れがたまる、準備に時間がかかる、記録を書くのが面倒といったものです。話しても返ってこない疲れは、何を言っても反応が薄い、聞かれるばかりで何も返ってこない、話したのに何も変わらないといったものです。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談の困りごとを、時間の確保や記録の管理といった実務のことと、上司との関係のことに分けて集計しています。実務の困りごとだけがある人のうち、「面談が成果につながっている」と感じている人は43.2%でした。回答者全体では31.9%です。つまり、時間や記録の管理に困っていても、面談の成果を感じている人の割合は全体より高いということです。一方、困りごとが上司との関係のこと（信頼できず本音が言えない、上司の姿勢、上司の話が役に立たない）だけの人では15.6%でした。上司との関係に困りごとがある人では、面談の成果を感じている人の割合が低くなっています。

疲れそのものを尋ねた数字ではありませんが、時間と準備の疲れには、面談をやめるより、1回を短くし準備を軽くして続けることをおすすめします。話しても返ってこない疲れは、回数を減らしても消えにくいかもしれません。その回に相手に期待することを言葉にし、終わりに次に取り組むことを1つ決めることで、少しずつ減らしていけることがあります。

以下では、製品の問い合わせ対応をしている部下と、その上司（課長）を例にします。

上司が面談で疲れるとき：部下が期待することを尋ねてみる

上司の疲れのうち、話しても返ってこない疲れは、部下が何を期待しているのか分からないまま聞き続けるときに起きやすいと考えられます。面談の始めに、その回に部下が期待することを尋ねてみるのも1つの方法です。

意見を求められたら、まず部下自身の考えを尋ね、そのうえで理由と一緒に具体的に言います。

聞くだけでよいと言われた回は、最後まで聞きます。それで疲れが軽くなる回もあります。ただし、KAKEAIは、疲れるからといって、上司が聞き役に徹すると決めておくことをおすすめしません。部下が意見やアドバイスを求めている回に、その期待に応えられないからです。

面談が続く日は、そのことを隠さずに伝え、部下が一番話したいことから始めます。

終わりの5分で、次に取り組むことを1つ決めます。上司が引き受けることも、その場で決めて伝えます。

KAKEAIの1万人調査では、面談がそのあとの行動につながるのは「半分くらいの回」と答えた人が40.9%で最も多くなっています。この人たちのうち、面談が成果につながっていると感じている人は15.7%でした。「ほぼ毎回」と答えた人では56.7%です。つまり、面談が行動につながっているかどうかで、部下の側の成果の実感は大きく分かれています。

部下の期待を尋ねて応え、終わりに次に取り組むことを1つ決めておくと、次の面談をその続きから始められます。上司にとっても、手探りで話す時間が減るでしょう。

部下が面談で疲れるとき：準備を1行にして、期待することを伝える

部下の疲れは、準備の負担と、何も返ってこないことの2つに分けられます。どちらも、部下の側から言葉にできることがあります。

準備が負担なら、前日に1行だけ送る形を上司に相談してみてください。話したいことと、上司に期待することが1行に入っていれば、面談の準備としては十分です。

聞かれるばかりで何も返ってこないときは、上司に期待することを、その場で言葉にします。

話したのに何も変わらないと感じるときは、次にすることを決めて終わるように頼みます。前回の話の続きを、部下の側から切り出してもかまいません。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、上司と部下の面談は両方が当事者であり、どちらか一方だけに責任を負わせるものではないと考えています。面談が疲れるとき、上司に期待することを言葉にするのは部下にできることで、部下の期待を尋ねて具体的に応えるのは上司にできることです。

面談の時間や回数を変えたいときの相談のしかた

時間と準備の疲れには、面談を短くして続ける方法があります。面談をやめるかどうかは、上司が一人で決めず、部下まかせにもせず、二人で話して決めてください。

部下から短くしたいときは、理由と、いつまでかを添えます。

上司からは、短くしても続けたい考えを伝え、部下の考えを尋ねます。

面談の疲れが体調に出ているとき

面談の前日に眠れない、面談のあとに体調が崩れるといったことが続くときは、面談の進め方だけで解決する話ではありません。産業医や医療の専門家、人事の担当に相談してください。上司が部下からそう聞いたときは、まず受け止め、体調のことを自分で判断しないようにします。

部下の側から切り出すときは、手続きを尋ねる形で十分です。

上司の言い方がハラスメントに近いと感じるときは、就業規則で相談窓口を確かめ、相談窓口や人事の担当に相談してください。

面談の疲れが減ったかを、どこで見るか

面談の疲れが減ったかどうかは、気分ではなく、面談の前と終わりの様子で振り返ります。

• 面談の最初に、その回に相手に期待することが言葉になったら、次は、その期待に合わせて時間の使い方を二人で決めてみてください。
• 終わりに次に取り組むことが1つ決まったら、次の面談は、その続きから始めます。
• 準備が前日の1行で済むようになったら、空いた時間を、面談で決めたことを進める時間に回せます。
• 面談のあとに進んだ仕事が1つでもあれば、次の面談の最初に、その仕事のその後を話題にしてみてください。
• 時間や間隔を二人で話して変えられたら、次は、元に戻す時期も一緒に決めておきます。

疲れが残る面談が続くなら、次の回は、最初の一言と終わりの5分だけを変えてみてください。